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Projektabwicklung
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Die Projektabwicklung in teamspace
Projekte zuverlässig und profitabel liefern – nicht durch Software, sondern in Schichten: von Ziel und Kernfrage über messbare Kennzahlen bis zur Modellierung im Werkzeug. Mit Reifegrad, Bestandsaufnahme und dem empfohlenen Weg durch teamspace.
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Kennzahlen & Messdaten
Kennzahlen für die Projektabwicklung
Die wichtigsten Kennzahlen der Projektabwicklung entlang der drei Leitdisziplinen Marge, Frühwarnung und Ressourcen – was sie aussagen und ob bzw. wie teamspace sie liefert.
Die wichtigsten Stationen
Der empfohlene Weg durch den Prozess – Schritt für Schritt.
- 1
Projekt aus dem Auftrag
Projekte erstellen, anpassen und verschieben
Die fünf Wege, ein Projekt anzulegen – aus einem Auftrag, aus einer Vorlage, per Kopie, durch Umwandeln oder leer von Hand – und wie du Projekte später anpasst und verschiebst.
- 2
Strukturieren & planen
Projekte planen und strukturieren
Teilprojekte, Arbeitspakete, Phasen und Meilensteine anlegen, Aufwand und Abhängigkeiten planen und den Zeitplan im Gantt-Diagramm festlegen.
- 3
Kapazität einplanen
Einsatzplan pflegen
Stunden auf Tage verteilen: per Klick, per Datensatz oder per Assistent, Slots fixieren und verschieben, Auslastung und Summen lesen.
- 4
Zeit buchen
Projektzeiten buchen
Arbeitszeit auf Projekte und Aufgaben buchen – manuell, per Stoppuhr oder als Entwurf, inklusive Rubriken, Bereichen und Beschreibung.
- 5
Steuern & gegensteuern
Projekte durchführen: Status, Fortschritt, Zeiten
Im laufenden Projektbetrieb Status setzen, Fortschritt pflegen, Zeiten auf den richtigen Wegen buchen und mit Warnungen und Alarmen rechtzeitig gegensteuern.
- 6
Auswerten & abschließen
Projekte auswerten
Wo welche Projektkennzahlen stehen: Deckungsbeitrag und Soll-Ist am Einzelprojekt, Tätigkeits- und Aufwandsanalyse, Multiprojekt-Sichten – und wann das Modul Controlling übernimmt.
Alle Artikel zum Prozess (62)
Übungen zum Prozess
Einstieg & Konzepte
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Boards – Einführung
Was Boards in teamspace sind, wann sie sich lohnen und wie Pinnwand, Kanban und Scrum zusammenhängen.
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Dateimanagement – Einführung
Wo deine Dateien in teamspace liegen, was jede Datei mitbringt (Versionen, Berechtigungen, Verknüpfungen) und wie sie ins System kommen.
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Kapazitäten – Einführung
Was Kapazitäten in teamspace sind, wo du sie findest und wie Stammdaten, Team und Einsatzplan zusammenspielen.
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Offene Punkte – Einführung
Was Offene Punkte in teamspace sind, welche fünf Typen es gibt, wo sie liegen und wann sie das richtige Werkzeug sind.
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Projektmanagement – Einführung
Was das Projektmanagement in teamspace leistet, wann einfache Auftragsabwicklung reicht und wann sich die vollen PM-Instrumente lohnen – plus die fünf Bausteine eines Projekts.
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Zeiterfassung – Einführung
Was die Zeiterfassung in teamspace leistet, wie Anwesenheitszeit und Projektzeit zusammenspielen und wofür du sie brauchst.
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Projektrollen, Schutzklassen & Sachbearbeiterrechte
Neben den Gruppenrechten greifen Berechtigungen direkt an einzelnen Objekten: Projektrollen je Projekt, Schutzklassen an sensiblen Elementen und Dateiklassen – plus Sachbearbeiterrechte als bewusstes Schlupfloch.
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Arten von Boards: Pinnwand, Kanban, Scrum
Die drei Board-Typen in teamspace, ihre voreingestellten Status und wann sich welcher eignet – plus die persönliche Pinnwand.
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Der Detailmanager eines Boards
Die Reiter im Detailmanager eines Boards – von Stammdaten über Wiki, Forum und Dateien bis zu Berechtigungen und Versionen.
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Agiles Arbeiten mit Kanban & Scrum
Wann sich Kanban und wann Scrum lohnt, was beide Methoden leisten und wie teamspace agiles Arbeiten im Team unterstützt.
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Methoden des Projektcontrollings
Das Mental-Modell hinter den Zahlen: Soll-Ist-Vergleich, Earned-Value-Analyse, Ampelmethode, Meilensteintrendanalyse und Deckungsbeitrag – und wie teamspace sie umsetzt.
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Der Detailmanager einer Datei
Aufbau und Reiter des Datei-Detailmanagers: Eigenschaften, Versionen, Freigaben, Alarme, Berechtigungen und Historie – plus der Verzeichnis-Detailmanager.
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Projekt und Auftrag im Zusammenspiel
Wie der Auftrag Arbeitspakete im Projekt erzeugt, mit welchem Stundensatz Zeiten zurückfließen und wann der Auftrag abrechnen darf.
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Kapazitätsplanung verstehen
Strategische und operative Planung, Grob- und Feinplanung und das Vorgehen in drei Schritten – der gedankliche Rahmen hinter der Kapazitätsplanung.
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Die Instrumente des Projektmanagements
Die Werkzeugkiste im Überblick: Struktur-, Plan- und Steuerungs-, Verbrauchs- sowie Hilfselemente – und die Faustregel, wann du welches Instrument einsetzt.
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Projekte auswerten
Wo welche Projektkennzahlen stehen: Deckungsbeitrag und Soll-Ist am Einzelprojekt, Tätigkeits- und Aufwandsanalyse, Multiprojekt-Sichten – und wann das Modul Controlling übernimmt.
How-tos
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Projektberichte
leadProjektzeiten, Projektzeitanalyse und Projektanalyse – was an Projekten gearbeitet wurde und wie sie wirtschaftlich stehen.
Module: Projektmanagement, Zeiterfassung
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Vom Angebot zur Rechnung – der Durchlauf
leadDer komplette Durchlauf in teamspace: Angebot erstellen und versenden, Auftrag erzeugen, Projekt anlegen, Zeit buchen und am Ende per E-Rechnung abrechnen.
Module: Rechnungssoftware, Projektmanagement, Zeiterfassung
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Aufgaben & Elemente aus anderen Modulen auf ein Board holen
Tickets, Arbeitspakete, Kontakte und mehr per Drag & Drop oder automatisch auf ein Board übertragen und dort weiterbearbeiten.
Module: Teamwork, Service Desk, CRM, Projektmanagement
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Board erstellen und einrichten
Ein neues Board anlegen, die Stammdaten pflegen und Spalten, Zeilen sowie Kartenansicht nach deinen Bedürfnissen einrichten.
Module: Teamwork
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Private Pinnwand nutzen
Kleine, aber wichtige Aufgaben an deine persönliche Pinnwand heften, priorisieren und immer im Blick behalten.
Module: Teamwork
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Dateien hochladen
Dateien per Drag & Drop, per Foto über die Webcam oder über WebDAV in den Dateimanager hochladen.
Module: Teamwork
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Im Dateimanager arbeiten: Verzeichnisse, Verknüpfungen, Dokumente
Aufbau des Dateimanagers, Navigation, Unterverzeichnisse und Verknüpfungen anlegen sowie neue Dokumente aus Vorlagen erzeugen.
Module: Teamwork
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Dateien mit Externen teilen (Freigaben)
Dateien und Verzeichnisse über öffentliche Links mit Kunden und Partnern teilen – mit QR-Code, optionalem Login-Zwang, Ablaufdatum und Upload-Recht.
Module: Teamwork
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Dateien online bearbeiten und sperren
Office- und andere Dateien direkt aus teamspace bearbeiten, die neue Version automatisch zurückspeichern und Dateien für die Bearbeitung sperren.
Module: Teamwork
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Versionen verwalten
Wie teamspace Dateien automatisch versioniert, wie du an alte Versionen kommst, sie wiederherstellst oder löschst – und wie das bei Belegen funktioniert.
Module: Teamwork
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Dateiverzeichnis über WebDAV einbinden
Das teamspace-Dateiverzeichnis als Netzlaufwerk in Explorer oder Finder einbinden und dafür ein Gerätepasswort anlegen und wieder löschen.
Module: Teamwork
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Zugriff auf Dateien steuern
Die vier Berechtigungs-Modi für Dateien und Verzeichnisse – Uneingeschränkt, Eingeschränkt, Vererbt und Vererbt von Element – und wann du welchen nutzt.
Module: Teamwork
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Mit dem Einplanungsassistenten arbeiten
Der Einplanungsassistent in sechs Aktionen: anlegen, löschen, fixieren, anpassen, verschieben und korrigieren – mit Team- und Zeitfilter.
Module: Projektmanagement
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Einsatzplan pflegen
Stunden auf Tage verteilen: per Klick, per Datensatz oder per Assistent, Slots fixieren und verschieben, Auslastung und Summen lesen.
Module: Projektmanagement
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Kapazität anlegen und einrichten
Eine neue Kapazität anlegen, Stammdaten und Zielprojekt pflegen, das Team mit Zeitbudgets und Berechtigungen besetzen.
Module: Projektmanagement
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Kapazitäten auswerten
Die globalen Berichte Kapazitätsplanung, Meine Kapazitätsplanung und Mitarbeiterüberblick sowie der Reiter Kapazitätsanalyse einer einzelnen Kapazität.
Module: Projektmanagement
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Der Aufgabenmanager
Die modulübergreifende Schaltzentrale: Aufgaben aus ganz teamspace sammeln, neu anlegen, als Mini-Board abarbeiten, Zeiten buchen und die persönliche Pinnwand nutzen.
Module: Teamwork
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Listen Offener Punkte
Offene Punkte thematisch in Listen bündeln, per Verteiler teilen, abarbeiten, Protokolle zum Stichtag erstellen und Listen archivieren.
Module: Teamwork
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Meine offenen Punkte: anlegen & abarbeiten
Offene Punkte anlegen, Typ und Priorität setzen, die Farb- und Erledigt-Logik verstehen, mit Quickfiltern und Ansichten arbeiten.
Module: Teamwork
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Offene Punkte in Projekten & am Arbeitspaket
Offene Punkte als Checkliste an Arbeitspakete hängen, im Struktur- und Detailmanager pflegen, filtern, Zeiten buchen und in ein Arbeitspaket umwandeln.
Module: Teamwork, Projektmanagement
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Bearbeiter zuordnen – wer macht was?
Mitarbeiter und Gruppen über Projektrollen zuweisen, Zeitbudgets verteilen und mit Einsatzplanung, Auslastung und dynamischer Ressourcenplanung (DRP) den Überblick behalten.
Module: Projektmanagement
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Dateien im Projektmanagement
Dateien direkt am Projekt ablegen und bearbeiten: Verzeichnisse, Versionskontrolle, synchronisierte vs. eigene Verzeichnisse, Office im Browser, Vorlagen und Berechtigungen.
Module: Projektmanagement
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Projekte aufräumen und archivieren
Abgeschlossene Projekte archivieren, um Listen aufgeräumt zu halten – plus die Statustypen und Workflows dahinter und wie du Projekte wieder herausholst.
Module: Projektmanagement
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Projekte durchführen: Status, Fortschritt, Zeiten
Im laufenden Projektbetrieb Status setzen, Fortschritt pflegen, Zeiten auf den richtigen Wegen buchen und mit Warnungen und Alarmen rechtzeitig gegensteuern.
Module: Projektmanagement, Zeiterfassung
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Projekte erstellen, anpassen und verschieben
Die fünf Wege, ein Projekt anzulegen – aus einem Auftrag, aus einer Vorlage, per Kopie, durch Umwandeln oder leer von Hand – und wie du Projekte später anpasst und verschiebst.
Module: Projektmanagement, Rechnungssoftware
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Projekte planen und strukturieren
Teilprojekte, Arbeitspakete, Phasen und Meilensteine anlegen, Aufwand und Abhängigkeiten planen und den Zeitplan im Gantt-Diagramm festlegen.
Module: Projektmanagement
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Protokolle & Statusberichte mit teamspace-Elementen
Projektprotokolle und Statusberichte aus Vorlagen erstellen und echte teamspace-Elemente wie offene Punkte und Arbeitspakete einbinden, statt sie abzutippen.
Module: Qualitätsmanagement, Teamwork
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Projektzeiten buchen
Arbeitszeit auf Projekte und Aufgaben buchen – manuell, per Stoppuhr oder als Entwurf, inklusive Rubriken, Bereichen und Beschreibung.
Module: Zeiterfassung
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Zeitbuchung per Referenztag
Einen typischen Arbeitstag einmal buchen und anteilig auf andere Tage übertragen – der schnellste Weg für gleichförmige Wochen.
Module: Zeiterfassung
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Zeitmatrix: ganze Wochen buchen
Mit der Zeitmatrix mehrere Projekte und Tage auf einmal buchen – schneller über Buchungsvorlagen und Wochenansicht.
Module: Zeiterfassung
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Tätigkeitsnachweis und Stundenzettel
Erfasste Projektzeiten als Nachweis ausgeben: der automatische Tätigkeitsnachweis zur Rechnung und der Stundenzettel mit Freigabe-Workflow.
Module: Zeiterfassung
Einrichten & verwalten
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Board-Berechtigungen & Zusammenarbeit
Zugriffsrechte auf ein Board festlegen, Besitzer von Zugriff unterscheiden und im Team verteilt am selben Board arbeiten.
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Board- und Wiki-Seiten konfigurieren
Board- und Wiki-Seiten sind in teamspace dasselbe Element. Über Berechtigungen und Konfiguration steuerst du, welche Bereiche sichtbar sind – pro Seite Board, Wiki oder beides.
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Warnsystem einrichten
Warnmechanismen für Kapazitäten konfigurieren: Schwellwerte für Abweichungen zwischen Zeitbudget, Einsatzplan und gebuchten Zeiten, Prüfstatus und Prüfbericht.
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Offene Punkte konfigurieren
Administration der Offenen Punkte: Kategorien und internes Kommentarfeld einschalten, Farbmarkierungen und Prioritätsdarstellung festlegen, Offene Punkte je Projekt aktivieren.
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Projektnummern automatisch vergeben
Bezeichnungsregeln je Projekttyp einrichten: Aufbau aus Abkürzung, Jahr, Kundenkürzel und Zähler – klassische und neue Notation, Editierbarkeit und das Verhalten beim Löschen.
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Projekttypen und Projektverzeichnisse einrichten
Ordnung im Projektbestand: Projekttypen als Pflichtfeld mit Statistik, Workflow und Vorbedingungen anlegen und das Teilmodul Projektverzeichnisse aktivieren und nutzen.
Beteiligte Module
In diesem Prozess kommen folgende Module zum Einsatz: