Ein Kalender, viele Sichten

Wer aus Outlook oder Exchange kommt, erwartet pro Person einen eigenen Kalender, den man sich gegenseitig freigibt. teamspace dreht das um: Es gibt einen Kalender fürs ganze Unternehmen, und was du siehst, regeln Berechtigungen und Filter. Dieser Unterschied erklärt fast alles, was im Kalender anders funktioniert — von Einladungen über doppelte Termine bis zur Synchronisation.

Exchange-Modell vs. teamspace-Modell

In Exchange ist ein Termin mit drei Personen drei Termine in drei Kalendern. Jede Kopie lebt für sich; wer den Kalender eines Kollegen sehen will, lässt ihn freigeben.

In teamspace ist derselbe Termin ein Datensatz mit drei Teilnehmern. Es gibt keine Kopien, nur eine Liste der Teilnehmer und eine Berechtigung. Daraus folgt:

• Einladen heißt Teilnehmer eintragen. Du verschickst keine Kopie — du hängst Personen an den einen Termin. Bei allen taucht derselbe Termin auf.
• Pflegen macht einer. Ändert sich Zeit oder Ort, ändert sich der eine Datensatz — alle sehen sofort den neuen Stand.
• Sehen regelt die Berechtigung, nicht die Kalender-Freigabe. Du gibst keinen Kalender frei, sondern entscheidest am einzelnen Termin, wer ihn sieht.

Berechtigung liegt am Termin

Weil es nur einen Kalender gibt, sitzt der Schutz am Termin selbst. Drei Modi (siehe Reiter Berechtigungen im Detailmanager):

• Uneingeschränkt: für jeden mit Kalender-Berechtigung sichtbar.
• Eingeschränkt: nur Teilnehmer bzw. Personen/Gruppen mit Lesen, Schreiben oder Voller Zugriff.
• Privat: nur der Besitzer; Kollegen sehen nur, dass die Zeit belegt ist.

Der Vorteil: Du kannst einen einzelnen vertraulichen Termin schützen, ohne deinen ganzen Kalender zuzuschließen — und umgekehrt offene Termine für alle sichtbar lassen, ohne sie einzeln freizugeben.

„Meine Termine” und „Überblick” sind nur Filter

Beide Kacheln zeigen denselben Kalender, nur anders gefiltert:

• Meine Termine filtert auf das, woran du als Teilnehmer hängst.
• Überblick zeigt zusätzlich die öffentlichen Termine der Kollegen und — auf Wunsch — Urlaub, Krankheit, Geburtstage, Projekte und Meilensteine.

Weil alle Sichten denselben Bestand abbilden, ist ein „Kollegen-Kalender” einfach ein gespeicherter Filter auf eine Person — kein freigegebener Fremd-Kalender. Wie du so eine Sicht als Lesezeichen ablegst, steht in Termine ansehen & filtern.

Warum doppelte Termine entstehen — und wie man sie vermeidet

Das Ein-Termin-Modell trifft bei der Synchronisation auf die Outlook-Welt, die jeden Termin als eigene Kopie kennt. Synchronisierst du deinen vollen Outlook-Kalender mit teamspace und ein Kollege tut das auch, hängt ein gemeinsamer Termin doppelt im System — einmal als nativer Outlook-Termin, einmal als teamspace-Termin.

Zwei Gegenmittel:

• Leerer Sync-Kalender: Lege in Outlook einen separaten, leeren Kalender nur für teamspace an. Native Outlook-Termine bleiben in deinem Standard-Kalender, teamspace-Termine im Sync-Kalender.
• Einer pflegt: Gemeinsame Termine trägt eine Person in teamspace ein; alle anderen sehen ihn automatisch als Teilnehmer.

Details in Synchronisation mit Outlook & Handy.

Was sich für dich im Alltag ändert

Hinweise

• Das Modell gilt auch für Termine aus anderen Modulen: Ein Termin am CRM-Kontakt, am Projekt oder am Ticket ist derselbe eine Termin — nur mit Zuordnung zum Datensatz.
• Frei als Verfügbarkeit blockiert keine Terminsuche: Der Termin steht im Kalender, signalisiert Kollegen aber keine Belegung. Nützlich für reine Erinnerungen.

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