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Aufträge erstellen und abrechnen

Auftragsabrechnung #

In der Auftragsabrechnung finden Sie alle Aufträge. Um hier einen guten Überblick zu behalten, können Aufträge gemäß ihrer Vertrags- und Abrechnungsdaten gefiltert werden. In der Zusammenfassungsbox auf der linken Seite werden diese angezeigt:

  • Entwurf: Sämtliche Aufträge, welche sich im Entwurfsmodus befinden.
  • Laufende Verträge: Alle Aufträge, welche nicht gekündigt oder beendet sind.
  • Wartend: Alle Aufträge in denen wartende Positionen enthalten sind. Wartende Positionen sind Positionen, welche prinzipiell abrechenbar sind, jedoch aufgrund gewisser Restriktionen noch nicht als „Jetzt abzurechnen“ angezeigt werden.
  • Jetzt abzurechnen: Alle Aufträge in denen Positionen enthalten sind, welche direkt abgerechnet werden können.
  • Standardverträge: Hierunter werden sämtliche Aufträge zusammengefasst, die einmalig abgewickelt werden. Automatische Verlängerungen wie Laufzeitverträge fallen nicht darunter.
  • Serienverträge: Hierunter werden sämtliche Aufträge zusammengefasst, bei denen die Vertragsdaten auf „Automatische Verlängerung“ gesetzt sind.

Detailmanager des Auftrags #

Nachdem Sie einen Auftrag erstellt haben, gelangen Sie in den Detailmanager des Auftrags. Bei einem bestehenden Angebot bietet es sich an, den Auftrag aus dem Angebot heraus zu erstellen. Alle Positionen des Angebots werden so direkt in den Auftrag übertragen. Unabhängig davon können Aufträge jedoch auch ohne Angebot erstellt werden.

Der Detailmanager eines Auftrags kann folgende Reiter aufweisen.

  • Stammdaten: Grundeinstellungen des Auftrags, die in der Regel bereits im Angebot definiert worden sind und mit übertragen werden. Unter anderem wird der Kunde, Auftragnehmer, Sachbearbeiter oder das Projekt mit angegeben. In den Stammdaten werden auch die Vertrags- und Abrechnungsdaten gepflegt. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Unterkapitel „Vertrags- und Abrechnungsdaten“.
  • Belegdaten: Alle belegspezifischen Daten, wie Belegnummer, Leistungszeitraum, Zahlungsziel, Skonto und Kundendaten. Darüber hinaus werden auch individuelle Platzhalter zur Formatierung des Belegs mit angezeigt.
  • Vorschau: pdf-Vorschau der Rechnung.
  • Positionen: Die beauftragten Positionen werden mit der entsprechenden Anzahl direkt aus dem Angebot übernommen. Zusätzlich haben Sie auch die Möglichkeit, weitere Position in den Auftrag mit einzufügen, bzw. Positionen zu entfernen.
  • Abrechnung: Hierunter sehen Sie, mit welcher Summe Positionen abrechenbar sind. Für jede Position sehen Sie zudem, in welchem Wert diese bereits abgerechnet worden ist und welche Projektzeiten auf die Positionen gebucht worden sind. Darüber hinaus wird Ihnen angezeigt, welche Restriktion bezüglich der Positionsabrechnung eingestellt sind.
  • Nachkalkulation: Die Nachkalkulation stellt einen Vergleich zwischen Auftrag, Projekt und Rechnung her. Dabei ist sowohl auf Projektebene als auch bei der Rechnung zu sehen, inwiefern diese vom Auftrag abweichen.
  • Dateien: Die erstellten pdfs eines Auftrags werden hier hinterlegt.
  • Alarme: Überblick über alle innerhalb der Rechnung gesetzten Alarme. Darüber hinaus können auch weitere Alarme erstellt werden.
  • Berechtigungen: Hier können belegspezifische Berechtigungen hinterlegt werden.
  • Historie: Auflistung der Änderung innerhalb der Rechnung. Hier werden Angaben zu Validierung, Bearbeitungsmodus und Zahlungseingang hinterlegt .

Positionen und Bereiche im Auftrag  #

Projekterstellung und Abrechnung

Dieser Absatz beschäftigt sich grundsätzlich damit, wie sich die Position verhalten soll, sofern ein Projekt erstellt wird, bzw. eine Abrechnung der Position stattfindet. Die Angaben können dennoch bereits im Angebot vollzogen werden. Als erstes geht es darum, inwiefern aus der Position im späteren Verlauf ein Projekt erstellt werden soll. Hierzu stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

  • Auto: Bei dieser Einstellung wird klassisch aus einer Position im Projekt ein Arbeitspaket
  • Kein Projekt erstellen: Hier wird bei der Erstellung eines Projektes diese Position nicht berücksichtigt. Aus der Position wird somit kein Arbeitspaket
  • Individuelle Einstellungen: Bei der Auswahl dieser Einstellung öffnen sich weitere Felder. Gemäß der Angabe in diesen Feldern wird anschließend aus dieser Position die Projekterstellung vollzogen.
  • Mit Vorlage: Ist diese Einstellung ausgewählt, dann wird bei Projekterstellung eine Teilprojektvorlage genutzt, die im Vorfeld erstellt worden ist und mit dieser Position verknüpft wird.

Das zweite Kriterium bei der Projekterstellung ist die Verknüpfung der Abrechnungsposition. Hierbei geht es um die Frage, inwiefern diese Position mit dem zugehörigen Projekt verknüpft sein soll. Vor allem bei Positionen nach Aufwand ist dies von großer Bedeutung, da nur so die Zeiten richtig der Abrechnungsposition zugeordnet werden können. Bezüglich der Verknüpfung stehen folgende Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung:

  • Original Position: Bei dieser Einstellung wird die Position mit daraus gebildeten Arbeitspaket verknüpft.
  • Hauptprojekt: Die Abrechnungsposition wird mit dem Hauptprojekt verknüpft und nicht mit dem daraus entstehenden Arbeitspaket. Positionen die mit dem Hauptprojekt verknüpft werden, gelten für alle darunterliegenden Projektelemente auch als Verknüpfung. Außer das Projektelement hat eine direkte Verknüpfung zu einer Position. In diesem Fall ist diese Verknüpfung maßgeblich.
  • Bereich: Hierbei handelt es sich um die Belegbereiche, die weiter oben beschrieben worden sind. Aus Belegbereichen werden bei Projekterstellung Teilprojekte. Bei dieser Einstellung wird die Abrechnungsposition nicht mit dem daraus entstehenden Arbeitspaket verknüpft, sondern mit dem übergeordneten Teilprojekt (welches aus dem Belegbereich erstellt wurde). Ähnlich wie bei der Hauptprojektverknüpfung gilt diese Verknüpfung für alle unter dem Teilprojekt liegenden Projektelementen.
  • Keine: Hier wird keinerlei Verknüpfung zwischen der Position und dem Projekt hergestellt.

Einstellung für das automatische Abrechnen von Projekten

Bei der Art der Projekterstellung und der Verknüpfung der Abrechnungsposition wurden bereits die Möglichkeiten beschrieben, inwiefern eine Projekterstellung mit anschließender Verknüpfung zur Position möglich ist. Nun können weitere Regeln eingestellt werden, die eine Zuordnung der gebuchten Zeiten zu den jeweiligen Positionen und letztendlich die damit verbundene Abrechnung sicherstellt. Aufgrund der vielen Möglichkeiten der Projekterstellung und Positionsverknüpfung ist man in der Lage, mehrere Positionen mit einem Projektelement zu verknüpfen. In diesem Fall muss über Regeln dargestellt werden, wann welche Position bei welcher Zeitbuchung angesprochen werden soll. Die möglichen Regeln werden im Folgenden beschrieben:

  • Priorität: Sind mehrere Positionen mit einem Projektelement verknüpft, wird die Position mit der höheren Priorität angesprochen.
  • Allen verrechenbaren Zeiten zuordnen: Unabhängig der anderen verknüpften Positionen mit einem Projektelement, werden alle Zeiten der Position zugeordnet, bei der hier „Ja“ gewählt ist.
  • abrechenbare Zeit: Hierüber kann eingestellt werden, wie viel Zeit maximal mit dieser Position abgerechnet werden sollen. Zeitbuchungen, die über diese Schranke hinausgehen, werden nicht mehr für diese Position berücksichtigt.
  • Max gilt pro X Zeiteinheiten: Dieses Feld hängt mit dem zuvor beschriebenen Feld zusammen. Es ist möglich, eine Zeiteinheit anzugeben, für die die maximale Grenze gilt. (Zum Beispiel für 1 Monat).
  • Zeiteinheiten: Die Einheit wird hier ausgewählt.
  • Rubrik und Bereich: Eine weitere Möglichkeit der Zeitzuordnung zu der jeweiligen Position kann direkt bei der Zeitbuchung genutzt werden. Bei der Zeitbuchung kann der Mitarbeiter eine Rubrik und einen Bereich auswählen. Sofern in der Position ein bestimmter Bereich oder eine bestimmte Rubrik ausgewählt ist, dann werden die Zeiten, die ebenfalls diese Auswahl haben, dieser Position zugeschrieben.
  • Bearbeiter: Eine relativ einfache Regel stellt die Bearbeiter-Verknüpfung dar. Sofern in der Position ein oder mehrere Bearbeiter ausgewählt sind, dann werden nur Zeitbuchungen dieser Personen mit dieser Position verknüpft.
  • Von-Bis: Letztendlich können auch Zeiträume eingestellt werden, die für die Zuordnung der Zeiten zu Positionen entscheidend sind. Demnach werden nur Zeiten einer Position zugeordnet, die in dem angegebenen Zeitraum gebucht worden sind.

Rechnungserstellung

Pro Position kann eingestellt werden, unter welchen Kriterien die Position abgerechnet werden soll. Erst wenn das eingestellte Kriterium greift, wird die Position als jetzt abzurechnen angezeigt. Hierbei stehen folgende Einstellungsmöglichkeiten zur Verfügung:

  • Frühster nächster Abrechnungstermin: Erst wenn das hier eingetragene Datum erreicht ist, wird die Position als jetzt abzurechnen markiert.
  • Projektfortschritt: Hier können Sie einen Projektfortschritt eintragen, der die Abrechnung auslösen soll. Sofern im Projekt der Fortschritt auf den eingetragenen Wert gesetzt wird, wird die Position auf jetzt abzurechnen gesetzt. Voraussetzung hierzu ist jedoch, dass die Position mit dem passenden Projektelement verknüpft ist.
  • Projektstatus: Hier können Sie einen Projektstatus eintragen, der die Abrechnung auslösen soll. Sofern im Projekt der Status gesetzt wird, wird die Position auf jetzt abzurechnen gesetzt. Voraussetzung hierzu ist jedoch, dass die Position mit dem passenden Projektelement verknüpft ist.

Vertrags- und Abrechnungsdaten im Auftrag #

Vertragsdaten

Die Vertragsdaten kennzeichnen den Status der Vertragssituation mit dem Kunden, die Sie über diesen Auftrag herstellen. Hierbei stehen Ihnen folgende Einstellungsmöglichkeiten zur Verfügung:

  • Einmalige Abwicklung: Es handelt sich um einen einmaligen Auftrag, für den keine Verlängerung angestrebt ist. Hier können Sie Start und Ende des Auftrags eintragen.
  • Automatische Verlängerung: Diese Einstellung symbolisiert einen klassischen Laufzeitenvertrag, der sich bei nicht Kündigung automatisch verlängert. Hierzu können Sie entsprechende Fristen eintragen
  • Pausiert
  • Fertig
  • Gekündigt

Abrechnungsdaten

Unter den Abrechnungsdaten legen Sie fest, wie der Auftrag abgerechnet werden soll. Gemäß den Einstellungen, die Sie treffen, wird der Auftrag als jetzt abzurechnen angezeigt.

Dabei überprüft der Auftrag zusätzlich, welche Summe abgerechnet werden soll. Diese kann aus Ihren Einstellungen resultieren oder aus den bereits gestellten Rechnungen. Die in den Abrechnungsdaten vorgenommenen Einstellungen beziehen sich immer auf den gesamten Auftrag. Darüber hinaus können auch innerhalb jeder Position zusätzliche Abrechnungsmöglichkeiten eingestellt werden.

Zunächst müssen Sie sich für einen Abrechnungsmodus entscheiden. Zur Verfügung stehen Ihnen hierbei folgende Modi:

  • Regeln (Standardeinstellung)
  • Manuell
  • Zahlungsplan
  • Abrechnungsregeln
  • Abgerechnet

Bei jedem Modus gibt es unterschiedliche Einstellungsmöglichkeiten, welche im Folgenden erklärt werden.

Regeln

  • Frühester nächster Abrechnungstermin: Wenn der eingetragene Termin erreicht ist, wird der Auftrag als abzurechnen angezeigt.
  • Abrechnungsperiode: Periodische Abrechnungsanzeige, wie beispielhaft „monatlich“.
  • Kriterium Projektfortschritt: Dort geben Sie einen Projektfortschritt ein. Sobald dieser Fortschritt erreicht ist, wird der Auftrag als abzurechnen angezeigt. Voraussetzung ist die richtige Verknüpfung zwischen Auftrag und Projekt.
  • Kriterium Projektstatus: Dort geben Sie einen oder mehrere Projektstatus ein. Sobald diese(r) im Projekt gesetzt sind, wird der Auftrag als abzurechnen angezeigt. Voraussetzung ist die richtige Verknüpfung zwischen Auftrag und Projekt.
    Beim Kriterium Projektstatus gibt die zusätzliche Checkbox „Auf Teilprojektbasis“. Setzt man diese Checkbox, dann ist der Status der jeweiligen Teilprojekte entscheidend für die Abrechnung der mit dem Teilprojekt verknüpften Positionen.
  • Kriterium Mindestabrechnung: Hier geben Sie einen Betrag ein. Erst wenn der Auftrag diesen Betrag überschreitet, wird er als abzurechnen angezeigt.

Manuell

Bei dieser Einstellung folgt keine automatische Abrechnungsanzeige. Sie haben die Möglichkeit einen Abrechnungstermin einzutragen, an dem Ihnen der Auftrag als jetzt abzurechnen angezeigt wird.

Zahlungsplan

Über den Zahlungsplan-Modus können Sie aufeinanderfolgende Abrechnungen terminlich vor steuern. Hierfür geben Sie immer ein Zieldatum an. Für den Zahlungsplan können verschiedene Typen eingestellt werden.

  • Abschlag: Beim Abschlagtyp können Sie feste Beträge angeben, die Sie abrechnen möchten. Als letzten Vorgangstyp im Zahlungsplan bei Abschlägen müssen Sie eine Endrechnung angeben.
  • Prozent: Im Gegensatz zu festen Beträgen können Sie auch Prozentwerte angeben, die zum jeweiligen Zeitpunkt vom Auftragsbetrag abgerechnet werden sollen. Als letzten Vorgangstyp im Zahlungsplan bei prozentualen Abschlägen müssen Sie eine Endrechnung angeben.
  • Position: Hier können Sie eine oder mehrere Positionen angeben, die zu einem bestimmten Datum abgerechnet werden sollen.
  • Endrechnung: Die Endrechnung sollte immer als letzter Vorgangstyp ausgewählt. Der Restbetrag errechnet sich automatisch aus den bisher gestellten Abschlagszahlungen. Die daraus resultierende Rechnung stellt alle beauftragten Positionen zusammen und zieht die bisherigen Abschläge ab.

Sofern Sie gemäß Ihres definierten Zahlungsplans Rechnungen erstellen möchten, wird Ihnen in der Aktionsbox die Aktion „Rechnung erstellen (Zahlungsplan)“ angezeigt.

Abrechnungsregeln

Mit dieser Funktion kann auf Positionsebene eingerichtet werden, zu welchem Status gewisse Teile dieser einzelnen oder kumulierter Positionen diese abgerechnet werden können. So können unterschiedliche Anteile der Positionen zu gewissen Status abgerechnet werden.

Abgerechnet

Bei dieser Einstellung setzten Sie den Auftrag manuell auf abgerechnet. Hierfür muss der Auftrag rechnerisch nicht abgerechnet sein. Sofern Sie gemäß Regeln und Zahlungsplan vorgehen, wird der Auftrag automatisch auf abgerechnet gesetzt, sofern dies rechnerisch der Fall ist.

Aus Aufträgen Projekte verknüpfen – Projektverknüpfung #

Nachdem Sie einen Auftrag angelegt haben, haben Sie die Möglichkeit, direkt aus dem Auftrag heraus ein Projekt zu erstellen. Hierzu wird Ihnen in der Aktionsbox des Auftrags die Aktion „Projekt erstellen“ angezeigt. Pro Auftrag kann immer nur ein Projekt erstellt. Grundsätzlich stehen drei Projektelemente für die Erstellung zur Verfügung:

  • Hauptprojekt: Aus dem Auftrag wird ein eigenes Projekt erstellt
  • Teilprojekt: Aus dem Auftrag wird ein Teilprojekt eines bereits bestehenden Projektes erstellt. Das bestehende Projekt kann bei Erstellung ausgewählt werden
  • Arbeitspaket: Aus dem Auftrag wird ein Arbeitspaket eines bereits bestehenden Projektes erstellt. Das bestehende Projekt kann bei Erstellung ausgewählt werden

Bei Projekterstellung erscheint die aus dem Projekt-Modul bekannte Maske zu Erstellung eines Projektes. Sämtliche aus dem Auftrag bekannte Daten werden hierbei bereits automatisch eingesetzt.

Anschließend wird das Projekt gemäß der unter Projekterstellung und Abrechnungen eingestellten Varianten innerhalb der Auftragspositionen erstellt. Im einfachsten Fall wird pro Position ein dazugehöriges Arbeitspaket erstellt.

Das Zusammenspiel zwischen Auftrag und Projekt ist innerhalb des Projekt-Detailmanagers im Reiter „Abrechnung“ gekennzeichnet:

In dieser Ansicht stehen vier Spalten von großer Aussagekraft für die Verknüpfung zwischen Auftrag und Projekt zur Verfügung.

Von Links:

  • Projektstruktur: Der klassische Aufbau des Projekts.
  • Verknüpfte Auftragsposition: Die mit dem jeweiligen Projektelement verknüpfte Auftragsposition. Diese ist maßgeblich für die richtige Zuordnung der gebuchten Zeiten.
  • Status der, auf die jeweiligen Projektelemente, gebuchten Stunden: Information darüber wie viele Stunden abgerechnet werden können, bereits abgerechnet worden sind, oder nicht abrechenbar sind.
  • Status der verknüpften Auftragsposition: Abrechnungsstatus und abrechenbare Summe der verknüpften Auftragsposition.