Mit dem CRM-System werden alle Daten, die Interessenten, Kunden und Lieferanten betreffen, verarbeitet.
Die Grunddaten im CRM sind:
- Organisationen,
- Kontakte und
- Vorgänge
Diese Daten sind im folgenden Zusammenhang zu sehen: Eine Organisation kann z. B. eine Firma oder auch ein privater Haushalt sein. Eine Organisation hat Kontakte im Sinne von Ansprechpartnern und jede Aktion, die Sie mit einem Ansprechpartner durchführen, ist ein Vorgang. Ein Vorgang ist z. B. ein Telefonat, ein Angebot, ein Termin oder eine E-Mail.
Es gibt zwei Arten von Vorgängen: Die offenen und die erledigten. Die offenen werden zu Wiedervorlagen, wenn das Zieldatum erreicht wird und die erledigten dienen der Dokumentation.
Neben der Art einer Organisation kann auch die Beziehung zur Organisation festgelegt werden, z. B. eine Kundenbeziehung oder eine Lieferantenbeziehung. D. h. Lieferanten und/oder Kunden sind immer eine Teilmenge der Organisationen. Auch Vertriebschancen beziehen sich auf Organisationen.
Alle Adressdaten werden ausschließlich bei den Kontakten hinterlegt. Sie haben die Möglichkeit einen Hauptkontakt festzulegen, der die Firmenadresse beinhaltet.
Dieses hierarchische Datenmodell weist eine Reihe von Vorteilen auf:
- Viele statistische Daten brauchen nur für die Organisation eingegeben zu werden und nicht für die einzelne Person.
- Es können viele Ansprechpartner pro Organisation verwaltet werden.
- Ansprechpartner können das Unternehmen wechseln.
- Es stehen alle Vorgänge und Absprachen mit den einzelnen Personen auch in der Organisation zur Verfügung.
- Es können verschiedene Projekte für die gleiche Organisation aber mit unterschiedlichen Ansprechpartnern realisiert werden.
- Holding und Abteilungsstrukturen werden unterstützt.
Im täglichen Betrieb stehen meistens die Kontakte im Vordergrund. Auch der Import/Export oder die Synchronisation wird über die Kontakte geregelt.