Gruppenspezifische Berechtigungen einrichten

Je größer eine Firma, desto wichtiger werden gruppenspezifische Berechtigungen. Sie beantworten Personen-Fragen, die normale Rechte nicht abbilden: wer darf von wem die Zeiten sehen? wer beantragt Urlaub für die Aushilfen? wer sieht in der Kollegen-Liste oben rechts überhaupt wen? Du gibst einer Gruppe einen autorisierten Vorgang, sagst, auf welche betroffene Gruppe oder Person er sich bezieht, und legst optional Ausnahmen fest.

Zwei Wege zum gleichen Modell

Die gruppenspezifischen Berechtigungen erreichst du auf zwei Wegen, die auf dieselben Daten zeigen:

• Pro Benutzergruppe. Im Benutzergruppen-Modal, Reiter Berechtigungen, klappst du das Akkordeon Gruppenspezifische Berechtigungen auf. Du siehst alle Vorgänge, die diese Gruppe ausführen darf – und für welche Personen-Kreise.
• Zentral als Tab Gruppenrechte. In der Kategorie Benutzer & Rechte zeigt der Tab alle Regeln aller Gruppen nebeneinander, gruppiert nach autorisierter Gruppe (HR, Geschäftsleitung, Mitarbeiter, …).

Welcher Weg passt: Konfigurierst du eine neue Gruppe, arbeite im Benutzergruppen-Modal. Willst du nachvollziehen, wer aktuell welche Vorgänge ausführen darf, ist der zentrale Tab schneller – du siehst auf einen Blick, wie viel HR und Geschäftsleitung im Vergleich abdecken.

Drei Felder pro Recht

Jede gruppenspezifische Berechtigung besteht aus drei Feldern:

• Autorisierter Vorgang – was getan oder gesehen werden darf. Immer aus einer vorgegebenen Liste – du erfindest hier nichts, du wählst.
• Betroffene Gruppe oder Person – für wen das Recht gilt. Standard ist Alle. Du kannst eine oder mehrere konkrete Gruppen wählen (z. B. Mitarbeiter, Vertrieb) oder einzelne Personen ergänzen. Mehrfach-Werte addieren sich – das System sammelt alle, die du sehen/erfassen darfst.
• Ausnahmen – Personen, die aus der betroffenen Gruppe explizit abgezogen werden, obwohl sie darin sitzen.

Beispiel Sammeln & Abziehen: Volker Vorstand soll alle Kollegen in der Kollegen-Sichtbarkeit sehen, außer Pia Personal. Du setzt Kollegensichtbarkeit (Onlinestatus, Urlaub und Krankheit) mit betroffener Gruppe Alle und trägst Pia Personal unter Ausnahmen ein. Ergebnis: Volker sieht alle – nur Pia ist über die Ausnahme ausgenommen.

Vorgangs-Kategorien

Die Vorgänge decken im Wesentlichen vier Themen ab – die vollständige, nachschlagbare Liste steht im Katalog der gruppenspezifischen Vorgänge:

• Sichtbarkeiten: Kollegensichtbarkeit, Anwesenheitsdetails, Sichtbarkeit für Personalbereiche (HR), Telefonate von Kollegen, freie Kapazitäten, Arbeitsplatzplanung.
• Verantwortung: Teamverantwortlichkeit, Urlaubs-/Überstundenkontostand ansehen.
• Abläufe: Urlaub für Kollegen beantragen, Urlaubsantrag genehmigen, krank melden, Krankmeldung bescheinigen.
• Reisekosten: Reisekosten ansehen, bearbeiten, genehmigen, buchen.

Die meisten Vorgänge sind aus dem Wortlaut selbsterklärend – Krankmeldung bescheinigen macht genau das.

Eine neue Gruppenberechtigung anlegen

Im Tab Gruppenrechte legst du über den blauen +-Button rechts oben eine neue Regel an. Der Dialog Neue Gruppenberechtigung zeigt vier Felder:

1. Autorisierte Gruppe oder Person – Pflicht, Drop-down (Standard - Bitte wählen -). Wer bekommt das Recht? (z. B. HR)
2. Autorisierter Vorgang – Pflicht, Drop-down. Den Vorgang aus der Liste wählen.
3. Betroffene Gruppe oder Person – Chip-Feld mit +. Hinzufügen oder auf Alle lassen.
4. Ausnahmen – Chip-Feld mit +. Optional.

Mit Speichern bestätigen. Eine bestehende Zeile bearbeitest du per Klick darauf (typischerweise änderst du Betroffene Gruppe oder Person oder Ausnahmen); löschen geht über das Mülltonnen-Icon rechts in der Zeile.

Schnell-Filter in der Top-Level-Liste

Die Liste im Tab Gruppenrechte hat links in der Toolbar Schnell-Filter, die typische Such-Anlässe abkürzen: Urlaub, Krank, Meine Kollegen, Kosten und In den Benutzerzugang eines Kollegen wechseln. Praktisch für Fragen wie „wer darf Reisekosten von wem genehmigen?” oder die brisante Frage „wer kann sich in fremde Accounts einklinken?” – ein Klick zeigt nur die passenden Zeilen.

In den Benutzerzugang eines Kollegen wechseln

Ein besonders mächtiger Vorgang verdient eigene Aufmerksamkeit: In den Benutzerzugang eines Kollegen wechseln (Mitarbeiterwechsel). Wer das Recht hat, klinkt sich über den Mitarbeiterwechsel in die Session eines anderen Users ein und arbeitet ab dann mit dessen Rechten und Sichtbarkeiten.

Sinnvoll zum Prüfen einer Berechtigung: Du stellst eine neue Gruppe ein und willst sehen, ob das Hauptmenü beim Tester so aussieht wie geplant. Wechseln, schauen, zurückwechseln. Während der Wechsel aktiv ist, blendet teamspace unten in der Oberfläche einen Hinweis ein, dass du gerade in einer anderen Session arbeitest.

⚠ Vorsichtig vergeben. Wer den Wechsel hat, kann unter fremdem Account Aktionen ausführen – Mails verschicken, Belege freigeben, Vorgänge anlegen. In der Praxis trägt das Recht typischerweise eine kleine Gruppe (Administratoren, ggf. HR); beim Einrichten manchmal kurz die Geschäftsleitung, im Tagesbetrieb wieder weg.

Wie gruppenspezifische Rechte mit Modul-Rechten zusammenspielen

Eine Gruppenberechtigung allein reicht oft nicht. Damit ein HR-Mitarbeiter eine Krankmeldung wirklich bescheinigen kann, braucht er alle Bausteine zusammen:

• den Modul-Zugang zum HR-Bereich (Akkordeons Hauptmenü und Berechtigungen – siehe Benutzergruppen),
• die Gruppenberechtigung Krankmeldung bescheinigen mit der passenden betroffenen Gruppe,
• ggf. eine Schutzklasse, wenn die Krankmeldung als geschütztes Dokument abgelegt ist.

Fällt eines aus, kommt er nicht ran. Schlupflöcher und die Element-Ebene erklärt Projektrollen, Schutzklassen & Sachbearbeiterrechte.

Typische Fragen & Anforderungen

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