Berichte mit KI analysieren

Ein Bericht liefert Zahlen. Die Frage, was diese Zahlen bedeuten, beantwortet er nicht – die stellt man sich selbst, meistens im Kopf, oft mit dem Excel-Export als Umweg. Die KI-Analyse verkürzt das: Sie liest die Auswertung und nennt, was auffällt.

So geht’s

Öffne den Bericht wie gewohnt und stell ihn so ein, wie du ihn brauchst – Zeitraum, Filter, Gruppierung.
Klick rechts oben auf das Drei-Punkte-Menü.
Wähl Mit KI analysieren – der Eintrag steht direkt unter Export (Bericht).

Das Ergebnis erscheint sofort im Dialog KI-Analyse über dem Bericht. Kein Export, kein zweites Werkzeug, kein Wechsel.

Der Bericht Fakturaanalyse mit geöffnetem Drei-Punkte-Menü rechts oben; es enthält die Einträge Mehrfachauswahl aktivieren, Drucken, Export (Bericht) und darunter hervorgehoben Mit KI analysieren — Das geöffnete Drei-Punkte-Menü des Berichts mit dem Eintrag „Mit KI analysieren" unter „Export (Bericht)"

Der Dialog KI-Analyse mit dem Ergebnis: eine Kurzbewertung der Fakturaanalyse, gegliedert in Gesamtbild, Auffälligkeiten als Aufzählung, Trend und Fragen zur weiteren Prüfung; unten die Schaltfläche Schließen — Der Dialog „KI-Analyse" mit dem Ergebnis – gegliedert in Gesamtbild, Auffälligkeiten, Trend und Fragen zur weiteren Prüfung

Die Analyse denkt im Bericht mit

Das ist der Punkt, der bei der ersten Benutzung überrascht: Die Analyse ist nicht dieselbe Funktion mit anderen Zahlen. Sie richtet sich danach, was für ein Bericht vor ihr liegt – und liefert bei einer Stundenaufstellung völlig andere Erkenntnisse als bei einer Fakturaanalyse.

Bericht	Woran die Analyse denkt
Stundenaufstellung	Wer hat wie viel gebucht, wo läuft es aus dem Ruder, welche Tätigkeiten fressen die Zeit, wo weicht Plan von Ist ab.
Fakturaanalyse	Wie verteilt sich der Umsatz, welche Kunden tragen ihn, wo bricht etwas weg, welche Positionen fallen auf.
Projektauswertung	Wo steht der Fortschritt gegen das Budget, welche Projekte kippen, wo ist der Deckungsbeitrag dünn.

Deshalb lohnt es sich, die Analyse auf verschiedenen Berichten auszuprobieren, statt sie einmal an einem zu testen und wieder zu vergessen. Und deshalb lohnt es sich, den Bericht vorher richtig einzustellen: Die Analyse sieht genau die Daten, die du gerade angezeigt bekommst – nicht mehr. Ein enger Filter gibt eine engere, aber schärfere Antwort.

Was du damit anfängst

Vor dem Monatsgespräch. Die auffälligen Punkte kennen, bevor jemand danach fragt.
Als zweites Paar Augen. Die KI sieht das Ding, das aus der Reihe fällt – auch das, nach dem du nicht gesucht hättest.
Als Startpunkt. Die Analyse nennt dir, wo es sich zu graben lohnt. Gegraben wird dann im Bericht.
Statt des Excel-Umwegs. Für „mal schnell gucken, ob was auffällt” braucht es keine Tabellenkalkulation mehr.

Die Grenzen

Die Analyse ist eine Interpretation, keine Berechnung. Sie kann eine Auffälligkeit betonen, die keine ist, oder eine übersehen. Was sie sagt, ist ein Hinweis – die Zahlen im Bericht sind die Wahrheit.

Sie liest nur, was da ist. Sie kennt weder eure Vorgeschichte noch den Grund, warum der Januar immer schwach ist. Wenn ein Wert wegen einer Abmachung von 2019 so aussieht, wie er aussieht, sieht sie eine Anomalie.

Sie formuliert jedes Mal neu. Zweimal dieselbe Analyse gibt zwei ähnliche, aber nicht wortgleiche Antworten. Für Zahlen, die exakt und wiederholbar sein müssen, gilt der Bericht – siehe Warum teamspace bei KI auf Regeln setzt.

Typische Fragen & Anforderungen

Du möchtest …	So geht’s
Eine schärfere Analyse	Den Bericht vorher enger filtern. Die Analyse sieht nur, was angezeigt wird.
Andere Erkenntnisse	Einen anderen Bericht nehmen – die Analyse richtet sich nach dessen Art.
Die Analyse weitergeben	Ergebnis herauskopieren. Sie ist Text; der Bericht bleibt die belastbare Quelle.
Wissen, worauf sie sich stützt	Auf die gerade angezeigten Berichtsdaten – begrenzt durch die maximale Eingabelänge (siehe KI anbinden).
Eine wiederkehrende Auswertung	Dafür ist ein Bericht das richtige Werkzeug, nicht die Analyse. Sie ist für den Blick, nicht für die Routine.
Frei formulierte Fragen an die Daten stellen	Das kann die Analyse nicht – dafür gibt es MCP.

Hinweise

Große Berichte können abgeschnitten werden. Die maximale Eingabelänge begrenzt, was an die KI geht. Bei sehr umfangreichen Auswertungen sieht die Analyse unter Umständen nicht alles – enger filtern hilft.
Es gehen nur die angezeigten Daten hinaus, und nur wenn du die Analyse aufrufst – siehe Ihre KI, Ihre Daten.
Die Analyse ändert nichts. Sie liest, schreibt aber nicht zurück.
Der Bericht bleibt maßgeblich. Widersprechen sich Analyse und Zahlen, gelten die Zahlen.