Alarme & Erinnerungen

Alarme sind Erinnerungen, die teamspace zu einem festgelegten Zeitpunkt verschickt — als Popup, Benachrichtigung, interne Nachricht, SMS, E-Mail oder per Report. Zwei Sorten: Termin-Alarme hängen am einzelnen Termin und lösen relativ zu Beginn oder Ende aus. Allgemeine Alarme stehen für sich und lösen zu einem festen Zeitpunkt aus, ohne Termin-Bezug.

Termin-Alarme

Öffnest du einen Termin im Detailmanager, sitzt der Reiter Alarme ganz rechts in der Reiter-Reihe. Die Tabelle listet alle Alarme für den Termin mit Spalten Datum, Empfänger, Beschreibung. Solange kein Alarm gesetzt ist, steht hier Keine Daten gefunden. Bitte die Sucheinstellungen prüfen.

Über den Plus-Button mit Tooltip Neuer Alarm öffnet sich der Alarm-Dialog. Zwei Sektionen sind zu füllen:

Allgemein*:

Alarm für*: vorbelegt mit Kalendereintrag.
Kalendereintrag*: vorbelegt mit dem aktuellen Termin.
Senden als: Drop-down, standardmäßig Popup. Weitere Werte: Popup, Benachrichtigung, Interne Nachricht, SMS, E-Mail, Per Report.
Empfänger*: Chip-Feld. Standardmäßig der Termin-Besitzer; weitere Personen oder Gruppen wählst du dazu.
Beschreibung*: Freitext, der in der Benachrichtigung erscheint.

Zeitpunkt des Alarms*:

Datum*: Drop-down. Relativer Zeitpunkt (Standard) — Alarm löst eine festgelegte Zeit vor oder nach Termin-Beginn oder -Ende aus.
Zeit-Eingabe: etwa 0h 15 für 15 Minuten.
vor / nach: Drop-down — löst vor oder nach dem Referenzpunkt aus.
Beginn / Ende: Drop-down — Referenzpunkt ist Termin-Beginn oder Termin-Ende.

Beispiel: 0h 15 vor Beginn — erinnert 15 Minuten vor Termin-Beginn alle Empfänger als Popup. Footer-Buttons: Speichern, Abbrechen. Nach dem Speichern erscheint der Alarm in der Tabelle.

KAL-10Screenshot folgt

Alarm-Dialog mit den Sektionen „Allgemein" und „Zeitpunkt des Alarms" (relativer Zeitpunkt)

Sechs Zustellmethoden

Die sechs Werte des Drop-downs Senden als unterscheiden sich darin, wo der Empfänger den Alarm sieht:

Popup: öffnet sich in teamspace direkt vor dem Empfänger. Für aktive Nutzer am Arbeitsrechner.
Benachrichtigung: erscheint im Benachrichtigungs-Center der rechten Vertikal-Bar. Bleibt sichtbar, bis sie weggeklickt wird.
Interne Nachricht: als Eintrag im Nachrichten-Modul. Sinnvoll, wenn der Empfänger gerade nicht im Kalender ist.
SMS: geht an die Handy-Nummer im Mitarbeiter-Profil.
E-Mail: geht an die E-Mail-Adresse im Mitarbeiter-Profil.
Per Report: kommt in den Berichts-Versand des Empfängers — sinnvoll für Sammel-Erinnerungen.

ℹ Mehrere Zustellmethoden gleichzeitig brauchen mehrere Alarme. Willst du ein Popup und eine E-Mail zum selben Termin, legst du zwei Alarme an.

Allgemeine Alarme

Manche Erinnerungen hängen nicht an einem Termin: ein Anruf, der zu einer festen Zeit raus soll; eine Frist; eine Wartung, die jedes Quartal ansteht. Dafür gibt es die Sub-Seite Alarme im Modul Organizer.

Du erreichst sie über das Hauptmenü Organizer → Kachel Alarme. Die Liste zeigt alle Alarme mit Spalten Datum, Beschreibung (mit Empfänger-Zeile als Untertitel) und Aktiv. Pro Eintrag liegt links ein Glocken-Icon, rechts ein Aktiv-Toggle und drei Icons zum Löschen, Bearbeiten und für weitere Aktionen. Über den Umschalter oben wechselst du zwischen Listen- und Kachel-Ansicht.

KAL-11Screenshot folgt

Liste „Alarme" im Organizer mit Glocken-Icon und Aktiv-Toggle pro Eintrag

Allgemeinen Alarm anlegen

In der Alarme-Liste klickst du auf den Plus-Button. Der Dialog ist derselbe wie für Termin-Alarme, mit zwei Unterschieden:

Alarm für lässt sich nicht auf einen Termin setzen — es gibt keinen Termin-Bezug.
Zeitpunkt des Alarms kennt nur den festen Zeitpunkt — du wählst direkt Datum und Uhrzeit, nicht relativ zu einem Referenzpunkt.

Alles andere — Empfänger, Zustellmethode, Beschreibung — funktioniert wie beim Termin-Alarm. Mit dem Aktiv-Toggle schaltest du einen Alarm temporär aus, ohne ihn zu löschen.

Typische Fragen & Anforderungen

Du möchtest …	So geht’s
15 Minuten vor einem Termin erinnert werden	Im Termin Reiter `Alarme` → `Neuer Alarm`: `0h 15` `vor` `Beginn`.
Per E-Mail statt Popup erinnert werden	Im Alarm-Dialog `Senden als` auf `E-Mail` stellen.
Popup UND E-Mail	Zwei Alarme anlegen (eine Methode je Alarm).
Auch Kollegen erinnern	Im Feld `Empfänger` weitere Personen/Gruppen ergänzen.
Eine Erinnerung ohne Termin	`Organizer` → Kachel `Alarme` → Plus-Button (fester Zeitpunkt).
Eine Erinnerung pausieren	In der Alarme-Liste den Aktiv-Toggle ausschalten.
Per SMS erinnert werden	`Senden als` auf `SMS` — geht an die Handy-Nummer im Profil.