Das Finanzmodul lässt sich in zwei Hauptgruppen unterteilen, die jeweils unterschiedliche Ausprägungen haben. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick über diese Varianten. Im System könnt ihr den gesamten Prozess für Ausgangsbelege von Angebot bis Rechnung durchlaufen – eine Vorgehensweise, die wir empfehlen. Alternativ könnt ihr auch nur einzelne Elemente nutzen.
Die richtige Abrechnungsart gibt den genauen Inhalt eines Auftrages wieder und sorgt für eine genaue Abrechnung. Es macht also einen Unterschied, für welche Art der Abrechnung euch ihr entscheidet. Lernt im Video alle Abrechnungsarten von teamspace kennen und optimiert eure Rechnungsstellung! https://youtu.be/–M3cFMXuXw?si=Nropf4GqvotYxZMX In diesem Video werden folgende Fragen beantwortet – Welche Abrechnungsarten gibt es? ...
Im Belegüberblick findet ihr eine Übersicht ähnlich der „Meine Belege“-Seite, jedoch mit zusätzlichen Sortiermöglichkeiten nach Zustand. Falls ihr die entsprechenden Rechte habt, könnt ihr auch die Belege eurer Kollegen einsehen. Diese Seite bildet das Herzstück des Faktura-Moduls – hier läuft im Grunde die gesamte Faktura ab. Die übrigen Seiten bieten lediglich spezifische Funktionen, die einzelne...
Zur Nutzung der Belege ist die Anlage von Artikeln entscheidend. Die angelegten Artikel können später in den einzelnen Belegen als Positionen ausgewählt werden. Dabei sind zwei weitere Punkte wichtig: Preislisten und Währungen. Anlegen von Artikeln Artikel legt ihr in der Konfiguration unter „Finanzen – Artikel“ an. Dort findet ihr die Aktion „Neuer Artikel“ in der...
Ausgangsbelege können Angebote, Aufträge oder Rechnungen sein. Häufig ist es so, dass ein Angebot die Grundlage für einen späteren Auftrag bildet, der dann abgerechnet wird. Um diesen Ablauf durch die Software zu unterstützen, empfehlen wir folgenden idealtypischen Prozess: Unabhängig vom idealtypischen Ablauf können die Ausgangsbelege auch frei verwendet werden. Es ist nicht zwingend erforderlich, im...
Angebotsverfolgung In der Angebotsverfolgung findet ihr eine Übersicht über alle erstellten Angebote. Um einen besseren Überblick zu behalten, habt ihr die Möglichkeit, die Angebote nach ihrem Status zu filtern. In der Zusammenfassungsbox auf der linken Seite werden diese verschiedenen Status angezeigt. So könnt ihr schnell sehen, welche Angebote sich in welchem Status befinden, wie z.B....
Projekte und Aufträge sind voneinander abhängig. Ihr könnt ein Projekt erst erstellen, wenn ein Auftrag definiert wurde. Um Zeiten aus dem Projekt abzurechnen, benötigt ihr einen Auftrag. Zu Beginn sind die genauen Zusammenhänge eventuell noch etwas unübersichtlich. Um euch einen Überblick zu geben, werden im Video alle wichtigen Zusammenhänge zwischen Projekten und Aufträgen genau erklärt!...
Auftragsabrechnung In der Auftragsabrechnung findet ihr alle Aufträge, die im System hinterlegt sind. Um einen besseren Überblick zu behalten, können die Aufträge nach verschiedenen Vertrags- und Abrechnungsdaten gefiltert werden. In der Zusammenfassungsbox auf der linken Seite werden die Aufträge in folgende Kategorien unterteilt: Entwurf: Alle Aufträge, die sich im Entwurfsmodus befinden und noch nicht finalisiert...
Forderungsmanagement Wenn ein Auftrag vorhanden ist, sollte die Rechnung immer direkt aus dem Auftrag heraus erstellt werden. Die abzurechnende Summe wird dabei basierend auf den im Auftrag hinterlegten Einstellungen (siehe vorherige Kapitel) angezeigt. Um die Rechnung zu erstellen, steht im Auftrag die Aktion „Rechnung erstellen“ zur Verfügung. Für eine bessere Übersicht im Forderungsmanagement befinden sich...
Im Video erhaltet ihr einen Überblick über die Hanhabung von E-Rechnungen in teamspace! https://www.youtube.com/watch?v=VxMtKK2SoE4&t=1s Allgemeiner Hinweis Ab dem 01.01.2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen und verarbeiten können – und das ganz ohne vorherige Zustimmung des Empfängers. Das betrifft alle steuerbaren Umsätze im Inland. Beim Versand von E-Rechnungen gibt es allerdings Übergangsfristen, sodass...
Servicekosten, Wartungskosten oder Abonnements sollen regelmäßig abgerechnet werden? Ihr vergesst regelmäßig die Rechnung zu schreiben, möchtet den Betrag der Rechnung erhöhen oder rückwirkende Änderungen vornehmen? Im Video erfahrt ihr wie man mit teamspace wiederkehrende Rechnungen automatisiert, beispielsweise Preisänderungen vornimmt oder mehrere Zeitpositionen gleichzeitig abwickelt! https://www.youtube.com/watch?v=gnvWKab-1fU&list=PLcTie9TnI5vZFICW4_LNFIFL2il-EQ_W9&index=3 Im Video werden folgende Fragen beantwortet – Welche Arten...
Der Buchungsdatenservice überträgt Rechnungen und Reisekosten an die DATEV-Cloud. Um die Schnittstelle zu DATEV zu nutzen, müsst ihr die Funktion zunächst über den DATEV-Shop erwerben und freischalten. Hinweis: Wenn ihr unser System im Standardhosting oder auf einem eigenen Server betreibt, meldet euch bitte bei unserem Support-Team. Wir kümmern uns darum, die Schnittstelle serverseitig zu aktivieren...
Die Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI) legt die neun Leistungsphasen fest, die für die Planung und Umsetzung von Bauvorhaben erforderlich sind. Jede dieser Phasen hat einen bestimmten Prozentsatz der Gesamtkosten, der als Honorar für Architekten und Ingenieure dient. Diese Prozentsätze basieren auf den Honorartafeln und helfen dabei, das Honorar korrekt zu berechnen. In der...
Neben Ausgangsbelegen könnt ihr auch Eingangsbelege verwalten. Dabei gibt es drei Arten: Bestellungen: Entsprechen den Aufträgen bei den Ausgangsbelegen. Ausgaben: Das Pendant zu den Rechnungen, also Kosten, die ihr begleichen müsst. Eingangsbriefe: Diese sind unabhängig von den anderen Belegarten und dienen zur Ablage eingehender Dokumente. Durch die Unterscheidung bleibt die Buchhaltung übersichtlich, und ihr könnt...
Preise, Preislisten und Artikel haben einen großen Einfluss auf eure Rechnungen und euer tägliches Geschäft. Wenn die Werte in der Software schwierig zu erreichen und einzusehen sind, kann es schnell nervig werden mit Preisen umzugehen. Im Video erfahrt ihr daher, wie einfach ihr mit teamspace auf eure Preise zugreifen könnt und sie bearbeitet! https://youtu.be/FYzYAEC-qSg?si=lctPqV8c9DhPr-i0 In...
Preise können sich aus unterschiedlichen Gründen ändern, Preise müssen sich oft ändern, um im Wettbewerb zu bestehen. Die Preisanpassung kann in einer Software kompliziert werden und Zeit verschwenden. In teamspace könnt ihr schnell und unkompliziert Preisanpassungen vornehmen, sowie automatisieren. Alles weitere wird im Video erklärt! https://youtu.be/VcpB_yP1kJ8?si=sdgeCOdxAPGi2kQs Im vorhergegangenem Video werden folgende Fragen beantwortet –...
Über die Kosten können Ausgaben von Mitarbeitern, sowie Aufwendungen für Projekte und Kunden erfasst werden. Ein wichtiges Einsatzgebiet sind die Reisekosten. Es können jedoch auch alle anderen Arten von Kosten abgewickelt werden. Das Kostenmodul besteht aus folgenden Themengebieten: Kostenarten Kostentypen erstellen und bearbeiten Kosten für ein Projekt eingeben Reisekostenabrechnung Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen prüfen Mitarbeiterabrechnung Verrechnung...
Großkunden bekommen eventuell bei euch Rabatte, Preise sind gestaffelt oder ihr habt eure Preisliste um Mengengerüste herum gebaut. Die einzelnen Elemente können unübersichtlich sein und müssen ordentlich verwaltet werden. Im Video erfahrt ihr welche Möglichkeiten ihr in teamspace habt um Staffelpreise, Mengenrabatte und Mengengerüste zu bearbeiten und verwalten! https://youtu.be/vf5sS2hYt0A?si=mGO7oZ9Wlz4yyUhW Diese Fragen werden im Video beantwortet...
Neben Artikeln, Zeiten und anderen Produkten müsst ihr auch Spesen abrechnen können. Wie vorteilhaft es wäre, wenn eure Abrechnungssoftware direkt die eingetragenen Reisekosten und Material eurer Mitarbeiter in die Rechnung übernimmt. Im Video wird euch genau erklärt, wie ihr Spesen und Material mit teamspace abrechnen könnt! https://youtu.be/yMp3ZV55fzE?si=sQCeXoNeEei33ak1 Im Video werden folgende Fragen beantwortet –...
Wer ein Produkt verkauft, das Wartungen benötigt, muss auch Wartungsgebühren verrechnen. Diese beinhalten oft Gratiszeiten, was bei der Rechnungsstellung beachtet werden muss. Das klingt aber nach einer komplizierten Rechnung. Umso besser, das teamspace genau diesen Fall berücksichtigt! Erfahrt im Video, wie ihr Wartungsgebühren samt Gratiszeiten erstellt und abrechnet! https://youtu.be/B-ehiWqI4D8?si=FUd_Xo3JtR7X8pkU Im Video werden diese Fragen beantwortet...
Grundidee Das Modul Nächste Schritte bietet euch die Möglichkeit, Folgeaufgaben, die an einen Beleg gekoppelt sind, automatisch erzeugen zu lassen. Beispiele hierfür können sein: Offenen Punkt „Nachfassen“ beim Validieren von Angeboten erstellen. Automatisch eine Mail zum Kundenfeedback beim Validieren von Rechnungen versenden. To-do „Projekt planen“ beim Erstellen einer Auftragsbestätigung anlegen. Einen Webhook aufrufen, um bspw....
Brief Im System habt ihr die Möglichkeit, Briefe zu erstellen, zu versenden und digital zu hinterlegen. Dabei ist der Brief ein eigener Belegtyp mit einem speziellen Layout und einem zugehörigen PDF. Sämtliche Briefe werden im Belegüberblick gesammelt, und über die Filterleiste sowie die Zusammenfassungsbox auf der linken Seite könnt ihr gezielt nach den Briefen filtern....
