Warnsystem einrichten

Das Warnsystem macht aus Abweichungen zwischen Plan und Ist einen lesbaren Prüfstatus pro Kapazität. Du aktivierst es zentral in der Konfiguration und liest die Ergebnisse anschließend in jeder Kapazität und in der Kapazitätenliste ab.

1. Warnmechanismen aktivieren

Den Weg findest du unter Konfiguration → Projekte → Einstellungen im Akkordeon Kapazitäten – Warnsystem (live geprüft 2026-06-22). Dort aktivierst du verschiedene Warnmechanismen über Schalter – jeder einzeln zuschaltbar. Live verfügbar sind u. a.:

Teamwerte zu Budget – Team-Zeitbudget gegen das Stammdaten-Budget.
Einsatzplan zu Budget – Einsatzplan gegen das Zeitbudget.
Prognose und Projektzeiten – gebuchte/prognostizierte Zeiten gegen den Plan.
Offenes Projektbudget – verbleibendes Budget.

Jeder Warnmechanismus lässt sich einzeln aktivieren – du schaltest nur die ein, die zu eurer Arbeitsweise passen.

Konfiguration Projekte Einstellungen, Akkordeon Kapazitäten - Warnsystem: Erlaubte Abweichungen mit dem Stufen-Balken Kritisch/Warnungen/Hinweis (Unterschreitungen) und Hinweis/Warnungen/Kritisch (Überschreitungen), darunter die Schalter Teamwerte zu Budget, Einsatzplan zu Budget, Prognose, Projektzeiten — Das Warnsystem in den Projekteinstellungen (`Konfiguration → Projekte → Einstellungen → Kapazitäten – Warnsystem`): „Erlaubte Abweichungen" mit den Stufen Hinweis/Warnung/Kritisch und die einzeln schaltbaren Warnmechanismen.

2. Schwellwerte festlegen

Für jeden Warnmechanismus legst du mehrere Schwellwerte fest, die bei einer Abweichung – positiv oder negativ – eine von drei Stufen auslösen:

Hinweis – kleine Abweichung, keine Aktion nötig, aber sichtbar.
Warnung – spürbare Abweichung, jemand sollte hinschauen.
Kritisch – ernste Abweichung, Handlung dringend.

Die Schwellen definierst du wahlweise als feste Stunden-Werte (z. B. >10 Stunden Abweichung) oder als Prozentsätze (z. B. >15 % Abweichung).

3. Pro Kapazität anpassen

Alle aktivierten Mechanismen siehst du anschließend in den Stammdaten jeder Kapazität im Akkordeon Kapazitäten – Warnsystem. Dort kannst du sie pro Kapazität anpassen oder deaktivieren – etwa wenn ein Projekt bewusst überbucht laufen soll.

Akkordeon Kapazitäten - Warnsystem in den Stammdaten einer Kapazität: Erlaubte Abweichungen mit Aktuelle Werte (Aktuell, Plan) und Berechnete Abweichungen, Stufen-Balken Hinweis/Warnungen/Kritisch für Unter- und Überschreitungen — Das Akkordeon „Kapazitäten – Warnsystem" in den Stammdaten einer Kapazität: hier passt du die „Erlaubten Abweichungen" pro Kapazität an oder deaktivierst Mechanismen.

Tritt eine Abweichung auf, erscheint sie an zwei Stellen: im Akkordeon Kapazitäten – Warnsystem der Kapazität und direkt im Einsatzplan, wo die Abweichung sitzt.

4. Prüfstatus und Prüfbericht lesen

Das Ergebnis aller Warnmechanismen zusammen läuft in den Prüfstatus ein – sichtbar in der Listen-Spalte Prüfstatus mit den Werten OK, Warnung, Fehler, Kritisch. Auf der linken Seite der Listen-Sicht filterst du danach und findest so schnell die Kapazitäten, die Aufmerksamkeit brauchen.

Weitere Details zu den einzelnen Auslösern stehen in der Spalte Prüfbericht, wo Hinweis-Texte und Warn-Begründungen auftauchen – etwa „Mitarbeiter X ist in Woche Y um 8 Stunden überbucht”.

Typische Fragen & Anforderungen

Du möchtest …	So geht’s
Gewarnt werden, wenn mehr verplant als budgetiert wird	Warnmechanismus „Einsatzplan weicht vom Zeitbudget ab” aktivieren.
Erkennen, wenn die Buchungen vom Plan abweichen	Warnmechanismus „gebuchte Zeiten weichen vom Einsatzplan ab” aktivieren.
Erst bei größeren Abweichungen alarmiert werden	Schwellwert höher setzen (feste Stunden oder Prozent) und Stufe `Warnung`/`Kritisch` zuordnen.
Eine Kapazität bewusst überbucht laufen lassen	Im Akkordeon `Kapazitäten – Warnsystem` der Kapazität den Mechanismus deaktivieren.
Schnell alle problematischen Kapazitäten finden	In der Liste über die Filterbox nach `Prüfstatus` (`Warnung`/`Kritisch`) filtern.
Den genauen Grund einer Warnung sehen	Spalte `Prüfbericht` der Kapazität öffnen.

Hinweise

Das Warnsystem rechnet Plan gegen Ist – aussagekräftige Warnungen setzen gebuchte Zeiten voraus (siehe Zeiterfassung – Einführung).
Die ausgelösten Probleme tauchen aggregiert auch im Bericht Kapazitätsplanung in der Spalte Probleme auf – siehe Kapazitäten auswerten.