Prozess-Index · dritte Achse
Kostensteuerung
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Die Kostensteuerung in teamspace
Kosten und Marge im Griff behalten – nicht durch Software, sondern in Schichten: von Ziel und Kernfrage über messbare Kennzahlen bis zur Modellierung im Werkzeug. Mit Reifegrad, Bestandsaufnahme und dem empfohlenen Weg durch teamspace.
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Kennzahlen & Messdaten
Kennzahlen für die Kostensteuerung
Die wichtigsten Kostenkennzahlen entlang der drei Blickrichtungen Marge, Frühwarnung und Belege – was sie aussagen und ob bzw. wie teamspace sie liefert.
Die wichtigsten Stationen
Der empfohlene Weg durch den Prozess – Schritt für Schritt.
- 1
Kostenplan & Sätze
Kostensätze, Provisionen & Ad-hoc-Versand einrichten
Die drei Stellschrauben außerhalb des Controlling-Moduls: interner Kostensatz im HR-Portal, Provisionssätze je Kategorie und der automatische Ad-hoc-Versand.
- 2
Aufwand erfassen
Spesen & Material erfassen
Kostenbeleg, Kostenrechnung und Material anlegen – Schritt für Schritt, mit Zahlungsmethode, Brutto-/Netto-Logik und Verbindung zur Reise.
- 3
Prüfen & freigeben
Eingangsbelege: Bestellungen, Ausgaben & Eingangsbriefe
Bestellungen, Eingangsrechnungen und eingehende Briefe verwalten – inkl. Eingangsrechnung per E-Mail erzeugen, prüfen, freigeben und Zahlungsausgang buchen.
- 4
Soll-Ist
Projektberichte
Projektzeiten, Projektzeitanalyse und Projektanalyse – was an Projekten gearbeitet wurde und wie sie wirtschaftlich stehen.
- 5
Deckungsbeitrag & Ampel
Methoden des Projektcontrollings
Das Mental-Modell hinter den Zahlen: Soll-Ist-Vergleich, Earned-Value-Analyse, Ampelmethode, Meilensteintrendanalyse und Deckungsbeitrag – und wie teamspace sie umsetzt.
- 6
Forecast & gegensteuern
Finanzberichte
Finanzanalyse, Fakturaanalyse, Fakturapositionen, Zukünftige Einnahmen, Nachkalkulation sowie Kostenanalyse und Kostenpositionen – was reinkommt und rausgeht.
Alle Artikel zum Prozess (26)
Einstieg & Konzepte
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Controlling – Einführung
leadWas das Controlling-Modul auswertet, wo die Berichte sitzen und wie alle Berichte nach demselben Prinzip bedient werden.
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Kosten & Reisekosten – Einführung
Wie das Kostenmodul aufgebaut ist: einzelne Belege, drei Konten pro Kostenelement, Bündel für Reise und Monat – und wer erfasst, prüft und abrechnet.
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Kosten- und Leistungsrechnung (KLR)
Das Modell hinter Kostenart, Kostenstelle und Kostenträger – wie teamspace Kosten regelbasiert zuordnet und wo die Grenzen liegen.
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Kostenelemente verstehen: drei Konten & Lebenszyklus
Das Mental-Modell hinter jedem Kostenelement: drei Konten (Projekt, Kunde, Mitarbeiter), der Status-Lebenszyklus und der Aufbau des Detailmanagers.
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Kostensteuerung: Deckungsbeitrag, Weiterverrechnung & KLR
Warum jedes Kostenelement drei Konten trägt – und was das für Deckungsbeitrag, Kundenabrechnung, Mitarbeiterzufriedenheit und Controlling bedeutet.
How-tos
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Finanzberichte
leadFinanzanalyse, Fakturaanalyse, Fakturapositionen, Zukünftige Einnahmen, Nachkalkulation sowie Kostenanalyse und Kostenpositionen – was reinkommt und rausgeht.
Module: Rechnungssoftware
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Projektberichte
leadProjektzeiten, Projektzeitanalyse und Projektanalyse – was an Projekten gearbeitet wurde und wie sie wirtschaftlich stehen.
Module: Projektmanagement, Zeiterfassung
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Kosten an Kunden weiterverrechnen
leadDie vier Preisquellen (kostenelement, manuell, Preisliste, Auftrag), der Auftrag als Drehscheibe, Sammel-Töpfe und der Kostennachweis auf der Rechnung.
Module: Rechnungssoftware
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Spesen & Belege über die API anlegen
Belege wie Spesen, Eingangsrechnungen oder Kilometergeld über die API erzeugen – inklusive Belegart-ID ermitteln und der Logik hinter den Abrechenbar-Feldern.
Module: Rechnungssoftware
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Berichte bedienen, filtern und exportieren
Das gemeinsame Bedienkonzept aller Controlling-Berichte: Quickfilter, Filter-Modal, Aufteilen/Kumulieren/Zeige, Reporteinstellungen, Drill-Down, Export und Lesezeichen.
Module: Rechnungssoftware, Projektmanagement
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Mitarbeiterberichte
Arbeitszeitanalyse, Arbeitstage und Kapazitätsanalyse sowie Mitarbeiterdaten, Mitarbeiteranalyse, Provisionen und Urlaub – Arbeitszeit, Auslastung und Beitrag der Mitarbeiter.
Module: HR, Zeiterfassung
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Sonstige Berichte
Bereich/Rubrikanalyse als fünfdimensionale Pivot-Auswertung und der Ad-hoc-Bericht als automatischer E-Mail-Versand.
Module: Zeiterfassung, Querschnitt
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Ticketberichte
Ticketbericht und Ticketanalyse – alle Tickets in vier Ansichten auflisten und nach Bearbeiter, Kunde oder Projekt auswerten.
Module: Service Desk
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Eingangsbelege: Bestellungen, Ausgaben & Eingangsbriefe
Bestellungen, Eingangsrechnungen und eingehende Briefe verwalten – inkl. Eingangsrechnung per E-Mail erzeugen, prüfen, freigeben und Zahlungsausgang buchen.
Module: Rechnungssoftware
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Verpflegungspauschalen
Verpflegungspauschalen als eigenes Kostenelement — Vorlagen mit den korrekten Länder-Sätzen anlegen, die eingereichten Pauschalen prüfen und freigeben, Mahlzeiten-Abzüge (F/M/A) verstehen.
Module: HR, Rechnungssoftware
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Kostenelemente aus E-Rechnungen erzeugen
E-Rechnung als PDF rein, Werte automatisch raus: Kostenbeleg oder Kostenrechnung in einem Schritt erzeugen – inklusive Eingangsrechnungen-Liste und DATEV-Schnittstelle.
Module: Rechnungssoftware
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Reisekostenabrechnung erstellen
Eine Geschäftsreise abrechnen: Reise anlegen, Verpflegungssätze automatisch erzeugen, Belege bündeln, zur Prüfung freigeben und über die Mitarbeiterabrechnung erstatten.
Module: Rechnungssoftware
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Sammelabrechnung & Monatsabschluss
Das freie Bündel (Schuhkarton) und der Monatsabschluss: Belege ohne Reise-Bezug abrechnen, einen Monat schließen und automatisch Zuschläge erzeugen.
Module: Rechnungssoftware
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Spesen & Material erfassen
Kostenbeleg, Kostenrechnung und Material anlegen – Schritt für Schritt, mit Zahlungsmethode, Brutto-/Netto-Logik und Verbindung zur Reise.
Module: Rechnungssoftware
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Bestellung aus dem Auftrag auslösen
Verkaufsartikel mit Bestellartikel verknüpfen, im Auftrag den Bestellschein erzeugen und den Rohertrag aus dem Einkaufspreis berechnen.
Module: Rechnungssoftware
Einrichten & verwalten
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Kostensätze, Provisionen & Ad-hoc-Versand einrichten
Die drei Stellschrauben außerhalb des Controlling-Moduls: interner Kostensatz im HR-Portal, Provisionssätze je Kategorie und der automatische Ad-hoc-Versand.
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Kostentypen, Zuschläge & Belegvorlagen einrichten
Die Admin-Einrichtung des Kostenmoduls: Kostentypen mit ihren Schaltern, Belegvorlagen für Eingangsrechnungen, Zuschlagsregeln, Auszahlungssätze und KLR.
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Pauschalen automatisch über Regeln erzeugen
Regelbasierte Abrechnungspositionen: Anfahrtspauschale pro Vor-Ort-Tag, Reisepauschale per Zeitensammler und Hotel-Zuschuss ab sechs Stunden – aus gebuchten Zeiten automatisch erzeugt.
Beteiligte Module
In diesem Prozess kommen folgende Module zum Einsatz: