Angebotsverfolgung #
In der Angebotsverfolgung finden Sie alle Angebote. Um hier einen guten Überblick zu behalten, können Angebote unter anderem gemäß Ihrem Status gefiltert werden. In der Zusammenfassungsbox auf der linken Seite werden diese angezeigt:
- Entwurf: Sämtliche Angebote, welche sich im Entwurfsmodus befinden
- Angebote: Alle validierten Angebote
- Offen: Alle offenen Angebote. Die Einstellung, ob ein Angebot offen ist, wird in den Stammdaten des Angebots unter dem Feld „Angebotsstatus“ eingetragen.
- Handlungsbedarf: Offene Angebote, bei denen die Fälligkeit abgelaufen ist.
- Abgelehnt: Angebote die abgelehnt worden sind. Die Einstellung hierfür wird ebenfalls in den Stammdaten des Angebots unter dem Feld „Angebotsstatus“ eingetragen.
- Beauftragt: Hierunter werden sämtliche beauftragen Angebote zusammengefasst. Sobald aus dem Angebot ein Auftrag erstellt wird, wird das Feld „Angebotsstatus“ in den Stammdaten automatisch auf beauftragt gesetzt. Sollten Sie keinen Auftrag aus dem Angebot erzeugen, dann können Sie das Feld auch händisch setzen.
Über die Aktionsbox auf der linken Seite können Sie ein neues Angebot erstellen.
- Vorlage: Wählen Sie hier zwischen den verschiedenen Belegs-Vorlagen aus, besitzen Sie nur eine Vorlage wird diese automatisch ausgewählt und das Feld ist ausgegraut.
- Kurzinfo: Anzeigename des Angebots.
- Kontakt: Definieren Sie den Kontakt, dem dieses Angebot unterbreitet werden soll.
- Preisliste: Hier wählen Sie die Preisliste aus, die Sie in diesem Angebot verwenden möchten.
- Projekt: Wenn das Angebot bereits auf einem laufenden Projekt basiert tragen Sie dieses hier ein, ansonsten bekommen Sie später noch die Möglichkeit aus dem Angebot ein Projekt zu erzeugen, dem dieses dann automatisch zugeordnet ist.
- Vertriebschance: Sie können das Angebot einer bestimmten Vertriebschance zuordnen.
- Interne Abteilung: Die Abteilung, die die Verantwortung über dieses Angebot übernimmt.
- Sachbearbeiter: Der Sachbearbeiter des Angebots. Kontaktperson für den Kunden.
Detailmanager des Angebots #
Anschließend gelangen Sie in den Detailmanager des Angebots. Der Detailmanager eines Angebots kann folgende Reiter aufweisen.
- Stammdaten: Grundeinstellungen des Angebots. Unter anderem wird der Kunde, Auftragnehmer, Sachbearbeiter oder das Projekt angegeben. Darüber hinaus können Sie statistische Daten hinterlegen sowie die Vertragsdaten angeben.
- Belegdaten: Alle belegspezifischen Daten, wie Belegnummer, Leistungszeitraum, Zahlungsziel, Skonto und Kundendaten. Darüber hinaus werden auch individuelle Platzhalter zur Formatierung des Belegs mit angezeigt
- Vorschau: pdf-Vorschau der Rechnung
- Positionen: Die angebotenen Positionen werden hier aufgeführt.
- Dateien: Die erstellten pdfs einer Rechnung werden hier hinterlegt.
- Alarme: Überblick über alle innerhalb der Rechnung gesetzten Alarme. Darüber hinaus können auch weitere Alarme erstellt werden.
- Berechtigungen: Hier können belegspezifische Berechtigungen hinterlegt werden
- Historie: Auflistung der Änderung innerhalb des Angebots. Hier werden Angaben zu Validierung und Bearbeitungsmodus.
Positionen und Bereiche anlegen #
Nachdem Sie das Angebot erstellt haben, können Sie dieses mit Positionen befüllen. Im Reiter „Positionen“ sehen Sie alle im Angebot aufgeführten Positionen. Um das Angebot aufzubauen, stehen Ihnen neben den Positionen auch Bereiche zur Verfügung. Im Screenshot sind diese mit Installation, Lizenzkosten und Einführungsunterstützung gekennzeichnet. Die Bereiche dienen Ihnen dazu, mehrere Positionen unter einem Überpunkt zusammenzufassen. Jeder Bereich bildet anschließend eine Teilsumme, seiner ihm untergeordneten Positionen.
Bereiche anlegen und pflegen
Über die Aktionsbox kann ein neuer Bereich angelegt werden.
Sowohl Titel als auch Beschreibung des Bereichs werden im Angebot angezeigt. Darüber hinaus gibt es noch weitere Einstellungsmöglichkeiten:
- Präfix: Freie Präfixwahl für die Positionen in diesem Bereich. Das Präfix wird (gefolgt von einem Punkt) der Positionsnummer vorangestellt.
- Sortierung: Hierüber sortieren Sie die einzelnen Bereiche im Beleg.
- Titelzeile anzeigen: Ist diese Checkbox aktiv, werden Titel und Beschreibung auf dem Beleg angezeigt.
- Teilsumme: Ist diese Checkbox aktiv, wird eine Teilsumme für alle Positionen des Bereichs angezeigt.
- Positionen: Hier können Sie entscheiden, ob die Positionen in diesem Bereich angezeigt oder ausgeblendet werden sollen. Darüber hinaus ist es auch möglich, dass die Beträge oder die Anzahl (Einheit) der Positionen oder beides ausgeblendet werden.
- Auf neue Seite drucken: Dieser Bereich wird beim Ausdrucken auf eine neue Seite gedruckt.
- Neuer Preis des Bereichs: Sofern Sie dieses Feld leer lassen, errechnet sich die Teilsumme des Bereichs aus den Positionen. Sie können die Teilsumme aber auch manuell überschreiben. Dabei wird die Summe der jeweiligen Positionen angepasst.
Positionen anlegen
Wenn Sie dem Beleg eine neue Position hinzufügen werden Sie in einen Dialog geleitet, um diesem einen Artikel zuzuordnen.
Anlegen von Artikeln:
Über die Konfiguration – Finanzen – Artikel können Sie Ihre Artikel anlegen. Im Angebot können Sie nur Positionen auswählen, die im Vorfeld in der Konfiguration als Artikel angelegt worden sind.
Zusätzlich müssen die Artikel in der Preisliste aktiviert sein, die mit dem Angebot verknüpft ist. Weitere Information zum Anlegen von Artikeln finden Sie unter dem Punkt „Artikel und Preislisten anlegen“.
Sofern Sie eine Position ausgewählt haben, öffnet sich ein Dialog zur weiteren Bearbeitung der Position. Alle bereits im Artikel ausgefüllten Felder werden in die Position übertragen, können aber noch angepasst werden.
Der Dialog teilt sich in vier Teile. Oben finden Sie die Stammdaten der Position, darunter die Abrechnungsdaten, Sonstiges, Projekterstellung und Abrechnung. Im Folgenden werden die einzelnen Punkte näher beschrieben.
Stammdaten
Neben dem Namen, der Beschreibung und der Positionsnummer haben Sie in den Stammdaten auch die Möglichkeit, die Position einem Bereich zuzuordnen oder der Position ein Bild anzuhängen (hierfür muss das Layout entsprechend konfiguriert sein). Außerdem können Sie den Positionstyp wählen. Keine Auswahl entspricht der Standardeinstellung. Weitere Möglichkeiten sind:
- Alternativ (Dieser Positionstyp kann genutzt werden, um im Vergleich zu einer anderen Position eine Alternative im Angebot anzugeben)
- Optional (Optionale Positionen sind zusätzliche Positionen, die der Kunden wählen kann, aber nicht Kernbestandteil des Angebotes sind. Optionale Positionen werden nicht in die Endsumme miteingerechnet)
Abrechnungsdaten
In den Abrechnungsdaten können Sie als erstes die Abrechnungsart festlegen. Hierbei stehen folgende Abrechnungsformen zur Verfügung:
- Nach Aufwand: Entscheidend für die Abrechnung dieser Positionen sind Zeitbuchungen. Je nach Aufwand der gebuchten Zeiten, wird die Höhe der Position abgerechnet. Im Angebot können Sie auch bei Positionen nach Aufwand eine geplante Anzahl eingeben.
- Festpreis: Bei Festpreispositionen sind Zeitbuchungen für die Abrechnung nicht relevant. Die angebotene Position kann direkt und vollumfänglich abgerechnet werden.
- Nach Zeitdauer: Positionen nach Zeitdauer, sind Festpreispositionen, die in periodischer Abfolge immer wieder zum gleichen Preis abgerechnet werden können.
Je nach Artikelkonfiguration können Sie den Einzelpreis der Position bearbeiten oder nicht. Die Summe der Position ergibt sich anschließend aus der Anzahl und dem Einzelpreis.
Ebenfalls können Sie in Positionen Beginn und Ende angeben. Diese Angabe ist vor allem für Positionen nach Zeitdauer von Bedeutung. Hiermit regeln Sie den Startpunkt der periodischen Abrechnung dieser Position.
Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit pro Position eine Rabattstufe einzutragen.
Sonstiges
Unter dem Bereich Sonstiges besteht die Möglichkeit weitere Beschreibungstexte für die Position einzutragen. Die Texte werden anschließend auf dem Beleg mitangezeigt.
Außerdem kann angegeben werden, ob diese Position im Beleg auf eine neue Seite gedruckt werden soll. Alle darunterliegenden Positionen werden dann ebenfalls auf die neue Seite gedruckt.
Letztendlich kann noch mit angegeben werden, ob die Zeiten die auf diese Position gebucht werden bei einer späteren Rechnung mit in den Tätigkeitsnachweis übernommen werden.