Forderungsmanagement #
Sofern ein Auftrag vorhanden ist, sollte die Rechnung immer aus dem entsprechenden Auftrag heraus gestellt werden. Gemäß der im Auftrag hinterlegten Einstellungen (siehe vorherige Kapitel) wird die abzurechnende Summe im Auftrag angezeigt. Hierfür steht im Auftrag die Aktion „Rechnung erstellen“ zur Verfügung.
Damit Sie Ihr Forderungsmanagement im Überblick behalten, befinden sich Rechnungen in unterschiedlichen Status. Einige davon werden in der Kachel „Forderungsmanagement“ in der linken Zusammenfassungsbox angezeigt.
- Offen: Sämtliche Rechnungen, bei denen die Forderung noch nicht beglichen sind
- Fällig: Fällige Rechnungen werden mit einem grünen Punkt gekennzeichnet. Hierunter werden alle Rechnungen zusammengefasst, welche noch offen sind und das Zahlungsziel noch nicht überschritten ist.
- Überfällig: Überfällige Rechnungen werden mit einem orangenen Punkt gekennzeichnet. Hierunter werden alle Rechnungen zusammengefasst, die sich in einer Mahnstufe befinden.
- Handlungsbedarf: Rechnungen mit Handlungsbedarf werden mit einem roten Punkt gekennzeichnet. Hierunter werden alle Rechnungen zusammengefasst, bei denen das Zahlungsziel überschritten ist. Eine Handlung Ihrerseits wäre anschließend zum Beispiel das Erstellen einer Mahnung. Daraufhin wandert die Rechnung in den Status „Überfällig“
- Teilweise bezahlt: Bei Rechnungen können Sie Teilzahlungen hinterlegen. In der Rechnung wird anschließend die noch offene Forderung angezeigt.
- Vollständig bezahlt: Ist eine Rechnung vollständig bezahlt, dann erhält die Rechnung einen grünen Haken.
Rechnungen erstellen #
Beim Erstellen einer Rechnung aus einem Auftrag können Sie unter den Abschnitten „Zeitabrechnung“ und „Nächster Abrechnungsstatus“ weitere Einstellungen vornehmen.
Zeitabrechnung
Hier können Sie angeben, welche Zeiten Sie abrechnen möchten, die nach Aufwand angefallen sind. Es stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:
- Alle Zeiten abrechnen: Alle jetzt angefallenen Zeiten werden abgerechnet
- Letzten Monat abrechnen
- Bis letzten Monat abrechnen
- Individueller Abrechnungszeitrum: Mit „ab“ und „bis“ definieren Sie Ihren individuellen Abrechnungszeitraum
Nächster Abrechnungsstatus
Dort stehen Ihnen die gleichen Einstellungen zur Verfügung, die Sie bereits in den Stammdaten des Auftrags eingestellt haben. Sie können somit festlegen, welchen Abrechnungsstatus der Auftrag nach dieser Rechnungstellung haben soll. Wenn Sie keine Änderung vornehmen, bleibt der zuvor eingestellte Abrechnungsstatus aktiv.
Detailmanager der Rechnung #
Anschließend gelangen Sie in den Detailmanager einer Rechnung. Der Detailmanager einer Rechnung kann folgende Reiter aufweisen.
- Stammdaten: Grundeinstellungen der Rechnung, die in der Regel bereits im Auftrag definiert worden sind und mit übertragen werden. Unter anderem wird der Kunden, Auftragnehmer, Sachbearbeiter oder das Projekt mitangegeben.
- Belegdaten: Alle belegspezifischen Daten, wie Belegnummer, Leistungszeitraum, Zahlungsziel, Skonto und Kundendaten. Darüber hinaus werden auch individuelle Platzhalter zur Formatierung des Belegs mit angezeigt.
- Mahnungen: Einstellungen für die unterschiedlichen Mahnstufen. Hier können Fristen und Mahngebühren gesetzt werden. Weitere Informationen zum Mahnwesen finden Sie im Unterkapitel „Mahnungen erstellen“.
- Vorschau: pdf-Vorschau der Rechnung.
- Positionen: Die abzurechnenden Positionen werden mit der entsprechenden Anzahl direkt aus dem Auftrag in die Rechnung übernommen. Zusätzlich haben Sie auch die Möglichkeit, weitere Positionen in die Rechnung mit einzufügen.
- Zeiten: Bei Zeitabrechnungen werden sämtliche Zeiten mit in die Rechnung überführt. Außerdem können Sie Zeiten auswählen, die mit dieser Rechnung verrechnet werden sollen.
- Kosten: Hier werden alle mit der Rechnung abgerechneten oder abrechenbaren Kosten angezeigt. Weitere Informationen zur Kostenabrechnung finden Sie im Unterkapitel „Kosten abrechnen“.
- Dateien: Die erstellten pdfs einer Rechnung werden hier hinterlegt.
- Alarme: Überblick über alle innerhalb der Rechnung gesetzten Alarme. Darüber hinaus können auch weitere Alarme erstellt werden.
- Berechtigungen: Hier können belegspezifische Berechtigungen hinterlegt werden.
- Historie: Auflistung der Änderung innerhalb der Rechnung. Hier werden Angaben zu Validierung, Bearbeitungsmodus und Zahlungseingang hinterlegt.
Rechnungen als bezahlt markieren #
Innerhalb einer Rechnung können Sie den Zahlungseingang buchen. Hierzu nutzen Sie die Aktion „Zahlungseingang buchen“ in der Aktionsbox. Im anschließenden Pop-Up Fenster können Sie den aktuellen Zahlbetrag eintragen. Der Zahlungsstatus ergibt sich automatisch aus dem Verhältnis zwischen offener Forderung und aktuellen Zahlbetrag.
Unabhängig davon können Sie den Zahlungsstatus auch manuell setzen.
Mahnungen erstellen #
Sofern das Zahlungsziel der Rechnung überschritten ist, haben Sie die Möglichkeit, eine Mahnung zu erstellen. Dies können Sie über die Aktion „Mahnstufe wechseln“ durchführen. Beim Wechsel der Mahnstufe stehen Ihnen vier Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung:
- Zahlungserinnerung
- Mahnstufe 1
- Mahnstufe 2
- Inkasso
Im Vorfeld können Sie in der Rechnung unter dem Reiter „Mahnungen“ die Bedingungen für die jeweilige Mahnstufe festlegen.
- Frist: Die Frist in Tagen, bis wann die Rechnung beglichen werden muss, bevor die nächste Mahnstufe erreicht wird.
- Gebühr: Betrag in der Hauswährung, der für diese Mahnstufe anfällt.
- Sachbearbeiter: Hier wird automatisch der in der Rechnung eingetragene Sachbearbeiter eingetragen, wenn Sie nicht eine andere Person hier vordefinieren.
- Kundendaten: Hier wird die in der Rechnung festgelegte Adresse des Kunden eingetragen, wenn Sie nicht vorher hier eine andere Adresse eintragen.
- Text oben: Der Text, der in der Mahnung mit aufgeführt werden soll.
Rechnungen stornieren #
Sofern Sie Rechnungen stornieren müssen, steht Ihnen hierzu in der Aktionsbox die Aktion „Stornieren“ zur Verfügung. Die Rechnung wird dabei als Ganze storniert. Teilstornierungen sind nicht möglich.
Beim Stornieren gelangen Sie in einem Dialog, der Sie fragt, ob Sie die mit der Rechnung verknüpften Kosten und Zeiten erneut freigeben möchten.
- Ja: Die Zeiten und Kosten gelten als nicht mehr abgerechnet und können mit einer neuen Rechnung verrechnet werden,
- Nein: Die Zeiten und Kosten bleiben innerhalb der stornierten Rechnung und können daher nicht ein weiteres Mal abgerechnet werden.
Rechnungskorrektur erstellen #
Im System haben Sie die Möglichkeit, Rechnungskorrekturen zu erstellen, zu versenden und digital zu hinterlegen. Sämtliche Rechnungskorrekturen werden im Belegüberblick gesammelt. Über die Filterleiste und die Zusammenfassungsbox auf der linken Seite können Sie nach den Rechnungskorrekturen filtern.
Die Erstellung einer Rechnungskorrektur kann sowohl im Belegüberblick unter der Aktion „Beleg erstellen“ durchgeführt werden, als auch im CRM beim jeweiligen Kontakt.
Detailmanager der Rechnungskorrektur #
Anschließend gelangen Sie in den Detailmanager einer Rechnungskorrektur. Der Detailmanager einer Rechnungskorrektur kann folgende Reiter aufweisen.
- Stammdaten: Grundeinstellungen der Rechnungskorrektur. Unter anderem werden Kunde, Auftragnehmer, Sachbearbeiter oder das Projekt mitangegeben.
- Belegdaten: Alle belegspezifischen Daten, wie Belegnummer, Leistungszeitraum und Kundendaten. Darüber hinaus werden auch individuelle Platzhalter zur Formatierung des Belegs mit angezeigt.
- Vorschau: pdf-Vorschau der Rechnungskorrektur.
- Positionen: Hier finden Sie die Positionen, mit denen Sie die Rechnungskorrektur erstellen.
- Dateien: Die erstellten pdfs einer Rechnungskorrektur werden hier hinterlegt.
- Alarme: Überblick über alle innerhalb der Rechnungskorrektur gesetzten Alarme. Darüber hinaus können auch weitere Alarme erstellt werden.
- Berechtigungen: Hier können belegspezifische Berechtigungen hinterlegt werden.
- Historie: Auflistung der Änderung innerhalb der Rechnungskorrektur. Hier werden Angaben zu Validierung, Bearbeitungsmodus und Zahlungsausgang hinterlegt.
Rechnungskorrektur als gezahlt markieren #
Innerhalb einer Rechnungskorrektur können Sie den Zahlungsausgang buchen. Hierzu nutzen Sie die Aktion „Zahlungsausgang buchen“ in der Aktionsbox. Im anschließenden Pop-Up Fenster können Sie den aktuellen Zahlbetrag eintragen. Der Zahlungsstatus ergibt sich automatisch aus dem Verhältnis zwischen offener Forderung und aktuellen Zahlbetrag.
Unabhängig davon können Sie den Zahlungsstatus auch manuell setzen.
