Prozess-Index · dritte Achse
Unternehmenssteuerung
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Die Unternehmenssteuerung in teamspace
Das ganze Unternehmen mit wenigen klaren Kennzahlen steuern – nicht durch Software, sondern in Schichten: von Ziel und Kernfrage über das Kennzahlen-Cockpit bis zur Modellierung im Werkzeug. Mit Reifegrad, Bestandsaufnahme und dem empfohlenen Weg durch teamspace.
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Kennzahlen & Messdaten
Kennzahlen für die Unternehmenssteuerung
Das Cockpit aus acht Größen entlang der drei Blickrichtungen Wachstum, Ertrag und Substanz – was sie aussagen, wie sie zusammenspielen und ob bzw. wie teamspace sie liefert.
Die wichtigsten Stationen
Der empfohlene Weg durch den Prozess – Schritt für Schritt.
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Cockpit verstehen
Controlling – Einführung
Was das Controlling-Modul auswertet, wo die Berichte sitzen und wie alle Berichte nach demselben Prinzip bedient werden.
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Vertrieb & Pipeline
Vertriebschancen auswerten
Die Pipeline lesen: die Liste der Vertriebschancen mit der Statistik der gefilterten Werte, die Analyse der Vertriebschancen nach Phase und CRM-Status sowie die CRM-Analyse im Zeitverlauf.
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Projekte & Marge
Projekte auswerten
Wo welche Projektkennzahlen stehen: Deckungsbeitrag und Soll-Ist am Einzelprojekt, Tätigkeits- und Aufwandsanalyse, Multiprojekt-Sichten – und wann das Modul Controlling übernimmt.
- 4
Finanzen & Forecast
Finanzberichte
Finanzanalyse, Fakturaanalyse, Fakturapositionen, Zukünftige Einnahmen, Nachkalkulation sowie Kostenanalyse und Kostenpositionen – was reinkommt und rausgeht.
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Mitarbeiter & Auslastung
Mitarbeiterberichte
Arbeitszeitanalyse, Arbeitstage und Kapazitätsanalyse sowie Mitarbeiterdaten, Mitarbeiteranalyse, Provisionen und Urlaub – Arbeitszeit, Auslastung und Beitrag der Mitarbeiter.
- 6
Bewerten mit der Ampel
Methoden des Projektcontrollings
Das Mental-Modell hinter den Zahlen: Soll-Ist-Vergleich, Earned-Value-Analyse, Ampelmethode, Meilensteintrendanalyse und Deckungsbeitrag – und wie teamspace sie umsetzt.
Alle Artikel zum Prozess (47)
Übungen zum Prozess
Einstieg & Konzepte
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Berechtigungen – Einführung
Was Berechtigungen in teamspace steuern, wo sie sitzen, dass Benutzergruppen sie tragen und auf welchen sechs Ebenen Rechte greifen.
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Controlling – Einführung
leadWas das Controlling-Modul auswertet, wo die Berichte sitzen und wie alle Berichte nach demselben Prinzip bedient werden.
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Qualitätsmanagement – Einführung
Wie Qualitätsmanagement in teamspace funktioniert: Prozesse dokumentieren, Dokumente aus Vorlagen erstellen, ein Konzept in einen Antrag überführen, Protokolle mit teamspace-Elementen füllen und alles schnell wiederfinden.
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Wie Berechtigungen zusammenwirken – die sechs Ebenen
Das Mental-Modell hinter teamspace-Berechtigungen: Hauptmenü, Detailmanager, Modul-Aktionsrechte, gruppenspezifische Rechte, globale Suche und Konfigurationsrechte – und warum eine Kachel keine Sperre ist.
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Berechtigungskonzept planen
Für Entscheider: wie viel Berechtigungssteuerung euer Unternehmen wirklich braucht, welche Leitlinien ein wartbares Konzept ausmachen und welche Sicherungen Pflicht sind.
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Projektrollen, Schutzklassen & Sachbearbeiterrechte
Neben den Gruppenrechten greifen Berechtigungen direkt an einzelnen Objekten: Projektrollen je Projekt, Schutzklassen an sensiblen Elementen und Dateiklassen – plus Sachbearbeiterrechte als bewusstes Schlupfloch.
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Agiles Arbeiten mit Kanban & Scrum
Wann sich Kanban und wann Scrum lohnt, was beide Methoden leisten und wie teamspace agiles Arbeiten im Team unterstützt.
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Kosten- und Leistungsrechnung (KLR)
Das Modell hinter Kostenart, Kostenstelle und Kostenträger – wie teamspace Kosten regelbasiert zuordnet und wo die Grenzen liegen.
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Methoden des Projektcontrollings
Das Mental-Modell hinter den Zahlen: Soll-Ist-Vergleich, Earned-Value-Analyse, Ampelmethode, Meilensteintrendanalyse und Deckungsbeitrag – und wie teamspace sie umsetzt.
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Dateiklassen und notwendige Dateien
Wie Dateiklassen Dokumente kategorisieren und schützen – und wie teamspace darüber prüft, welchem Kunden oder Projekt ein bestimmtes Dokument noch fehlt.
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Wie wir teamspace selbst nutzen
Ein Praxisbericht der 5 POINT AG: wie teamspace im echten Unternehmensalltag für Rechnungen, Projekte/Scrum, Support, Personalwesen und Vertrieb eingesetzt wird.
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Vorbereitende Lohnbuchhaltung & DATEV
Welche Daten teamspace für die Lohn- und Gehaltsabrechnung aufbereitet — Grundgehalt, Überstunden, Provisionen, Spesen und Verpflegungspauschalen — und wie sie per Excel oder DATEV an den Steuerberater wandern.
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Kapazitätsplanung verstehen
Strategische und operative Planung, Grob- und Feinplanung und das Vorgehen in drei Schritten – der gedankliche Rahmen hinter der Kapazitätsplanung.
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Kostensteuerung: Deckungsbeitrag, Weiterverrechnung & KLR
Warum jedes Kostenelement drei Konten trägt – und was das für Deckungsbeitrag, Kundenabrechnung, Mitarbeiterzufriedenheit und Controlling bedeutet.
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Projekte auswerten
Wo welche Projektkennzahlen stehen: Deckungsbeitrag und Soll-Ist am Einzelprojekt, Tätigkeits- und Aufwandsanalyse, Multiprojekt-Sichten – und wann das Modul Controlling übernimmt.
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Dokumentenlenkung verstehen: vom Konzept zum freigegebenen Dokument
Das Mental-Modell hinter dem QM in teamspace: der Dokument-Lebenszyklus von der Idee bis zur Abnahme, Vorlagen als Starthilfe und wie Versionen das Weiterentwickeln stützen.
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Qualitätsmanagement mit teamspace: Nutzen für Ihr Unternehmen
Für Entscheider: Wie das QM in teamspace die Dokumentenarbeit beschleunigt, Wissen sichert und Prozesse transparent macht – und wo seine Grenzen liegen.
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Rechtssichere Zeiterfassung – worauf es ankommt
Pflicht zur Arbeitszeiterfassung (EuGH/BAG), revisionssichere Dokumentation, GoBD-Modus und Schnittstellen zur Lohnbuchhaltung – ein Überblick für Entscheider.
How-tos
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Vertriebschancen auswerten
leadDie Pipeline lesen: die Liste der Vertriebschancen mit der Statistik der gefilterten Werte, die Analyse der Vertriebschancen nach Phase und CRM-Status sowie die CRM-Analyse im Zeitverlauf.
Module: CRM
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Organigramm & Abteilungen
Die Firmenstruktur als Abteilungen und Unter-Organisationen abbilden, Daten aus der Mutter-Organisation vererben und Mitarbeiter zeitabhängig einer Abteilung zuordnen.
Module: HR, CRM
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Kapazitäten auswerten
Die globalen Berichte Kapazitätsplanung, Meine Kapazitätsplanung und Mitarbeiterüberblick sowie der Reiter Kapazitätsanalyse einer einzelnen Kapazität.
Module: Projektmanagement
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Ein Dokument prüfen und freigeben lassen
Ein Dokument an einen Prüfprozess koppeln, Prüfer und Prüfungsart (Validierung oder Kenntnisnahme) wählen, freigeben lassen und den Status nachvollziehen.
Module: Qualitätsmanagement, Teamwork
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Dokumente strukturieren und wiederfinden
Damit QM-Dokumente nicht verschwinden: mit Verzeichnisstruktur, Dateiklassen, Metadaten und Suche jedes Dokument schnell wiederfinden.
Module: Qualitätsmanagement, Teamwork
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Protokolle & Statusberichte mit teamspace-Elementen
Projektprotokolle und Statusberichte aus Vorlagen erstellen und echte teamspace-Elemente wie offene Punkte und Arbeitspakete einbinden, statt sie abzutippen.
Module: Qualitätsmanagement, Teamwork
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Prozesse & Arbeitsanweisungen dokumentieren
QM-Dokumentation aufbauen: Prozessbeschreibungen und Arbeitsanweisungen im Wiki und über QM-Vorlagen erstellen, einheitlich halten und freigeben lassen.
Module: Qualitätsmanagement, Teamwork
Einrichten & verwalten
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Benutzergruppen anlegen und verwalten
Benutzergruppen sind das Herz des Berechtigungsmodells: Gruppe anlegen, Stammdaten pflegen, Rechte im Berechtigungen-Reiter setzen, Mitglieder zuordnen – und Rechte per Mehrfach-Aktion über viele Gruppen ändern.
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Gruppenspezifische Berechtigungen einrichten
Personenbezogene Rechte vergeben: autorisierter Vorgang, betroffene Gruppe und Ausnahmen – pro Benutzergruppe oder zentral im Tab Gruppenrechte. Inklusive Mitarbeiterwechsel und Schnellfiltern.
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Gruppenhierarchien, Vererbung & Benutzerrollen
Standorte und Abteilungen über übergeordnete Gruppen vererben, versteckte Sub-Gruppen als Benutzerrollen abbilden und Gruppen als Rollen statt als Personen-Bündel anlegen.
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Mandant-Admin & sich nicht aussperren
Warum du nur Rechte vergeben kannst, die du selbst hast – wann du dich damit aussperrst und wie der Mandant-Admin als Hintertür offen bleibt.
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CRM einrichten: Felder, Bewertungsmodelle und Vorgangstypen
Administration des CRM: ABC-Bewertungsmodelle für Kunden, Interessenten und Lieferanten einstellen, freie Felder und Standardfelder aktivieren, Vorgangstypen pflegen, Servicehinweis-Sichtbarkeit und dynamische Links konfigurieren.
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Löschfristen (DSGVO) einrichten und ausführen
Löschfristen anlegen, mit denen teamspace inaktive Kontakte zur Anonymisierung oder Löschung vorschlägt, die Vorschlagsliste prüfen und entscheiden, was anonymisiert wird und was erhalten bleibt.
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Dateien einrichten (Konfiguration)
Administration des Dateimanagements: Ablage-Pfade, Vorlagen-Verzeichnis, Versions- und Berechtigungs-Vorgaben sowie revisionssichere Archivierung (GoBD).
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HR-Berechtigungen & Datenschutz
Sensible HR-Daten absichern — Felder sichtbar schalten, Schutzklassen vergeben, Gruppen- und Vorgesetzten-Rechte für Urlaub und Krankheit setzen und Vertretungsregeln mit Rechtevererbung einrichten.
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Urlaub einrichten
Urlaubsarten und Sonderurlaub aktivieren, den Verfall des Vorjahresurlaubs setzen, Feiertagskalender anlegen und zuordnen, halbe Urlaubstage einschalten und festlegen, wer Urlaub genehmigen darf.
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Warnsystem einrichten
Warnmechanismen für Kapazitäten konfigurieren: Schwellwerte für Abweichungen zwischen Zeitbudget, Einsatzplan und gebuchten Zeiten, Prüfstatus und Prüfbericht.
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Kostentypen, Zuschläge & Belegvorlagen einrichten
Die Admin-Einrichtung des Kostenmoduls: Kostentypen mit ihren Schaltern, Belegvorlagen für Eingangsrechnungen, Zuschlagsregeln, Auszahlungssätze und KLR.
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Dokumentenlenkung einrichten
Administration des QM: QM-Vorlagen, Dateiklassen, Prüf- und Freigabeprozesse, Berechtigungen, Versions-Vorgaben und revisionssichere Archivierung aufsetzen.
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Zeitbuchungen festschreiben
Anwesenheits- und Projektzeiten gegen nachträgliche Änderungen sichern – manuell, zentral oder automatisch, mit Warnfristen.
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Zeiterfassung konfigurieren
Die Zeiterfassung einrichten: An-/Abwesenheitskategorien, Pausenregeln, Rubriken und Bereiche, Beschreibungspflicht und Bearbeitungsfristen.
Beteiligte Module
In diesem Prozess kommen folgende Module zum Einsatz: