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Hilfecenter

Bestellung aus dem Auftrag auslösen

Verkaufsartikel mit Bestellartikel verknüpfen, im Auftrag den Bestellschein erzeugen und den Rohertrag aus dem Einkaufspreis berechnen.

Video-Vorschau: Bestellungen auslösen

Bestellungen auslösen

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Voraussetzungen

  • Produktverwaltung ist aktiv (siehe Produktverwaltung – Einführung)
  • Die Lesezeichen „Bestell- und Vertragsmanagement" und „Eingangsrechnungen" sind im Modul Finanzen aktiv

Wenn du Artikel weiterverkaufst, die du selbst erst beim Lieferanten einkaufst, kann teamspace die Bestellung aus dem Auftrag heraus erzeugen. Im Verkaufsartikel hinterlegst du einmal, welcher Bestellartikel und welcher Lieferant dazugehören – sobald jemand den Verkaufsartikel in einen Auftrag setzt, meldet teamspace Bestellung erforderlich, und ein Klick legt den Bestellschein an. Auftrag und Bestellschein sind verknüpft, der Einkaufspreis fließt in den Rohertrag des Auftrags zurück.

Positions-Reiter eines Auftrags mit den Positionen „001 Lizenzkauf
Positions-Reiter im Auftrag: rotes Schild „Bestellung fehlt!" neben der Fremdlizenz-Position.

Voraussetzungen

Voraussetzungen: Im Modul Finanzen müssen die Lesezeichen Bestell- und Vertragsmanagement und Eingangsrechnungen aktiv sein, damit Bestellscheine angezeigt und die Eingangsrechnung später dazu gebucht werden kann. Ob die Produktverwaltung an ist, erkennst du an der Produktliste unter Finanzen (siehe Produktverwaltung – Einführung).

Schritt 1 – Verkaufsartikel und Bestellartikel anlegen

Du brauchst zwei Artikel: einen Verkaufsartikel für den Kunden und einen Bestellartikel für den Einkauf. Beide legst du in der Konfiguration unter Finanzen → Artikel an.

Volker verkauft SQL Server-Lizenzen, die er bei der Bürozubehör GmbH einkauft. Er legt an:

  • SQL Server als Verkaufsartikel: Artikelnummer 2060, Steuersatz 19 %, Abrechnungsart Nach Festpreis. In der Preisgestaltung: 120 € pro Stück. Das ist der Preis, den der Kunde zahlt.
  • SQL Einkauf als Bestellartikel: Artikelnummer 2070, Steuersatz 19 %, Abrechnungsart Nach Festpreis. In der Preisgestaltung: 60 € pro Stück als Schätzpreis fürs Einkaufen. Den genauen Preis trägt Volker später im Bestellschein ein.

Im Bestellartikel hinterlegt Volker in den Stammdaten den Lieferanten – die Bürozubehör GmbH. Damit muss er ihn beim Erzeugen einer Bestellung nicht jedes Mal angeben.

Hinweis: Wenn du Artikel über den Buchungsexport an die Buchhaltung weitergibst, lohnt es sich, im Artikel den Zweck auf Einkauf oder Verkauf festzulegen. Das spart die manuelle Konto-Zuweisung später. Für die Bestellungs-Mechanik selbst ist es nicht nötig.

Schritt 2 – Bestell-Schalter am Verkaufsartikel setzen

Im Verkaufsartikel öffnet Volker die Sektion Produktmanagement und macht zwei Dinge:

  1. Bestellung ist erforderlich – der Schalter, der die Workflow-Meldung anschaltet.
  2. Bestellartikel auswählen – SQL Einkauf. Damit weiß teamspace, was bestellt werden soll, sobald jemand den SQL Server verkauft.

Speichern. Ab jetzt löst jeder Auftrag mit diesem Verkaufsartikel die Bestell-Workflow-Hilfe aus.

Detailausschnitt der Sektion „Produktmanagement
Artikel-Detailmanager: Sektion „Produktmanagement" mit aktivem Schalter „Bestellung ist erforderlich" und dem Feld „Bestellartikel" („Fremlizenzbestellung").

Schritt 3 – Im Auftrag den Bestellschein erzeugen

Volker legt für Ingo einen Auftrag an, fügt eine Position mit SQL Server ein, Anzahl drei. Sobald er speichert, erscheint in der Positionszeile das rote Schild Bestellung erforderlich. (Das wird übrigens schon aus dem Angebot durchgereicht – spätestens beim Auftrag wird die Bestellung fällig.)

Über die Drei-Punkte-Aktion an der Position öffnet er den Dialog Bestellung erzeugen. Zwei Optionen:

  • Neue Bestellung: ein frischer Bestellschein für genau diese Position. Standard, wenn du nur diesen einen Verkauf bestellst.
  • Vorhandene Bestellung erweitern: wenn du beim selben Lieferanten gerade eine Sammel-Bestellung im Lauf hast (z. B. für fünf Kunden gleichzeitig), hängst du die neue Position dort dran. Die Sammel-Bestellung wächst, einzelne Verkäufe bleiben trotzdem zugeordnet.

Volker nimmt neue Bestellung, speichert. teamspace bestätigt das mit einer grünen Meldung, und in der Sektion Beziehungen taucht der neue Bestellschein gelb hervorgehoben auf. Den Rechnungsempfänger nimmt teamspace automatisch, weil der Lieferant schon im Bestellartikel steht. Auftrag und Bestellschein sind verknüpft.

Dialog „Bestellung erzeugen
Dialog „Bestellung erzeugen" aus der Drei-Punkte-Aktion an der Position – Erstellmodus „Neue Bestellung" oder „Bestellung erweitern".

Den Bestellschein bearbeiten

Klick auf den verknüpften Bestellschein öffnet ihn. Er trägt die Anschrift der Bürozubehör GmbH, die drei Stück SQL Einkauf, den Schätzpreis 60 €.

Volker ruft beim Lieferanten an – der gibt ihm den Server für 35 € pro Stück statt der geschätzten 60 €. Volker passt im Bestellschein den Einkaufspreis an, drückt Validieren (das schickt die Bestellung raus). Wenn die Eingangsrechnung später kommt, bucht er sie unter Eingangsrechnungen auf den Bestellschein.

Rohertrag berechnen

Wenn du Verkaufs- und Einkaufspreis hast, kann teamspace dir den Rohertrag pro Position ausweisen. Standardmäßig ist das aus – bei einer frisch ausgelösten Bestellung steht im Auftrag kein Einkaufspreis, und die Rohertragsberechnung ist aus.

Den Schalter findest du am Verkaufsartikel in der Sektion Provisionierbar & Rohertragsberechnung. Volker setzt:

  • Rohertragsberechnung an – gemäß Einkaufspreis. teamspace nimmt den Einkaufspreis aus dem Bestellschein.
  • Einkaufspreis synchronisieren – der Schalter, der den Bestell-Preis zurück in den Auftrag schreibt. Ohne ihn bleibt der Auftrag bei seinem Schätzwert; mit ihm folgt er dem realen Bestell-Preis.

Mit beiden Schaltern an sieht Volker im Auftrag jetzt: Verkauf 120 €, Einkauf 35 € – Rohertrag 85 € pro Stück. Den Rohertrag siehst du auch in übergeordneten Listen – in der Auftrags-Liste blendest du dafür eine Rohertrag-Spalte ein.

Positions-Detailmanager „Position – Abrechenbar
Positions-Detailmanager „Position – Abrechenbar": das Akkordeon „Provisionierbar & Rohertragsberechnung" mit dem aktiven Schalter „Provisionierbar", der Auswahl „Rohertragsberechnung" und dem Feld „Einkaufspreis pro Einheit".

Achtung: Ohne den Schalter Einkaufspreis synchronisieren laufen Bestellschein-Preis und Auftrags-Einkaufspreis auseinander. Wird der Lieferant teurer und du lässt das nicht in die Rohertrag-Rechnung einfließen, rechnet teamspace mit dem alten Schätzpreis weiter – und dein Rohertrag stimmt nicht mehr. Den Schalter setzt du einmal pro Verkaufsartikel und vergisst ihn dann.

Wenn der Workflow nicht greift

Drei häufige Stolperstellen, die das Schild Bestellung erforderlich ausbleiben lassen:

  • Schalter im falschen Artikel: Der Bestell-Schalter muss am Verkaufsartikel stehen, nicht am Bestellartikel. Wer am Bestellartikel selbst „Bestellung erforderlich” einträgt, löst nichts aus.
  • Modul Produktverwaltung aus: Ohne aktive Produktverwaltung gibt es die Sektion Produktmanagement am Artikel gar nicht. Einschalten unter Konfiguration → Allgemein → Module → Faktura → Produktverwaltung.
  • Bestellartikel nicht gewählt: Der Schalter Bestellung erforderlich ist gesetzt, aber das Feld für welchen Bestellartikel ist leer. Dann meldet teamspace die fehlende Bestellung gar nicht – es weiß ja nicht, was es bestellen soll.

Typische Fragen & Anforderungen

Du möchtest …So geht’s
Beim Verkauf an die Bestellung erinnert werdenAm Verkaufsartikel Bestellung erforderlich setzen und Bestellartikel wählen.
Den Lieferanten nicht jedes Mal eintippenLieferant in den Stammdaten des Bestellartikels hinterlegen.
Mehrere Verkäufe in einer Bestellung bündelnIm Dialog Bestellung erzeugen → Vorhandene Bestellung erweitern.
Den realen Einkaufspreis im Auftrag sehenEinkaufspreis synchronisieren am Verkaufsartikel aktivieren.
Den Rohertrag pro Position auswertenRohertragsberechnung → gemäß Einkaufspreis; Rohertrag-Spalte in der Auftrags-Liste einblenden.
Eine Bestellung ohne Auftrag anlegenIn Bestell- und Vertragsmanagement über Neuer Beleg → Typ: Bestellschein.

Wo Bestellscheine leben

Bestellscheine landen im Lesezeichen Bestell- und Vertragsmanagement in Finanzen. Der Bestellschein ist ein Belegtyp wie das Angebot oder die Rechnung. Willst du eine Bestellung direkt anlegen, ohne aus einem Auftrag zu starten, geht das über Neuer Beleg → Typ: Bestellschein aus dem Plus-Knopf in der Listen-Toolbar.

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