Synchronisation mit Outlook & Handy

Synchronisierst du teamspace mit Outlook und Handy, taucht jeder Termin in allen drei Kalendern auf — egal, wo du ihn anlegst. Die Synchronisation läuft pro Mitarbeiter über persönliche Sync-Profile: ein Profil pro Gerät, mit eigener Auswahl, was synchronisiert wird. Für Outlook brauchst du das Zusatz-Tool teamSync für Outlook; das Handy bindest du per CalDAV ein. Empfehlung: ein leerer Outlook-Kalender pro Mitarbeiter und Geräte-Passwörter statt des persönlichen Login-Passworts.

Was ein Sync-Profil regelt

Das Sync-Profil entscheidet mehr als nur über Termine. Pro Profil legst du fest:

• Was wird synchronisiert? Termine, CRM-Adressen oder beides.
• In welche Richtung? Bidirektional ist der Standard — Änderungen am Endgerät landen in teamspace, Änderungen in teamspace landen am Endgerät.
• Welcher Zeitraum? Wie viele Tage rückwärts und vorwärts mitsynchronisiert werden.
• Welche Sub-Auswahl? Etwa nur Termine bestimmter Kategorien oder nur Adressen eines Filters.

Sinnvoll, weil du nicht alles überall brauchst: Outlook am Arbeitsrechner zieht oft alle Termine plus alle Adressen; auf dem Handy reichen die nächsten Tage und die wichtigsten Kontakte. Ein Sync-Profil lässt sich jederzeit deaktivieren, ohne es zu löschen — praktisch, wenn ein Handy verlorengeht: Du schaltest das Profil ab, der Zugriff vom Gerät ist weg, ohne dass du andere Profile berührst.

Berechtigung „Synchronisation”

⚙ Voraussetzungen:

• Berechtigung Synchronisation in deiner Benutzergruppe. Ist sie nicht gesetzt, fehlt der Tab Synchronisation in den persönlichen Einstellungen.
• Outlook-Lizenz mit installiertem Outlook (für Outlook-Sync).
• Handy mit CalDAV-fähigem Kalender-Programm (alle iOS- und Android-Geräte unterstützen es nativ).

Findest du den Tab Synchronisation nicht, prüfst du als Administrator in der Konfiguration unter Benutzer & Rechte → Benutzergruppen die zugehörige Gruppe. Such mit Strg+F nach „Synchronisation”, aktivier das Recht und speicher die Gruppe.

Sync-Profil anlegen

Sync-Profile pflegst du in den Persönlichen Einstellungen im Avatar-Menü oben rechts. Im Reiter Synchronisation siehst du deine bisherigen Profile und legst über den Plus-Button neue an. Der Anlage-Assistent fragt in mehreren Schritten:

1. Endgerät-Typ: Mobil (Handy oder Tablet per CalDAV) oder Computer (Outlook).
2. Was soll synchronisiert werden: Termine, Adressen, Richtung — beim Standard ist Termine bidirektional aktiv.
3. Zeitraum: Tage rückwärts und vorwärts. Auf dem Handy gerne kürzer.
4. Sub-Auswahl: zusätzliche Filter, etwa nur bestimmte Termin-Kategorien.

Am Ende zeigt teamspace die Verbindungsdaten an: Servername, Mandant, Benutzername, Passwort. Diese trägst du ins jeweilige Zusatz-Tool ein.

Outlook synchronisieren

Outlook bekommst du nicht direkt mit teamspace verbunden — du brauchst das Zusatz-Tool teamSync für Outlook, einen kleinen Hintergrund-Dienst, der zwischen Outlook und dem teamspace-Server vermittelt.

Schritt 1 — teamSync herunterladen

Auf der teamspace-Webseite findest du im Footer einen Downloads-Bereich. Lade teamSync für Outlook herunter und installiere das Programm wie eine normale Windows-Anwendung.

Schritt 2 — Verbindung einrichten

Beim ersten Start fragt das Tool nach:

• Servername: die Adresse, die in deinem Browser oben steht — etwa app1.teamspace.de.
• Mandant: den Mandanten-Namen aus deiner teamspace-Installation (im Browser-Fenster sichtbar oder beim Administrator erfragen).
• Benutzername und Passwort: dein teamspace-Login — besser ein Gerätepasswort (siehe unten).

Schritt 3 — Profil und Outlook-Kalender wählen

Im teamSync wählst du das in teamspace angelegte Sync-Profil. Außerdem fragt das Tool, mit welchem Outlook-Kalender es synchronisieren soll.

⚠ Empfehlung: leg in Outlook einen leeren, separaten Kalender für teamspace an und synchronisier mit diesem. Synchronisierst du deinen vollen Outlook-Kalender und ein Kollege tut das auch, hängen gemeinsame Termine doppelt im System — einmal als nativer Outlook-Termin, einmal als teamspace-Termin. Ein leerer Sync-Kalender hält die Quellen sauber; beide Kalender legst du in Outlook übereinander. Bei gemeinsamen Terminen pflegt einer den Termin in teamspace — die anderen sehen ihn automatisch als Teilnehmer.

Handy per CalDAV synchronisieren

Auf dem Handy brauchst du kein Zusatz-Tool — iOS und Android können CalDAV nativ. Du legst einen neuen Kalender-Account an und trägst die Verbindungsdaten ein, die teamspace im Sync-Profil anzeigt. Lege pro Handy ein eigenes Sync-Profil an — gerne mit kürzerem Zeitraum als am Arbeitsrechner.

• iPhone: Einstellungen → Kalender → Accounts → Account hinzufügen → Andere → CalDAV-Account hinzufügen.
• Android: der Weg variiert je nach Hersteller; viele Geräte brauchen die App DAVx⁵ oder ein vergleichbares Tool.

ℹ Pflege auf dem Handy keine doppelten Termine in mehreren Kalendern. Hast du die Wahl, leg neue Termine in teamspace an und lass sie aufs Handy synchronisieren — Termine mit Teilnehmern brauchen die teamspace-Logik (ein Termin, mehrere Teilnehmer), die das Handy nicht sauber abbildet.

Gerätepasswörter statt Login-Passwort

Statt deinen normalen teamspace-Login zu verwenden, legst du pro Gerät ein eigenes Gerätepasswort an. Vorteile:

• Verlierst du das Gerät, deaktivierst du nur das Gerätepasswort — dein Hauptpasswort bleibt unberührt.
• Im teamspace-Audit erkennst du, von welchem Gerät welche Aktion kam.
• Du musst dein Hauptpasswort nicht ändern, wenn du ein Sync-Tool neu konfigurierst.

Gerätepasswörter legst du in den Persönlichen Daten im Bereich Geräte an: Plus-Button, sprechenden Namen vergeben (etwa iPhone Dienst oder Outlook Büro), Speichern. teamspace zeigt einmalig Benutzername und Passwort an — das nimmst du ins Zusatz-Tool. Im selben Bereich siehst du alle aktiven Gerätepasswörter mit Toggle. Schaltest du eines aus, ist die Synchronisation über dieses Passwort sofort gesperrt.

⚠ Verwende nie dein echtes Login-Passwort im Sync-Tool — bei Geräteverlust wäre die Lücke groß.

Was geht in der Synchronisation, was nicht

Outlook und CalDAV sind klassische Kalender-Protokolle — sie kennen nicht jede teamspace-Besonderheit:

• Teilnehmer: kommen als Liste mit; der Zusage-Status zeigt sich im Endgerät als gesetzter oder offener Antwort-Hinweis.
• Berechtigungen: wirken weiter — was du in teamspace nicht sehen darfst, taucht im Sync-Kalender nicht auf.
• Verfügbarkeit: wird in die passenden Outlook-Werte übersetzt (Frei, Beschäftigt, Mit Vorbehalt, Abwesend).
• Microsoft-Teams-Meeting-Link: wird übernommen — du klickst aus dem Outlook- oder Handy-Termin direkt ins Meeting.
• Ressourcenplanungen: kommen nicht mit (kein klassischer Termin, sondern Kapazitäts-Datensatz).
• Serientermine: kommen als Serie; ändert sich eine Einzel-Instanz, fällt sie aus der Serie heraus (analog zu Outlook).

Stolperstellen

⚠ Doppelt synchronisierte Termine. Voller Outlook-Kalender bei mehreren Kollegen → gemeinsame Termine hängen doppelt. Lösung: leerer Sync-Kalender, oder nur einer synchronisiert den gemeinsamen Termin.

⚠ Login-Passwort im Sync-Tool. Bei Diebstahl groß. Lösung: immer Gerätepasswort.

⚠ Sync-Profil bleibt nach Gerätewechsel aktiv. Altes Gerätepasswort und altes Sync-Profil deaktivieren.

ℹ Bidirektionale Konflikte. Gleichzeitige Änderung auf zwei Geräten → der zuletzt eingegangene Stand gewinnt. Bei wichtigen Änderungen kurz warten, bis die Synchronisation durch ist.

Typische Fragen & Anforderungen

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