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Wiki – Einführung

Was das Wiki in teamspace ist, wo es sitzt und wie Wikiseiten, Hauptthemen, Versionen und Berechtigungen zusammenspielen.

Im Wiki sammelst du das Wissen, das im Unternehmen sonst in Köpfen, Mailpostfächern und Laufwerken verteilt liegt – Prozessbeschreibungen, ein Glossar, Service-Anleitungen, Onboarding-Material. Jede Seite ist ein eigener Wiki-Eintrag mit Stammdaten, Versionsverlauf und eigenem Dateiverzeichnis. Über interne Links verknüpfst du Seiten miteinander, mit Hauptthemen baust du eine Navigation, und über die Suche findet der Leser die passende Seite – schnell und ohne langes Ordner-Durchforsten.

Modul Wissen mit den Kacheln/Tabs Einstiegsseite, Wikiseiten, Privates Verzeichnis und Dateimanager
Modul „Wissen" mit den Tabs Einstiegsseite, Wikiseiten, Privates Verzeichnis und Dateimanager.

Wo das Wiki sitzt

Das Wiki ist kein eigener Hauptmenü-Eintrag – du erreichst es über Wissen in der oberen Leiste. Im Modul liegen unter der Sektion Wiki und Dateien vier Tabs nebeneinander:

Wissen → Einstiegsseite | Wikiseiten | Privates Verzeichnis | Dateimanager

Die ersten drei tragen das Wiki, der vierte verweist auf das gemeinsame Dateimanagement. Rechts vom Suchfeld sitzt ein blauer +-Button; das Drop-down dahinter bietet Neue Wikiseite, Unterverzeichnis erstellen, Neues Dokument – so legst du direkt an, ohne erst eine Liste zu öffnen.

Drei Anlaufstellen pro Tag

Wer im Wiki arbeitet, springt zwischen drei Stellen. Jede hat ihre eigene Seite und ihre eigene Aufgabe.

  • Die Einstiegsseite ist die Startseite des Wikis – sie öffnet sich, wenn du das Modul betrittst, und ist selbst eine Wikiseite, die du bearbeiten kannst. Hier setzt du das Inhaltsverzeichnis oder die meistgenutzten Links. Wie du sie befüllst und die Hauptthemen-Navigation aufbaust, zeigt Einstiegsseite und Hauptthemen.
  • In der Liste Wikiseiten siehst du alle angelegten Seiten mit Name, Besitzer und letzter Änderung. Hier suchst, filterst, öffnest du – und hier startest du eine neue Seite. Wie der Detailmanager aufgebaut ist und wie du Seiten anlegst, steht in Wikiseiten anlegen und bearbeiten.
  • Öffentliche Seiten machen einen Wiki-Eintrag per Link teilbar – extern, ohne Login. Das brauchst du, wenn ein Kunde eine Anleitung lesen oder ein externer Partner auf eine Beschreibung zugreifen soll. Mechanik, Gültigkeit und Deaktivierung findest du in Öffentliche Seiten.

Wikiseiten-Sprache

Wikiseiten schreibst du in Wiki-Syntax – keine Format-Toolbar, sondern Befehle, die du direkt in den Text setzt. Mit [[Seitenname]] setzt du einen internen Link, mit [[File:Dateiname]] bindest du eine Datei ein, mit [[Image:Bildname]] ein Bild. Tabellen entstehen aus {| … |}-Blöcken, Überschriften aus zwei oder mehr Gleichheitszeichen. Ab drei Überschriften baut die Anzeige automatisch ein Inhaltsverzeichnis rechts oben.

Welche Befehle es gibt und wie Tabellen, Bilder und Zahlenformate genau geschrieben werden, sammelt Wiki-Syntax: Befehle und Formatierungen – das ist die Referenz, die du beim Schreiben offen hast.

Hinweis: In den Stammdaten einer Seite stehen vier Seitentypen zur Wahl – Wiki-Syntax, Markdown-Syntax, HTML-Syntax und Formatierte Eingabe. Voreingestellt ist Wiki-Syntax; die Befehle-Seite dokumentiert primär diese Variante.

Versionsverlauf und Beobachter

Jeder Speichervorgang erzeugt eine neue Version. Im Detailmanager-Reiter Versionen siehst du die Historie und kannst eine frühere Version wieder als aktuelle Version aktivieren – niemand verliert seine Änderung, und einen Fehler machst du mit wenigen Klicks rückgängig.

Wer eine Seite erstellt oder bearbeitet, landet automatisch in der Beobachterliste und bekommt eine Meldung, wenn jemand anderes die Seite ändert. So bleibt das Wissen aktuell, weil jede Änderung gemeldet wird. Wie beides zusammenspielt, steht in Versionen und Beobachter.

Berechtigungen und Sichtbarkeit

Zwei Stellen entscheiden, wer eine Wikiseite sieht und bearbeitet. In den Stammdaten der Seite legst du im Feld Gruppe fest, welcher Berechtigungs-Gruppe sie zugeordnet ist. Dazu greifen die Modul-Berechtigungen fürs Wiki: wer überhaupt Wikiseiten anlegen, bearbeiten oder löschen darf. Beides zusammen steuerst du in Wiki-Berechtigungen.

Drei typische Aufgaben

Onboarding-Buch. Pia Personal pflegt ein Hauptthema Onboarding mit Unterseiten zu IT, Arbeitszeit und Sozialleistungen. Jede neue Kollegin bekommt am ersten Tag den Wiki-Link statt eines PDF-Stapels.

Service-Anleitung für Kunden. Tom Kraus schreibt eine Wiki-Anleitung zur Wartung eines Geräts, schaltet sie als öffentliche Seite frei und schickt Familie Schulz den Link mit drei Monaten Gültigkeit.

Prozess-Glossar. Anna Müller pflegt eine Wikiseite Kampagnen-Ablauf, verlinkt sie aus dem CRM-Vorgang und ergänzt nach jeder Retro die neue Erkenntnis. Die Beobachterliste sorgt dafür, dass das Team die Aktualisierung mitbekommt.

Mehr Anwendungsfälle und wie du ein Wiki sinnvoll aufbaust, steht in Wofür ein Firmenwiki?.

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