Der Buchungsdatenservice überträgt Rechnungen und Reisekosten an die DATEV-Cloud. Um diese Schnittstelle zu DATEV zu nutzen, müssen Sie die Funktion zunächst über den DATEV-Shop erwerben und freischalten.
Hinweis: Wenn Sie unser System im Standardhosting bzw. auf einem eigenen Server betreiben, melden Sie sich bitte bei unserem Support-Team, damit wir die Schnittstelle serverseitig aktivieren und einrichten können.
Voraussetzungen #
Anschließend sollten Sie die folgenden Voraussetzungen in teamspace bzw. projectfacts prüfen.
- Wichtig für den Export nach DATEV sind ein gepflegter Artikelstamm und Kostentypen. Hieraus ergeben sich Sachkontonummern. Ebenso Kreditoren- und Debitorennummern im Kundenstamm und den Abteilungen. Die Abteilung (zum Beispiel Auftragnehmer einer Rechnung) bestimmt auch den DATEV-Mandanten für den die Buchungsdaten übertragen werden.
- Aktivieren Sie in der Konfiguration unter Finanzen, DATEV den Buchungsdatenservice und geben Sie Ihre Beraternummer und Mandant-Nummer(n) ein. Pro Mandant-Nummer können Sie zudem den Beginn des Wirtschaftsjahres (WJ) eintragen. (Die Nummern finden Sie in Ihrem DATEV-Zugang, auf Belegen von DATEV bzw. erhalten Sie von Ihrem Steuerberater.)
- Wählen Sie ein Datum, welche Belege übertragen werden sollen. So bietet ihnen teamspace nicht ältere Belege an, die bereits anderweitig übertragen / exportiert wurden.
- Das Nutzerkonto für die Datenübertragung benötigt zum Nutzen der DATEV-Schnittstelle Finanzsachbearbeiterrechte, sowie die Berechtigung „DATEV-Datenservice“ für die Menüpunkte unter denen der Buchungsdatenservice zu finden ist.
- Gegebenenfalls fehlen dem Hauptmenü noch die Menüpunkte „Zu exportierende Belege“ sowie „Buchungsstapel“. Diese können auch direkt aus einer Benutzergruppe heraus angelegt werden.
Buchungsstapel #
Ein Buchungsstapel enthält die Rechnungen und Reisekosten eines Zeitraums für einen DATEV-Mandanten. Es dürfen keine Belege aus verschiedenen Geschäftsjahren oder von verschiedenen Mandanten enthalten sein.
Um einen neuen Buchungsstapel für den Buchungsdatenservice zu erstellen, stellen Sie bitte zunächst die Verbindung mit DATEV her.
Für einen Buchungsstapel wird festgelegt, welcher Zeitraum übertragen werden soll. Kundenstammdaten und Buchungsdaten werden immer an DATEV gesendet. Die Belegbilder (PDFs oder Scans) sind dagegen optional.
Ein neuer Buchungsstapel sammelt automatisch alle in Frage kommenden Belege und Kosten des angegebenen Zeitraums ein. Er ist zunächst im Entwurf.
Besteht eine Verbindung zu DATEV, lässt sich im Detailmanager des Buchungsstapels die Übertragung starten. Je nach Umfang des Buchungsstapels kann die Übertragung und die anschließende Verarbeitung durch DATEV länger dauern. Sie bekommen eine Menübenachrichtigung wenn die Verarbeitung durch DATEV abgeschlossen ist.
Buchungsdaten #
Die Buchungsdaten entstammen den Modulen Faktura und Kosten. Aus der Faktura sind dies die Belegtypen Rechnung, Korrekturrechnung, Storno, sowie Eingangsrechnung.
Bei Kosten gibt es die Möglichkeit, dass diese für sich selbst stehen, oder Teil einer Kostenabrechnung sind. Kostenabrechnungen können eine Reisekostenabrechnung oder aber auch eine Sammel-, Wochen- oder Monatsabrechnung sein. Kosten, die Teil einer Abrechnung sind, werden wie Rechnungspositionen behandelt: Belegbild und Belegnummer ergeben sich aus der Abrechnung.