Prozess-Index · dritte Achse
Unternehmenssteuerung
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Die Unternehmenssteuerung in teamspace
Das ganze Unternehmen mit wenigen klaren Kennzahlen steuern – nicht durch Software, sondern in Schichten: von Ziel und Kernfrage über das Kennzahlen-Cockpit bis zur Modellierung im Werkzeug. Mit Reifegrad, Bestandsaufnahme und dem empfohlenen Weg durch teamspace.
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Kennzahlen & Messdaten
Kennzahlen für die Unternehmenssteuerung
Das Cockpit aus acht Größen entlang der drei Blickrichtungen Wachstum, Ertrag und Substanz – was sie aussagen, wie sie zusammenspielen und ob bzw. wie teamspace sie liefert.
Die wichtigsten Stationen
Der empfohlene Weg durch den Prozess – Schritt für Schritt.
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Cockpit verstehen
Einführung ins Controlling
Was das Controlling-Modul auswertet, wo die Berichte sitzen und wie alle Berichte nach demselben Prinzip bedient werden.
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Vertrieb & Pipeline
Vertriebschancen auswerten
Die Pipeline lesen: die Liste der Vertriebschancen mit der Statistik der gefilterten Werte, die Analyse der Vertriebschancen nach Phase und CRM-Status sowie die CRM-Analyse im Zeitverlauf.
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Projekte & Marge
Projekte auswerten
Wo welche Projektkennzahlen stehen: Deckungsbeitrag und Soll-Ist am Einzelprojekt, Tätigkeits- und Aufwandsanalyse, Multiprojekt-Sichten – und wann das Modul Controlling übernimmt.
- 4
Finanzen & Forecast
Finanzberichte
Finanzanalyse, Fakturaanalyse, Fakturapositionen, Zukünftige Einnahmen, Nachkalkulation sowie Kostenanalyse und Kostenpositionen – was reinkommt und rausgeht.
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Mitarbeiter & Auslastung
Mitarbeiterberichte
Arbeitszeitanalyse, Arbeitstage und Kapazitätsanalyse sowie Mitarbeiterdaten, Mitarbeiteranalyse, Provisionen und Urlaub – Arbeitszeit, Auslastung und Beitrag der Mitarbeiter.
- 6
Bewerten mit der Ampel
Methoden des Projektcontrollings
Das Mental-Modell hinter den Zahlen: Soll-Ist-Vergleich, Earned-Value-Analyse, Ampelmethode, Meilensteintrendanalyse und Deckungsbeitrag – und wie teamspace sie umsetzt.
Alle Artikel zum Prozess (53)
Übungen zum Prozess
Einstieg & Konzepte
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Einführung in die Berechtigungen
Was Berechtigungen in teamspace steuern, wo sie sitzen, dass Benutzergruppen sie tragen und auf welchen sechs Ebenen Rechte greifen.
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Einführung ins Controlling
leadWas das Controlling-Modul auswertet, wo die Berichte sitzen und wie alle Berichte nach demselben Prinzip bedient werden.
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Einführung in die Kosten- und Leistungsrechnung
Was die KLR ist, warum Dienstleister sie anders brauchen als die Industrie und wie teamspace aus Zeiten, Kosten, Belegen und Buchungen Kostenstellen, Kostenträger und Deckungsbeiträge macht.
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Einführung ins Qualitätsmanagement
Wie Qualitätsmanagement in teamspace funktioniert: Prozesse dokumentieren, Dokumente aus Vorlagen erstellen, ein Konzept in einen Antrag überführen, Protokolle mit teamspace-Elementen füllen und alles schnell wiederfinden.
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Wie Berechtigungen zusammenwirken – die sechs Ebenen
Das Mental-Modell hinter teamspace-Berechtigungen: Hauptmenü, Detailmanager, Modul-Aktionsrechte, gruppenspezifische Rechte, globale Suche und Konfigurationsrechte – und warum eine Kachel keine Sperre ist.
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Berechtigungskonzept planen
Für Entscheider: wie viel Berechtigungssteuerung euer Unternehmen wirklich braucht, welche Leitlinien ein wartbares Konzept ausmachen und welche Sicherungen Pflicht sind.
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Projektrollen, Schutzklassen & Sachbearbeiterrechte
Neben den Gruppenrechten greifen Berechtigungen direkt an einzelnen Objekten: Projektrollen je Projekt, Schutzklassen an sensiblen Elementen und Dateiklassen – plus Sachbearbeiterrechte als bewusstes Schlupfloch.
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Agiles Arbeiten mit Kanban & Scrum
Wann sich Kanban und wann Scrum lohnt, was beide Methoden leisten und wie teamspace agiles Arbeiten im Team unterstützt.
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Methoden des Projektcontrollings
Das Mental-Modell hinter den Zahlen: Soll-Ist-Vergleich, Earned-Value-Analyse, Ampelmethode, Meilensteintrendanalyse und Deckungsbeitrag – und wie teamspace sie umsetzt.
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Dateiklassen und notwendige Dateien
Wie Dateiklassen Dokumente kategorisieren und schützen – und wie teamspace darüber prüft, welchem Kunden oder Projekt ein bestimmtes Dokument noch fehlt.
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Wie wir teamspace selbst nutzen
Ein Praxisbericht der 5 POINT AG: wie teamspace im echten Unternehmensalltag für Rechnungen, Projekte/Scrum, Support, Personalwesen und Vertrieb eingesetzt wird.
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Vorbereitende Lohnbuchhaltung & DATEV
Welche Daten teamspace für die Lohn- und Gehaltsabrechnung aufbereitet — Grundgehalt, Überstunden, Provisionen, Spesen und Verpflegungspauschalen — und wie sie per Excel oder DATEV an den Steuerberater wandern.
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Kapazitätsplanung verstehen
Strategische und operative Planung, Grob- und Feinplanung und das Vorgehen in drei Schritten – der gedankliche Rahmen hinter der Kapazitätsplanung.
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Deckungsbeitrag I und II je Projekt, Kunde und Bereich
Wie teamspace den Deckungsbeitrag I aus Zeiten, Kosten und Belegen berechnet, wie Umbuchungen und Umlagen daraus den DB II machen und wie du ihn je Projekt, Kunde und Bereich auswertest.
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Zwei Sichten, ein Ergebnis: der Grundsatz der KLR
Warum jede Buchung Kostenstelle und Kostenträger trägt, warum beide Summen immer das echte Ergebnis zeigen müssen und warum Kreuzbuchungen von der Kostenstelle auf den Kostenträger doppelt zählen.
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Kostensteuerung: Deckungsbeitrag, Weiterverrechnung & KLR
Warum jedes Kostenelement drei Konten trägt – und was das für Deckungsbeitrag, Kundenabrechnung, Mitarbeiterzufriedenheit und Controlling bedeutet.
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Projekte auswerten
Wo welche Projektkennzahlen stehen: Deckungsbeitrag und Soll-Ist am Einzelprojekt, Tätigkeits- und Aufwandsanalyse, Multiprojekt-Sichten – und wann das Modul Controlling übernimmt.
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Dokumentenlenkung verstehen: vom Konzept zum freigegebenen Dokument
Das Mental-Modell hinter dem QM in teamspace: der Dokument-Lebenszyklus von der Idee bis zur Abnahme, Vorlagen als Starthilfe und wie Versionen das Weiterentwickeln stützen.
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Qualitätsmanagement mit teamspace: Nutzen für Ihr Unternehmen
Für Entscheider: Wie das QM in teamspace die Dokumentenarbeit beschleunigt, Wissen sichert und Prozesse transparent macht – und wo seine Grenzen liegen.
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Rechtssichere Zeiterfassung – worauf es ankommt
Pflicht zur Arbeitszeiterfassung (EuGH/BAG), revisionssichere Dokumentation, GoBD-Modus und Schnittstellen zur Lohnbuchhaltung – ein Überblick für Entscheider.
How-tos
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Vertriebschancen auswerten
leadDie Pipeline lesen: die Liste der Vertriebschancen mit der Statistik der gefilterten Werte, die Analyse der Vertriebschancen nach Phase und CRM-Status sowie die CRM-Analyse im Zeitverlauf.
Module: CRM
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Organigramm & Abteilungen
Die Firmenstruktur als Abteilungen und Unter-Organisationen abbilden, Daten aus der Mutter-Organisation vererben und Mitarbeiter zeitabhängig einer Abteilung zuordnen.
Module: HR, CRM
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Kapazitäten auswerten
Die globalen Berichte Kapazitätsplanung, Meine Kapazitätsplanung und Mitarbeiterüberblick sowie der Reiter Kapazitätsanalyse einer einzelnen Kapazität.
Module: Projektmanagement
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Berichte mit KI analysieren
Aus einer Auswertung die wichtigsten Erkenntnisse ziehen – über den Eintrag Mit KI analysieren im Drei-Punkte-Menü, mit der vorbelegten oder einer eigenen Anweisung an die KI.
Module: Querschnitt
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KLR-Analyse auswerten
Die KLR-Analyse (früher „Interne Kostenanalyse“) zeigt Summen nach Kostenstelle, Kostenträger oder Kostenart mit DB1, Sekundärkosten und DB2 – gesamt und je Quartal. So vergleichst du Bereiche, prüfst beide Sichten und filterst Listen nach KLR-Feldern.
Module: Rechnungssoftware
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Plan erfassen und mit dem Ist vergleichen
Im Tab „Plan & Analyse“ planst du Erlöse und Kosten je Monat für jede Kostenstelle und jeden Kostenträger und vergleichst sie mit dem Ist – monatlich, kumuliert und als Abweichung.
Module: Rechnungssoftware
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Ein Dokument prüfen und freigeben lassen
Ein Dokument an einen Prüfprozess koppeln, Prüfer und Prüfungsart (Validierung oder Kenntnisnahme) wählen, freigeben lassen und den Status nachvollziehen.
Module: Qualitätsmanagement, Teamwork
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Dokumente strukturieren und wiederfinden
Damit QM-Dokumente nicht verschwinden: mit Verzeichnisstruktur, Dateiklassen, Metadaten und Suche jedes Dokument schnell wiederfinden.
Module: Qualitätsmanagement, Teamwork
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Protokolle & Statusberichte mit teamspace-Elementen
Projektprotokolle und Statusberichte aus Vorlagen erstellen und echte teamspace-Elemente wie offene Punkte und Arbeitspakete einbinden, statt sie abzutippen.
Module: Qualitätsmanagement, Teamwork
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Prozesse & Arbeitsanweisungen dokumentieren
QM-Dokumentation aufbauen: Prozessbeschreibungen und Arbeitsanweisungen im Wiki und über QM-Vorlagen erstellen, einheitlich halten und freigeben lassen.
Module: Qualitätsmanagement, Teamwork
Einrichten & verwalten
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Benutzergruppen anlegen und verwalten
Benutzergruppen sind das Herz des Berechtigungsmodells: Gruppe anlegen, Stammdaten pflegen, Rechte im Berechtigungen-Reiter setzen, Mitglieder zuordnen – und Rechte per Mehrfach-Aktion über viele Gruppen ändern.
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Gruppenspezifische Berechtigungen einrichten
Personenbezogene Rechte vergeben: autorisierter Vorgang, betroffene Gruppe und Ausnahmen – pro Benutzergruppe oder zentral im Tab Gruppenrechte. Inklusive Mitarbeiterwechsel und Schnellfiltern.
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Gruppenhierarchien, Vererbung & Benutzerrollen
Standorte und Abteilungen über übergeordnete Gruppen vererben, versteckte Sub-Gruppen als Benutzerrollen abbilden und Gruppen als Rollen statt als Personen-Bündel anlegen.
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Mandant-Admin & sich nicht aussperren
Warum du nur Rechte vergeben kannst, die du selbst hast – wann du dich damit aussperrst und wie der Mandant-Admin als Hintertür offen bleibt.
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CRM einrichten: Felder, Bewertungsmodelle und Vorgangstypen
Administration des CRM: ABC-Bewertungsmodelle für Kunden, Interessenten und Lieferanten einstellen, freie Felder und Standardfelder aktivieren, Vorgangstypen pflegen, Servicehinweis-Sichtbarkeit und dynamische Links konfigurieren.
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Löschfristen (DSGVO) einrichten und ausführen
Löschfristen anlegen, mit denen teamspace inaktive Kontakte zur Anonymisierung oder Löschung vorschlägt, die Vorschlagsliste prüfen und entscheiden, was anonymisiert wird und was erhalten bleibt.
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Dateien einrichten (Konfiguration)
Administration des Dateimanagements: Ablage-Pfade, Vorlagen-Verzeichnis, Versions- und Berechtigungs-Vorgaben sowie revisionssichere Archivierung (GoBD).
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HR-Berechtigungen & Datenschutz
Sensible HR-Daten absichern — Felder sichtbar schalten, Schutzklassen vergeben, Gruppen- und Vorgesetzten-Rechte für Urlaub und Krankheit setzen und Vertretungsregeln mit Rechtevererbung einrichten.
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Urlaub einrichten
Urlaubsarten und Sonderurlaub aktivieren, den Verfall des Vorjahresurlaubs setzen, Feiertagskalender anlegen und zuordnen, halbe Urlaubstage einschalten und festlegen, wer Urlaub genehmigen darf.
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Warnsystem einrichten
Warnmechanismen für Kapazitäten konfigurieren: Schwellwerte für Abweichungen zwischen Zeitbudget, Einsatzplan und gebuchten Zeiten, Prüfstatus und Prüfbericht.
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Umlageregel einrichten
Gemeinkosten automatisch verteilen: Im Tab „Umlageregel“ legst du fest, wann, wie und wohin eine Vorkostenstelle, ein Vorkostenträger oder eine Gehaltskostenstelle umgelegt wird – mit Stufenleiter, IT-Umlage nach Köpfen und Server-Pool.
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Kostentypen, Zuschläge & Belegvorlagen einrichten
Die Admin-Einrichtung des Kostenmoduls: Kostentypen mit ihren Schaltern, Belegvorlagen für Eingangsrechnungen, Zuschlagsregeln, Auszahlungssätze und KLR.
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Dokumentenlenkung einrichten
Administration des QM: QM-Vorlagen, Dateiklassen, Prüf- und Freigabeprozesse, Berechtigungen, Versions-Vorgaben und revisionssichere Archivierung aufsetzen.
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Zeitbuchungen festschreiben
Anwesenheits- und Projektzeiten gegen nachträgliche Änderungen sichern – manuell, zentral oder automatisch, mit Warnfristen.
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Zeiterfassung konfigurieren
Die Zeiterfassung einrichten: An-/Abwesenheitskategorien, Pausenregeln, Rubriken und Bereiche, Beschreibungspflicht und Bearbeitungsfristen.
Beteiligte Module
In diesem Prozess kommen folgende Module zum Einsatz: