Prozess-Index · dritte Achse
Mitarbeiterprozess
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Der Mitarbeiterprozess in teamspace
Kapazität, Kompetenz und Motivation steuern – nicht durch Software, sondern in Schichten: von Ziel und Kernfrage über messbare Kennzahlen bis zur Modellierung im Werkzeug. Mit Reifegrad, Bestandsaufnahme und dem empfohlenen Weg durch teamspace.
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Kennzahlen & Messdaten
Kennzahlen für den Mitarbeiterprozess
Die wichtigsten Personalkennzahlen entlang der drei Dimensionen Kapazität, Kompetenz und Produktivität – was sie aussagen und ob bzw. wie teamspace sie liefert.
Die wichtigsten Stationen
Der empfohlene Weg durch den Prozess – Schritt für Schritt.
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Stammdaten & Skills
Mitarbeiter verwalten
Die Mitarbeiterliste, der Detailmanager und alle Reiter — Stammdaten, Aktivitäten, Mitarbeiter-Reiter, Benutzerkonto und Benutzergruppen. So pflegst du, wer im teamspace als Mitarbeiter geführt wird.
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Arbeitszeit & Verfügbarkeit
Vertragsdaten & Arbeitszeit pflegen
Der Vertragsdaten-Dialog im Detail — Wochenarbeitszeit, Arbeitstage, Urlaubsanspruch, Feiertagskalender, verplanbares Kontingent, halbe Arbeitstage, die drei Zeiterfassungs-Modi und die Überstundenregeln.
- 3
Einsatz & Staffing
Bearbeiter zuordnen – wer macht was?
Mitarbeiter und Gruppen über Projektrollen zuweisen, Zeitbudgets verteilen und mit Einsatzplanung, Auslastung und dynamischer Ressourcenplanung (DRP) den Überblick behalten.
- 4
Erfassen & freigeben
Einchecken und auschecken
Anwesenheitszeit per Klick erfassen: Arbeit beginnen, Pause machen, Arbeitstag beenden – im Browser, mobil oder am Terminal.
- 5
Auslastung auswerten
Mitarbeiterberichte
Arbeitszeitanalyse, Arbeitstage und Kapazitätsanalyse sowie Mitarbeiterdaten, Mitarbeiteranalyse, Provisionen und Urlaub – Arbeitszeit, Auslastung und Beitrag der Mitarbeiter.
- 6
Lohn & Entwicklung
Vorbereitende Lohnbuchhaltung & DATEV
Welche Daten teamspace für die Lohn- und Gehaltsabrechnung aufbereitet — Grundgehalt, Überstunden, Provisionen, Spesen und Verpflegungspauschalen — und wie sie per Excel oder DATEV an den Steuerberater wandern.
Alle Artikel zum Prozess (32)
Einstieg & Konzepte
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Personal & HR – Einführung
Was der HR-Bereich von teamspace leistet, was wo liegt und wie die Personaldaten mit Zeiterfassung, Kapazitätsplanung und Controlling zusammenhängen.
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Zeiterfassung – Einführung
Was die Zeiterfassung in teamspace leistet, wie Anwesenheitszeit und Projektzeit zusammenspielen und wofür du sie brauchst.
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HR-Bedienkonzepte: Mitarbeiterakte & Zeitscheiben
Die drei Datenschichten pro Person, der Mitarbeiter-Detailmanager, die Zeitleisten-Logik und wie teamspace sensible HR-Daten über Schutzklassen absichert.
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Recruiting & Onboarding
Wie teamspace die Personalgewinnung und den Einstieg neuer Mitarbeiter unterstützt — Bewerber-Boards pro Stelle, Bewerbermappen, vorbelegte Ticket-Kanäle und Onboarding-Projekte mit Wikis.
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Vorbereitende Lohnbuchhaltung & DATEV
Welche Daten teamspace für die Lohn- und Gehaltsabrechnung aufbereitet — Grundgehalt, Überstunden, Provisionen, Spesen und Verpflegungspauschalen — und wie sie per Excel oder DATEV an den Steuerberater wandern.
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Anwesenheitszeiten verstehen und bearbeiten
Wie teamspace Anwesenheitsblöcke bildet, was Kategorien und Arbeitszeitmodelle bedeuten und wie du Zeiten nachträglich korrigierst.
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Überstunden und Zuschläge
Wie das Arbeitszeitkonto Überstunden bildet, wie Zuschläge für Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit entstehen und wie Überstunden abgebaut werden.
How-tos
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Mitarbeiterberichte
Arbeitszeitanalyse, Arbeitstage und Kapazitätsanalyse sowie Mitarbeiterdaten, Mitarbeiteranalyse, Provisionen und Urlaub – Arbeitszeit, Auslastung und Beitrag der Mitarbeiter.
Module: HR, Zeiterfassung
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Arbeitsvertragsdaten & Gehalt anpassen
Eine Vertragsänderung sauber und nachvollziehbar durchführen — neue Zeitscheibe über das Plus, rückwirkende Neukalkulation, Urlaubsanspruch korrekt umrechnen, Gehalt anpassen und das Ganze als Dokument hinterlegen.
Module: HR
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Kompetenzen & Personalentwicklung
Das Profil eines Mitarbeiters pflegen — Kompetenzen mit Skala 0–9, Skill-Suche, Ausbildung und Berufserfahrung, dazu Mitarbeitergespräche und Schulungen dokumentieren.
Module: HR
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Krankmeldungen verwalten
Krankmeldungen digital erfassen — selbst krank melden, Kollegen krank melden, Bescheinigungen anhängen, Kategorien und Schutz einstellen und steuern, wer eine Krankmeldung sehen darf.
Module: HR, Zeiterfassung
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Mitarbeiter verwalten
Die Mitarbeiterliste, der Detailmanager und alle Reiter — Stammdaten, Aktivitäten, Mitarbeiter-Reiter, Benutzerkonto und Benutzergruppen. So pflegst du, wer im teamspace als Mitarbeiter geführt wird.
Module: HR
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Mitarbeiterabrechnung & Auszahlungen
Offene Auszahlungen an einen Mitarbeiter — Spesen, Verpflegungspauschalen, Überstunden, Provisionen — prüfen, freigeben und zu einer Mitarbeiterabrechnung bündeln. Plus Export an die Lohnbuchhaltung.
Module: HR, Rechnungssoftware
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Organigramm & Abteilungen
Die Firmenstruktur als Abteilungen und Unter-Organisationen abbilden, Daten aus der Mutter-Organisation vererben und Mitarbeiter zeitabhängig einer Abteilung zuordnen.
Module: HR, CRM
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Stundensätze, Gehälter & Entlohnung
Den internen Stundensatz, das Grundgehalt und Gehaltskomponenten wie Weihnachts- oder Urlaubsgeld pflegen — plus Vollzeitgehalt verstehen, Entlohnungsfelder freischalten und Gehaltsdaten in der Liste einsehen.
Module: HR
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Überstundenkonto: Anpassen & Auszahlen
Wie sich das Überstundenkonto automatisch füllt, wie du es manuell anpasst (Startwert, Änderung, Umbuchung), wie Mitarbeiter Überstunden abbauen und wie eine Überstundenauszahlung beantragt und geprüft wird.
Module: HR, Zeiterfassung
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Urlaub beantragen & genehmigen
Wie Mitarbeiter aus der Zeiterfassung Urlaub beantragen, wie Genehmiger entscheiden, wie Vertretungen greifen und wie jeder seinen eigenen Urlaubsstand einsieht.
Module: HR, Zeiterfassung
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Verpflegungspauschalen
Verpflegungspauschalen als eigenes Kostenelement — Vorlagen mit den korrekten Länder-Sätzen anlegen, die eingereichten Pauschalen prüfen und freigeben, Mahlzeiten-Abzüge (F/M/A) verstehen.
Module: HR, Rechnungssoftware
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Vertragsdaten & Arbeitszeit pflegen
Der Vertragsdaten-Dialog im Detail — Wochenarbeitszeit, Arbeitstage, Urlaubsanspruch, Feiertagskalender, verplanbares Kontingent, halbe Arbeitstage, die drei Zeiterfassungs-Modi und die Überstundenregeln.
Module: HR, Zeiterfassung
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Bearbeiter zuordnen – wer macht was?
Mitarbeiter und Gruppen über Projektrollen zuweisen, Zeitbudgets verteilen und mit Einsatzplanung, Auslastung und dynamischer Ressourcenplanung (DRP) den Überblick behalten.
Module: Projektmanagement
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Einchecken und auschecken
Anwesenheitszeit per Klick erfassen: Arbeit beginnen, Pause machen, Arbeitstag beenden – im Browser, mobil oder am Terminal.
Module: Zeiterfassung
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Urlaub und Krankheit erfassen
Urlaub beantragen und genehmigen, Krankmeldungen eintragen und verstehen, wie teamspace Urlaubstage bei Krankheit automatisch zurückgibt.
Module: Zeiterfassung, HR
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teamspace als App (PWA) installieren
teamspace als Progressive Web App auf PC, Tablet und Smartphone installieren – für schnelles Stempeln und mobiles Zeitbuchen.
Module: Zeiterfassung
Einrichten & verwalten
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Gruppenspezifische Berechtigungen einrichten
Personenbezogene Rechte vergeben: autorisierter Vorgang, betroffene Gruppe und Ausnahmen – pro Benutzergruppe oder zentral im Tab Gruppenrechte. Inklusive Mitarbeiterwechsel und Schnellfiltern.
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Kostensätze, Provisionen & Ad-hoc-Versand einrichten
Die drei Stellschrauben außerhalb des Controlling-Moduls: interner Kostensatz im HR-Portal, Provisionssätze je Kategorie und der automatische Ad-hoc-Versand.
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HR-Berechtigungen & Datenschutz
Sensible HR-Daten absichern — Felder sichtbar schalten, Schutzklassen vergeben, Gruppen- und Vorgesetzten-Rechte für Urlaub und Krankheit setzen und Vertretungsregeln mit Rechtevererbung einrichten.
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Urlaub einrichten
Urlaubsarten und Sonderurlaub aktivieren, den Verfall des Vorjahresurlaubs setzen, Feiertagskalender anlegen und zuordnen, halbe Urlaubstage einschalten und festlegen, wer Urlaub genehmigen darf.
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Zeiterfassung konfigurieren
Die Zeiterfassung einrichten: An-/Abwesenheitskategorien, Pausenregeln, Rubriken und Bereiche, Beschreibungspflicht und Bearbeitungsfristen.
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Zeitterminal einrichten
Ein Tablet, einen All-in-One-PC oder Smart-TV als Stempel-Terminal einrichten – mit Zugangsberechtigung, Terminal-Web-App und Kiosk-Modus.
Beteiligte Module
In diesem Prozess kommen folgende Module zum Einsatz: