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Lernpfad: Schritt von

Geführte Übung: Kapazität einplanen

Lege Schritt für Schritt eine Kapazität an, besetze das Team und verteile 240 Stunden über vier Wochen auf zwei Mitarbeiter – mit Plausibilitätskontrolle und Plan-vs-Ist-Abgleich.

Voraussetzungen

  • Mitarbeiter-Konto mit Zugriff auf das Modul Projekte / Kapazitäten
  • Ein Projekt, das als Zielprojekt dient
  • Zwei Mitarbeiter, die du einplanen darfst

In dieser Übung planst du ein konkretes Szenario durch: Ein laufendes Projekt hat 240 geplante Stunden, die du über vier Wochen auf zwei Mitarbeiter (je 120 Stunden) verteilst. Am Ende kannst du eine Kapazität anlegen, das Team besetzen, mit dem Einplanungsassistenten verteilen und die Auslastung prüfen. Am besten machst du die Schritte direkt in teamspace mit.

🎯 Ziel. Eine vollständig eingeplante Kapazität, in der beide Mitarbeiter gleichmäßig ausgelastet sind – ohne Überbuchung, mit automatisch übersprungenen Abwesenheiten.

Schritt 1: Kapazität anlegen

  1. Öffne im Hauptmenü Projekte die Kachel Kapazitäten.
  2. Lege über die Aktionsbox mit Neu eine neue Kapazität an und nenne sie z. B. Projekt Phoenix – Umsetzung.
  3. Du landest im Detailmanager. Wechsle auf den Reiter Stammdaten und trage ein:
    • Manager (Pflicht): dich selbst oder den Projektverantwortlichen.
    • Start und Ende: ein Zeitraum von vier Wochen.
    • Zeitbudget: 240 Stunden.
    • Wahrscheinlichkeit: 100 % (der Auftrag steht bereits).
  4. Setze im Akkordeon Zielprojekt dein Projekt als Zielprojekt.

Mehr Details zu den Feldern: Kapazität anlegen und einrichten.

Schritt 2: Team besetzen

  1. Wechsle auf den Reiter Team und füge über Neues Teammitglied zwei Mitarbeiter hinzu.
  2. Gib jedem ein Zeitbudget von 120 Stunden.
  3. Kontrolliere die Σ-Zeile unten: Sie muss 240 ergeben – passend zum Stammdaten-Budget.

💡 Plausibilität. Stimmen Team-Summe und Stammdaten-Budget nicht überein, hast du dich vertippt oder eine Person vergessen. Die Σ-Zeile ist dein schnellster Kontrollblick.

Schritt 3: Stunden mit dem Assistenten verteilen

Statt 40 Tage einzeln zu klicken, nutzt du den Einplanungsassistenten:

  1. Wechsle auf den Reiter Einsatzplan und öffne in der Aktionen-Sidebar den Einplanungsassistent.
  2. Schritt Allgemein: Die Kapazität ist bereits vorbelegt.
  3. Schritt Aktion: Wähle Neu.
  4. Lege die Verteilung fest: Gesamtsumme an Stunden = 120 pro Person, Verteilung Gleich verteilt.
  5. Aktiviere Begrenzung auf freie Kapazität, damit Urlaub, Krankheit und Feiertage automatisch übersprungen werden.
  6. Schritt Team: Wähle die beiden Mitarbeiter (nicht Alle).
  7. Schritt Zeit: Lasse Alle Tage stehen, beschränke aber über das Feld Tage auf Werktage (Mo–Fr).
  8. Klick auf Speichern – der Assistent verteilt die Stunden gleichmäßig.
Einsatzplan einer Kapazität nach der Verteilung über den Einplanungsassistenten: mehrere Teammitglieder über die Kalenderwochen (KW14-KW18) mit Tages-Zellen befüllt
Der Einsatzplan nach der Verteilung über den Einplanungsassistenten – die Teammitglieder sind über die Wochen befüllt. (Beispiel-Kapazität; achte in deiner Übung darauf, dass die Auslastung je Person bei oder unter 100 % bleibt.)

Die ganze Mechanik des Assistenten steht in Mit dem Einplanungsassistenten arbeiten.

Schritt 4: Auslastung prüfen

  1. Schau im Einsatzplan rechts auf den Summen-Block: Verplant sollte je Person bei 120 liegen, die Auslastung unter oder bei 100 %.
  2. Steht eine Auslastung über 100 % an einem Tag, ist der Mitarbeiter überbucht (z. B. weil er parallel in einer anderen Kapazität liegt). Glätte das mit dem Assistenten, Aktion Korrekturen → Überbuchungen ausgleichen.
  3. Wirf zum Schluss einen Blick auf den globalen Bericht Kapazitätsplanung – dort siehst du beide Mitarbeiter im Kontext aller Kapazitäten (siehe Kapazitäten auswerten).

Geschafft

Du hast eine Kapazität angelegt, das Team budgetiert, 240 Stunden gleichmäßig verteilt und die Auslastung kontrolliert. Sobald die Mitarbeiter ihre Zeit buchen, vergleichst du Plan und Ist im Reiter Kapazitätsanalyse – und mit dem Warnsystem wirst du bei Abweichungen automatisch gewarnt.

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