Meine offenen Punkte: anlegen & abarbeiten

Unter Organizer → Meine offenen Punkte siehst du jeden Offenen Punkt, an dem du als Bearbeiter oder Ersteller hängst. Standardsortierung ist nach Fälligkeit. Heute erledigte Punkte bleiben sichtbar – du siehst auf einen Blick, was geschafft und was noch zu tun ist. Die Zeilen-Farbe (rot, gelb, grün) sagt dir den Status, ohne dass du einen Punkt öffnen musst.

Punkt anlegen

1. Klick in der Toolbar oben rechts auf den +-Button und wähle Neuer Offener Punkt. Der Anlegen-Dialog Offener Punkt öffnet sich mit der Sektion Stammdaten*.
2. Trag den Betreff* ein (z. B. Video Offene Punkte machen).
3. Wähle den Typ* – voreingestellt ist ToDo. Über das Drop-down stellst du auf Ziel, Problem, Idee oder Notiz um. Eine Idee bekommt z. B. sofort eine Glühbirne, ein Problem ein Ausrufungszeichen.
4. Ersteller füllt sich mit dir und lässt sich nicht ändern – du hast den Punkt schließlich erstellt. Den Bearbeiter trägst du um, wenn jemand anders erledigen soll („Mach du das mal”).
5. Optional: Priorität (Skala 1–9 laut Tooltip, 1 niedrig, 9 sehr hoch) und Fälligkeit (Datum, optional mit Uhrzeit).
6. In der Beschreibung trägt der Rich-Text-Editor Formatierungen, Bilder, Links und Tabellen.
7. Speichern und schließen legt den Punkt an. Brauchst du noch Status, Wiederholung oder Zuordnungen, klick auf Weiter – die Sektionen Status, Wiederholung und Zuordnungen öffnen sich darunter.

Organizer → Meine offenen Punkte → + → Neuer Offener Punkt

Was die Farbe sagt

Die Farbe des Eintrags hängt allein an der Fälligkeit:

• Gelb – keine Fälligkeit gesetzt oder Fälligkeit in der Zukunft. (Punkte ganz ohne Fälligkeit bleiben immer gelb.)
• Rot – Fälligkeit überzogen, der Termin liegt in der Vergangenheit.
• Grün – der Punkt ist als erledigt markiert.

Schiebst du eine überzogene (rote) Fälligkeit in die Zukunft, wird der Punkt wieder gelb.

Erledigt – nur das Datum zählt

Klick auf eine Listen-Zeile öffnet den Detailmanager Offener Punkt. Links der Beleg-Karten-Block mit Typ-Icon, Betreff, Fälligkeits- und Prioritäts-Chip; rechts die Reiter Stammdaten, Dateien, Alarme, Zeiten. Im Reiter Stammdaten änderst du alles aus dem Anlegen-Dialog. Die Sektion Status darunter trägt vier Felder:

• Fortschritt – Prozentwert. Hängt nicht am Erledigt-Status: Ein Punkt bei 70 % kann erledigt sein, einer bei 100 % offen.
• Erledigt – Datum. Nur dieses Feld bestimmt, ob der Punkt erledigt ist.
• Zeit – Uhrzeit zur Erledigung.
• Status (Freitext) – ein Stichwort wie In Arbeit, Schwierig, Wartet auf Anna.

Den schnellen Haken setzt du über den Haken-Button in der Status-Sektion: Er trägt das heutige Datum, die jetzige Uhrzeit und 100 % ein. Nach dem Speichern wird der Eintrag grün. Soll er wieder offen sein, lösche das Erledigt-Datum und speichere erneut – Fortschritt und Uhrzeit spielen dabei keine Rolle.

Tipp: Eine eigene Farbmarkierung lässt sich ebenfalls vergeben – dazu musst du zuerst die zulässigen Farben definieren. Danach taucht die Markierung sofort am Punkt auf.

Bearbeiter, Ersteller, alle

Die linke Sidebar zeigt drei Filter mit Anzahl-Counts:

• Bearbeiter – Punkte, an denen du als Bearbeiter eingetragen bist. Die Voreinstellung: was du erledigen musst.
• Ersteller – Punkte, die du erstellt hast – auch wenn sie inzwischen jemand anders erledigt.
• Alle – beide zusammen, ohne Doppel.

Der Unterschied wird wichtig, sobald jemand dir einen Punkt zuschiebt: Hat Kollegin Pia einen Punkt für dich angelegt, ist sie der Ersteller und du der Bearbeiter. Der Punkt erscheint in deiner Bearbeiter-Liste, und sobald du in den Organizer wechselst, taucht oben am Hauptmenü eine Benachrichtigung auf. Ein Klick auf die rote Zahl bringt dich direkt zum Punkt – dort kannst du z. B. einen Kommentar hinterlassen, eine Fälligkeit setzen oder den Punkt gleich abhaken.

Quickfilter und Schnellzugriffe

Wird die Liste lang, hilft Filtern. Über die Quickfilter-Links filterst du nach Rolle (Bearbeiter, Ersteller) und Zeitraum (z. B. „bis zum 6.2. als Bearbeiter eingetragen”). Das Filter-Modal daneben bietet eine vollständige Zeitraum-Auswahl von 7 Tage zurück über Diese Woche und Dieser Monat bis Letztes Jahr.

Nach Priorität filtern lohnt sich, wenn viel ansteht: Lass dir z. B. nur Punkte mit einer höheren Priorität als 5 anzeigen und arbeite die zuerst ab. Die Spalten-Reihenfolge in der Tabelle: Nr, Typ, Betreff, Urheber, Prio, Bearbeiter, Listen, Projekt.

Ansichten: Standard, Kachel, Statistik

Über der Liste schaltest du zwischen drei Ansichten um: Standard (Tabelle), Kachelansicht (Karten) und Statistik (Auswertung).

In der Kachelansicht kannst du die Punkte über das Filter-Modal aufteilen – nach Typ, Projekt, Priorität oder Fälligkeit. Die Karten sortieren sich dann in Spalten nach dem gewählten Wert. Das spart Zeit beim Umtypisieren und Abhaken:

• Ziehst du eine Karte aus der Spalte Idee in die Spalte ToDo, ändert sich der Typ direkt.
• Teilst du nach Fälligkeit auf, schiebst du Punkte per Drag in die Spalte erledigt – schneller, als jeden einzeln zu öffnen.

Punkt an Liste oder Projekt hängen

Die Sektion Zuordnungen (im Anlegen-Dialog oder im Detailmanager-Reiter) trägt drei Felder:

• Listen – Mehrfachauswahl. Über den +-Button hängst du den Punkt an eine oder mehrere Listen. Wie das in der Praxis aussieht, steht in Listen Offener Punkte.
• Projekt – Auswahl eines Projekts. Hängt der Punkt am Projekt, taucht er im Projekt-Detailmanager unter Offene Punkte auf – und du kannst auf das Projekt Zeiten buchen, sofern die Berechtigung sitzt. Siehe Offene Punkte in Projekten.
• Projektrelevanz – voreingestellt Niedrige Priorität; steuert, wie stark der Punkt im Projekt-Controlling auftaucht.

Mehrere Punkte gleichzeitig bearbeiten

Über das Drei-Punkte-Menü oben rechts erreichst du Mehrfachauswahl aktivieren, dazu Zellen bearbeiten für Änderungen direkt in der Zeile sowie Export-Aktionen wie Offene-Punkte-Bericht (PDF), Drucken und Excel Bericht. Die Mehrfachauswahl ist der schnelle Weg, eine Reihe Punkte gemeinsam als erledigt zu markieren oder ihnen eine Liste zuzuordnen.

Typische Fragen & Anforderungen

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