Brief #
Im System haben Sie die Möglichkeit, Briefe zu erstellen, versenden und digital zu hinterlegen. Der Brief ist dabei ein eigener Belegtyp mit eigenem Layout und pdf. Sämtliche Briefe werden im Belegüberblick gesammelt. Über die Filterleiste und die Zusammenfassungsbox auf der linken Seite können Sie nach den Briefen filtern.
Brief erstellen #
Die Erstellung des Eingangsbriefs können Sie sowohl im Belegüberblick unter der Aktion „Beleg erstellen“ durchführen, als auch im CRM beim jeweiligen Kontakt.
Detailmanager des Briefs #
Nachdem Sie einen Brief erstellt haben, gelangen Sie in den Detailmanager. Der Detailmanager eines Briefes kann folgende Reiter aufweisen.
- Stammdaten: Grundeinstellungen des Briefes. Unter anderem wird der Kunde, Auftragnehmer, Sachbearbeiter oder das Projekt und natürlich die Bezeichnung mitangegeben. Sofern Sie eine Verknüpfung mit dem Projekt herstellen, dann wird der Brief auch im Projekt mit angezeigt.
- Inhalt: Hier haben Sie die Möglichkeit den Brieftext einzugeben. Darüber können weitere wichtige Informationen wie Datum, Kundennummer und individuelle Platzhalter gepflegt werden.
- Vorschau: pdf-Vorschau des Briefes
- Dateien: Die erstellten pdfs eines Briefes werden hier hinterlegt.
- Alarme: Überblick über alle innerhalb des Briefes gesetzten Alarme. Darüber hinaus können auch weitere Alarme erstellt werden.
- Berechtigungen: Hier können belegspezifische Berechtigungen hinterlegt werden.
- Historie: Auflistung der Änderung innerhalb des Briefes. Hier werden Angaben zur Validierung und zum Bearbeitungsmodus hinterlegt.
Buchungsexport (DATEV, Navision) #
Im System haben Sie die Möglichkeit Ihre Rechnungen über einen Buchungsexport zur weiteren Verbuchung in ein anderes System zu übertragen. Hierzu steht Ihnen zum einen ein Export zu DATEV zur Verfügung und zum anderen zu Navision.
Den Export für das jeweilige System können Sie im Finanzmodul unter Forderungsmanagement auslösen. Anschießend erhalten Sie ein Buchungsjournal. Hier werden die einzelnen Positionen der jeweiligen Rechnungen mit den zugeordneten Konten aufgeführt.
Sollten beim Export Probleme vorliegen, dann wird dies im Buchungsexport angezeigt. Dies kann zum Beispiel der Fall sein, wenn eine Position kein passendes Konto besitzt oder wenn ein Kunde keine Kunden-/ oder Debitorennummer besitzt. Über die Aktion „Fehlende Debitorennummer erzeugen“, werden diese automatisch erstellt.
Offene Posten #
Hier werden alle offenen Kosten und als verrechenbar markierte Zeiten angezeigt, die noch nicht mit einem Kunden verrechnet wurden.
Über einen Klick auf die Zeile, gelangen Sie in den entsprechenden Projektdetailmanager. Von hier aus können Sie einfach eine Rechnung erstellen.