Vertriebstrichter, Phase & CRM-Status verstehen

Eine Vertriebschance trägt zwei Status-Begriffe, die leicht durcheinandergeraten: die Vertriebsphase (wo die Chance im Trichter steht) und den CRM-Status (ob die Chance noch lebt). Wer beide trennt, liest seine Pipeline richtig. Dazu kommen zwei Zahlen – Wahrscheinlichkeit und aktueller Wert –, die sich teils automatisch, teils von Hand bewegen. Dieser Artikel erklärt das Modell dahinter.

Der Trichter: viele Anfragen oben, wenige Abschlüsse unten

Der Standardtrichter ist die Folge von Vertriebsphasen, durch die eine Chance vom Erstkontakt bis zum Auftrag läuft. Oben kommen viele lose Anfragen herein, nach unten verdichtet sich das auf wenige, dafür wahrscheinliche Abschlüsse. Jede Phase trägt eine vorangestellte Nummer und eine Standard-Wahrscheinlichkeit:

Der Trichter: viele Anfragen oben mit niedriger Wahrscheinlichkeit, wenige Abschlüsse unten. Phasen-Namen und Prozentwerte stammen aus der Konfiguration und können pro Mandant abweichen.

Hinweis: Phasen-Namen, Reihenfolge und die Standard-Wahrscheinlichkeiten (5 % / 10 % / 30 % …) sind konfiguriert und gehören zum jeweiligen Trichter. In deiner Installation können sie anders heißen und andere Werte tragen.

Vertriebsphase ≠ CRM-Status

Das ist der wichtigste Punkt. Die beiden Begriffe beantworten verschiedene Fragen:

Vertriebsphase beantwortet: Wo im Trichter steht die Chance? – 1 Anfrage, 2 Anforderungsgespräch, 3 Präsentation, 4 Angebotspräsentation usw.
CRM-Status beantwortet: Lebt die Chance noch? – also offen, gewonnen oder aus welchem Grund auch immer beendet.

Der CRM-Status kennt diese Werte:

CRM-Status	Bedeutung
`Offen`	Chance läuft, du arbeitest aktiv daran.
`Beauftragt`	Chance ist gewonnen – der Kunde hat unterschrieben.
`Abgelehnt`	Chance ist verloren – der Kunde hat sich gegen euch entschieden.
`Datenmüll`	Anlage war ein Fehlgriff, kein echter Interessent.
`Kein Erstkontakt`	Interessent, der nie kontaktiert wurde.
`Eingeschlafen`	Lange Funkstille, ohne klares Nein.
`Zurückgestellt`	Bewusst auf Eis gelegt, für später aufbewahrt.

Phase und CRM-Status laufen unabhängig: Eine Chance in 3 Präsentation mit Status Offen ist aktiv; dieselbe Phase mit Status Beauftragt ist gewonnen und bleibt in dieser Phase stehen. Eine als Beauftragt markierte Chance verschwindet aus dem aktiven Pipeline-Filter – setzt du das versehentlich, holst du sie über einen zweiten Neuer Status-Vorgang mit Status Offen zurück.

Die zwei Zahlen: Wahrscheinlichkeit und aktueller Wert

Die Wahrscheinlichkeit ist initial an die Phase gebunden – Anfrage schlägt 5 % vor, Anforderungsgespräch 10 %, Präsentation 30 %. Wechselt die Phase, wandert die Wahrscheinlichkeit automatisch mit. Schätzt du eine konkrete Chance anders ein als die Phase vorgibt, überschreibst du den Wert pro Chance manuell.
Der Zielwert ist der erwartete Auftragswert. Im Modus Automatisch berechnet teamspace daraus den Aktuellen Wert als Zielwert × Wahrscheinlichkeit. Beide Werte lassen sich auch von Hand setzen, wenn das automatische Ergebnis nicht passt.

So wird der aktuelle Wert zum gemeinsamen Nenner deiner Pipeline: Eine 5.500-€-Chance in 1 Anfrage (5 %) zählt mit 275 €, dieselbe Chance in 3 Präsentation (30 %) mit 1.650 €. Summierst du den aktuellen Wert über alle Chancen, hast du die rechnerisch zu erwartende Pipeline.

Detailmanager der Vertriebschance „Inter & Esse Produktanfrage — Detailmanager einer Vertriebschance, Reiter „Übersicht": linke Sidebar mit Trichter-Visualisierung, aktueller Phase, Wahrscheinlichkeit, aktuellem Wert und Zielwert.

Die Vertriebsattraktivität als zweiter Filter

Neben Wahrscheinlichkeit und Wert trägt eine Chance eine Vertriebsattraktivität auf der Skala sehr gering, gering, mittel, hoch, sehr hoch. Sie hilft beim Priorisieren, wenn zwei Chancen denselben Zielwert haben, aber unterschiedlich aussichtsreich oder strategisch verschieden wichtig sind. Sie ändert die Hochrechnung nicht – sie ist eine zusätzliche, bewusste Einschätzung.

Warum das gut zusammenpasst

Phase steuert den Prozess – sie sagt, was als Nächstes zu tun ist (Termin vereinbaren, Angebot schreiben).
CRM-Status steuert den Bestand – er trennt aktive von erledigten Chancen, sauber nach Grund.
Wahrscheinlichkeit × Zielwert liefert die Prognose – ohne dass jemand sie von Hand schätzen muss.

Genau diese Trennung macht die Analyse der Vertriebschancen lesbar: Sie schlüsselt jede Phase nach CRM-Status auf, sodass du Engpässe (wo bleibt Geld liegen?) und Verluste (Abgelehnt) getrennt siehst.