Allgemeiner Hinweis #
Die beiden in Deutschland gängigen Formate für E-Rechnungen sind ZUGFeRD und X-Rechnung. Beide basieren auf der EU-Richtlinie 2014/55 und der DIN-Norm EN 16931.
Allgemein empfehlen wir einen kurzen Termin mit einem unserer Berater, um die Voraussetzungen zu prüfen, benötigte Einstellung gemeinsam durchzuführen und um auf individuelle Einstellungsmöglichkeiten eingehen zu können.
Voraussetzungen #
Damit die E-Rechnung am Ende auch alle Daten korrekt beinhaltet und vom Rechnungsempfänger angenommen werden kann, müssen gewisse Voraussetzungen erfüllt sein.
- Bruttokalkulation in der Konfiguration auf Steuerbasisbetrag einstellen
- Vollständigkeit der Adressangaben im CRM: Die interne Anschrift als auch die des Rechnungsempfängers müssen das Land beinhalten
- Kontodaten des Rechnungsstellers müssen angegeben werden
- PDF-A kompatibles Layout (Schriftarten und Bilder), evtl. ist hierfür eine Layout-Anpassung nötig.
Sind diese Voraussetzungen erfüllt, ist dies noch keine Garantie für eine reibungslose Abwicklung, da immer noch individuelle Angaben vom Rechnungsempfänger gefordert werden können, die im Standard nicht als Pflichtangaben definiert sind (z. B. Leitweg-ID).
Konfiguration #
Aktivieren Sie in der Konfiguration unter Finanzen -> Belege zunächst den Schieberegler für die Einstellung für ZUGFeRD- und X-Rechnung. In der darunterliegenden Auswahl für die Fakturierung können Sie entscheiden, ob standardmäßig alle zukünftigen Rechnungen als E-Rechnung erstellt werden sollen, oder ob dies nur für vereinzelte Kunden oder Vorlagen geschehen soll.
Wünschen Sie die Fakturierung mit ZUGFeRD- bzw. X-Rechnung nur für bestimmte Kunden, können Sie dies in den Stammdaten der entsprechenden Organisationen einstellen.
Rechnung versenden #
Ist die Fakturierung mit ZUGFeRD- bzw. X-Rechnung aktiviert, wird bei Rechnungserstellung automatisch eine ZUGFeRD- und X-Rechnung erstellt. Diese finden Sie im Datei-Reiter des Belegs.
Wollen Sie eine ZUGFeRD Rechnung nun versenden, können sie diese wie gewohnt per Mail versenden. Ist der Versand einer X-Rechnung gewünscht, ergänzen Sie einfach die entsprechende XML-Datei im Anhang und entfernen Sie ggf. die PDF-Datei.