Wiki-Berechtigungen: Sichtbarkeit steuern

Nicht jedes Wissen ist für jeden. Eine Gehaltsstruktur, ein Vertragsentwurf oder eine interne Prozessbeschreibung soll nur ein bestimmter Kreis sehen. Wer eine Wikiseite sehen und bearbeiten darf, entscheidet sich in teamspace an zwei Stellen – plus einer Option für rein persönliche Seiten. Dieser Artikel erklärt das Zusammenspiel.

Die zwei Ebenen der Sichtbarkeit

Wer eine Wikiseite sieht und bearbeitet, ergibt sich aus dem Zusammenspiel von Seiten-Gruppe und Modul-Berechtigung:

Gruppe der einzelnen Seite – in den Stammdaten legst du im Feld Gruppe fest, welcher Berechtigungs-Gruppe die Seite zugeordnet ist.
Modul-Berechtigungen fürs Wiki – sie bestimmen, wer überhaupt Wikiseiten anlegen, bearbeiten oder löschen darf.

Beides zusammen – die Gruppen-Zuordnung der einzelnen Seite und die Modul-Berechtigungen – wirkt als kombinierte Sichtbarkeits-Regel. Eine Seite ist also für jemanden zugänglich, wenn seine Gruppe Zugriff auf die Seite hat und seine Modul-Berechtigung die jeweilige Aktion (Lesen, Bearbeiten) erlaubt.

Stammdaten einer Wikiseite mit Feld Gruppe (Sektion Allgemein) und Checkbox Öffentliche Seite (Sektion Konfiguration) — Stammdaten einer Wikiseite – das Feld „Gruppe" steuert die interne Sichtbarkeit. Die Checkbox „Öffentliche Seite" daneben gehört *nicht* zu den Berechtigungen, sondern gibt die Seite extern per Link frei (siehe Öffentliche Seiten).

Die Gruppe einer Seite setzen

Öffne die Wikiseite im Detailmanager und wechsle in den Reiter Stammdaten.
Wähle in der Sektion Allgemein im Feld Gruppe die gewünschte Berechtigungs-Gruppe.
Speichere mit Speichern oder Speichern und schließen.

Die Seite ist nun an die Sichtbarkeit dieser Gruppe gebunden. Dieselbe Gruppe steuert übrigens auch, welche Kopf- und Fußzeilen greifen (siehe Vorlagen, Kopf- und Fußzeilen einrichten).

Private Seiten – nur für dich

Soll eine Seite ausschließlich für dich sichtbar sein – etwa Notizen oder ein Entwurf, der noch nicht fürs Team taugt –, nutzt du die private Anlage:

Beim Anlegen aktivierst du im Anlegen-Dialog (Schritt 1 Stammdaten) die Checkbox Als private Seite erstellen.

Eine private Seite erscheint nicht in den allgemeinen Wiki-Listen anderer Nutzer. Sie ist die einfachste Form der Zugriffsbeschränkung – ohne dass du eine Gruppe einrichten musst.

Modul-Berechtigungen fürs Wiki

Die übergreifenden Rechte – wer Wikiseiten anlegen, bearbeiten oder löschen darf – liegen in den allgemeinen Berechtigungen von teamspace, nicht in der einzelnen Seite. Sie wirken modulweit und werden über das zentrale Berechtigungssystem gepflegt. Eine Seiten-Gruppe öffnet eine Seite also nur dann, wenn die Modul-Berechtigung die Aktion grundsätzlich zulässt.

Hinweis: Die Pflege der Berechtigungs-Gruppen und der Modul-Rechte erfolgt zentral im Berechtigungssystem von teamspace. Im Wiki ordnest du eine Seite per Gruppe zu; welche Gruppen es gibt und was sie dürfen, wird übergreifend im Modul Berechtigungen festgelegt.

Häufige Probleme

Eine Seite ist trotz passender Gruppe für jemanden nicht sichtbar. Sichtbarkeit entsteht aus dem Zusammenspiel zweier Ebenen: die Gruppe der Seite und die Modul-Berechtigung fürs Wiki müssen beide greifen. Hat die Gruppe Zugriff, fehlt aber die Modul-Berechtigung für die jeweilige Aktion (Lesen, Bearbeiten), bleibt die Seite verschlossen. Prüfe beide Stellen.

Meine private Seite sieht das Team nicht. Das ist so gewollt: Als private Seite erstellen macht die Seite ausschließlich für dich sichtbar – sie erscheint nicht in den allgemeinen Wiki-Listen anderer Nutzer. Soll das Team sie sehen, leg sie ohne diese Checkbox an und ordne sie über das Feld Gruppe zu.

Typische Fragen & Anforderungen

Du möchtest …	So geht’s
Eine Seite nur für mich	Beim Anlegen `Als private Seite erstellen` aktivieren.
Eine Seite auf ein Team beschränken	In den Stammdaten im Feld `Gruppe` die passende Berechtigungs-Gruppe wählen.
Steuern, wer überhaupt Seiten anlegen darf	Über die Modul-Berechtigungen fürs Wiki im zentralen Berechtigungssystem.
Eine Seite extern teilbar machen	Das ist kein Berechtigungs-, sondern ein Freigabe-Thema – siehe Öffentliche Seiten.
Unterschiedliche Rahmen je Gruppe	Kopf-/Fußzeilen je Gruppe (siehe Vorlagen, Kopf- und Fußzeilen einrichten).