Mit dem Einplanungsassistenten arbeiten

Der Einplanungsassistent ist das Werkzeug für alles, was über einen einzelnen Eintrag hinausgeht. Mit ihm legst du Kapazitäts-Einträge an, löschst sie, fixierst Slots, verschiebst Planungen oder gleichst Überbuchungen aus – sechs Aktionen in einem Dialog. Der Assistent ist für eine tagesbasierte Planung ausgelegt.

Du öffnest ihn an mehreren Stellen: im Reiter Einsatzplan über die Aktionen-Sidebar, in der Listen-Sicht über die Plus-Aktion oder direkt aus einer einzelnen Kapazität. Je nach Ausgangspunkt sind einige Felder bereits vorbelegt.

Die vier Schritte des Dialogs

Der Dialog ist als Akkordeon aufgebaut; du arbeitest dich von oben nach unten durch:

• Allgemein – Pflichtfeld Kapazität: die Kapazität, in der die Aktion wirkt. Aus einer Kapazität heraus gestartet, ist das Feld bereits vorbelegt.
• Aktion – Was soll gemacht werden? – ein Drop-down mit den sechs Aktions-Modi (Neu, Löschen, Fixieren, Anpassen, Verschieben, Korrekturen).
• Team – Wer soll angepasst werden? – auf wen sich die Aktion bezieht. Wahl zwischen Alle (jeder Mitarbeiter im System, unabhängig vom Team der Kapazität) oder einzelnen Mitarbeitern.
• Zeit – Welche Tage sollen angepasst werden? – der Zeitraum und die Filterung. Standard ist Alle Tage; daneben gibt es Optionen wie Nur Krankheitstage (besonders nützlich beim Löschen). Über das Feld Tage schränkst du auf bestimmte Wochentage ein.

Unten schließt du mit Speichern ab, und die Aktion läuft über alle gewählten Mitarbeiter und Tage.

Neu – Stunden einplanen

Mit Neu planst du Stunden in den Einsatzplan ein. Die Verteilungs-Parameter legst du direkt fest: Ganztages- oder Halbtages-Planung, oder individuelle Werte über Zeit pro Tag, Auslastung oder Gesamtsumme an Stunden.

Die Verteilung regelt, wie die Stunden auf den Zeitraum gelegt werden:

• Früh starten – die Verplanung beginnt direkt zum Startdatum und läuft so lange, bis die gewünschte Stundenzahl erreicht ist.
• Spät starten – die Verplanung beginnt zum spätestmöglichen Zeitpunkt, sodass die Stundenzahl genau zum Enddatum erreicht wird.
• Gleich verteilt – die Stunden werden möglichst gleichmäßig auf den Zeitraum verteilt.

Die Option Begrenzung auf freie Kapazität rechnet Urlaubs-, Krankheits- und Feiertage automatisch heraus – die Planung überspringt diese Tage und legt die Stunden auf die verbleibenden.

Löschen – Einträge wegräumen

Mit Löschen räumst du bestehende Einträge weg. Der Mechanismus ist derselbe wie beim Anlegen, nur dass die Schritte Team und Zeit definieren, welche Einträge gelöscht werden. Der Zeit-Filter ist hier besonders wichtig: Mit Nur Krankheitstage löschst du gezielt die Slots, die auf einen Krankheitstag fallen, ohne den Rest zu verlieren.

Fixieren – Planung schützen

Mit Fixieren schützt du bestehende Planungen vor weiteren Änderungen. Fixierte Slots tragen in der Übersicht ein Schloss-Symbol und können nur von Mitarbeitern mit der Berechtigung Alle Elemente bearbeiten verschoben werden – die Einstellung findest du im Reiter Team jeder Kapazität (Spalte Berechtigung für Alle). Über denselben Assistenten hebst du die Fixierung auch wieder auf.

Anpassen – Tageswerte ändern

Mit Anpassen überschreibst du bestehende Planwerte oder addierst Zeitbudgets hinzu. Die Werte beziehen sich jeweils auf einen Tag – wählst du also „2 Stunden hinzufügen”, bekommt jeder Tag im Zeitraum 2 Stunden mehr. Nützlich, wenn ein Projekt sich verlängert und du nicht alles neu planen willst: Du legst 30 Minuten pro Tag obendrauf, die bisherige Verteilung bleibt erhalten.

Verschieben – Planung zeitlich schieben

Mit Verschieben schiebst du eine Verplanung um eine bestimmte Anzahl von Tagen. Du wählst:

• um wie viele Tage verschoben werden soll;
• ob dabei nur Arbeitstage zählen – bei Ja springt die Verschiebung über Wochenenden, bei Nein zählen sie mit.

Im Schritt Zeit legst du fest, welche Plandaten verschoben werden – etwa nur ein Teil des Zeitraums oder alle. So verschiebst du nicht versehentlich Slots, die stehen bleiben sollen.

Korrekturen – Plan und Ist angleichen

Der Korrekturmodus bietet zwei Anwendungen:

• Überbuchungen ausgleichen: Wenn Mitarbeiter an einzelnen Tagen mehr verplant sind als ihre vertragliche Arbeitszeit, verteilt der Assistent die Überbuchung automatisch auf die übrigen Tage im Zeitraum.
• Soll-Werte mit Ist-Werten überschreiben: Wenn vergangene Planungen für die Zukunft nicht mehr relevant sind und nur die tatsächlich gebuchten Zeiten zählen sollen, übernimmt der Assistent die Buchungen aus der Vergangenheit als neue Plan-Werte. Typisch am Quartalsende.

Wann der Assistent hilft – und wann nicht

Der Einplanungsassistent rechnet sich, sobald mehr als ein, zwei Einträge zu setzen sind. Wo er unschlagbar ist:

• Gleichmäßige Verteilung von 80 Stunden auf vier Wochen und drei Personen.
• Krankheitstage rausräumen, ohne die übrigen Slots zu berühren.
• Den kompletten Plan um zwei Wochen verschieben, nachdem sich das Projekt verzögert.
• Eine Reihe von Einträgen am Quartalsende fixieren, bevor neue Planung beginnt.

Fingerarbeit bleibt dagegen das Setzen eines Slots an genau einem Tag – das geht per direktem Klick im Einsatzplan schneller (siehe Einsatzplan pflegen).

Typische Fragen & Anforderungen

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