Prozess-Index · dritte Achse
Kostensteuerung
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Die Kostensteuerung in teamspace
Kosten und Marge im Griff behalten – nicht durch Software, sondern in Schichten: von Ziel und Kernfrage über messbare Kennzahlen bis zur Modellierung im Werkzeug. Mit Reifegrad, Bestandsaufnahme und dem empfohlenen Weg durch teamspace.
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Kennzahlen & Messdaten
Kennzahlen für die Kostensteuerung
Die wichtigsten Kostenkennzahlen entlang der drei Blickrichtungen Marge, Frühwarnung und Belege – was sie aussagen und ob bzw. wie teamspace sie liefert.
Die wichtigsten Stationen
Der empfohlene Weg durch den Prozess – Schritt für Schritt.
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Kostenplan & Sätze
Kostensätze, Provisionen & Ad-hoc-Versand einrichten
Die drei Stellschrauben außerhalb des Controlling-Moduls: interner Kostensatz im HR-Portal, Provisionssätze je Kategorie und der automatische Ad-hoc-Versand.
- 2
Aufwand erfassen
Spesen & Material erfassen
Kostenbeleg, Kostenrechnung und Material anlegen – Schritt für Schritt, mit Zahlungsmethode, Brutto-/Netto-Logik und Verbindung zur Reise.
- 3
Prüfen & freigeben
Eingangsbelege: Bestellungen, Ausgaben & Eingangsbriefe
Bestellungen, Eingangsrechnungen und eingehende Briefe verwalten – inkl. Eingangsrechnung per E-Mail erzeugen, prüfen, freigeben und Zahlungsausgang buchen.
- 4
Soll-Ist
Projektberichte
Projektzeiten, Projektzeitanalyse und Projektanalyse – was an Projekten gearbeitet wurde und wie sie wirtschaftlich stehen.
- 5
Deckungsbeitrag & Ampel
Methoden des Projektcontrollings
Das Mental-Modell hinter den Zahlen: Soll-Ist-Vergleich, Earned-Value-Analyse, Ampelmethode, Meilensteintrendanalyse und Deckungsbeitrag – und wie teamspace sie umsetzt.
- 6
Forecast & gegensteuern
Finanzberichte
Finanzanalyse, Fakturaanalyse, Fakturapositionen, Zukünftige Einnahmen, Nachkalkulation sowie Kostenanalyse und Kostenpositionen – was reinkommt und rausgeht.
Alle Artikel zum Prozess (43)
Übungen zum Prozess
Einstieg & Konzepte
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Einführung ins Controlling
leadWas das Controlling-Modul auswertet, wo die Berichte sitzen und wie alle Berichte nach demselben Prinzip bedient werden.
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Einführung in die Kosten- und Leistungsrechnung
Was die KLR ist, warum Dienstleister sie anders brauchen als die Industrie und wie teamspace aus Zeiten, Kosten, Belegen und Buchungen Kostenstellen, Kostenträger und Deckungsbeiträge macht.
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Einführung in Kosten & Reisekosten
Wie das Kostenmodul aufgebaut ist: einzelne Belege, drei Konten pro Kostenelement, Bündel für Reise und Monat – und wer erfasst, prüft und abrechnet.
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Deckungsbeitrag I und II je Projekt, Kunde und Bereich
Wie teamspace den Deckungsbeitrag I aus Zeiten, Kosten und Belegen berechnet, wie Umbuchungen und Umlagen daraus den DB II machen und wie du ihn je Projekt, Kunde und Bereich auswertest.
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Kosten, Aufwand, Ausgabe: KLR und Finanzbuchhaltung abgrenzen
Auszahlung, Ausgabe, Aufwand und Kosten an einem Firmenwagen erklärt – und warum die KLR mit Anderskosten und kalkulatorischen Kosten rechnet, die in der FIBU nicht vorkommen.
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Kostenstellen und Kostenträger: Typen und Aufbau
End-, Vor- und Gehaltskostenstellen, End- und Vorkostenträger, der Kostenstellenbaum, die Eigentümer-Kostenstelle und das Zielprojekt – welcher Typ wofür da ist und wohin er umlegen darf.
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Umbuchung, Umlage oder Korrektur? Der richtige Weg
Wann du einen Betrag im Original korrigierst, wann du umbuchst und wann eine Umlageregel die Arbeit macht – mit sieben typischen Praxisfällen und den Umlageverfahren Anbau und Stufenleiter.
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Zwei Sichten, ein Ergebnis: der Grundsatz der KLR
Warum jede Buchung Kostenstelle und Kostenträger trägt, warum beide Summen immer das echte Ergebnis zeigen müssen und warum Kreuzbuchungen von der Kostenstelle auf den Kostenträger doppelt zählen.
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Kostenelemente verstehen: drei Konten & Lebenszyklus
Das Mental-Modell hinter jedem Kostenelement: drei Konten (Projekt, Kunde, Mitarbeiter), der Status-Lebenszyklus und der Aufbau des Detailmanagers.
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Kostensteuerung: Deckungsbeitrag, Weiterverrechnung & KLR
Warum jedes Kostenelement drei Konten trägt – und was das für Deckungsbeitrag, Kundenabrechnung, Mitarbeiterzufriedenheit und Controlling bedeutet.
How-tos
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Finanzberichte
leadFinanzanalyse, Fakturaanalyse, Fakturapositionen, Zukünftige Einnahmen, Nachkalkulation sowie Kostenanalyse und Kostenpositionen – was reinkommt und rausgeht.
Module: Rechnungssoftware
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Projektberichte
leadProjektzeiten, Projektzeitanalyse und Projektanalyse – was an Projekten gearbeitet wurde und wie sie wirtschaftlich stehen.
Module: Projektmanagement, Zeiterfassung
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Kosten an Kunden weiterverrechnen
leadDie vier Preisquellen (kostenelement, manuell, Preisliste, Auftrag), der Auftrag als Drehscheibe, Sammel-Töpfe und der Kostennachweis auf der Rechnung.
Module: Rechnungssoftware
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Spesen & Belege über die API anlegen
Belege wie Spesen, Eingangsrechnungen oder Kilometergeld über die API erzeugen – inklusive Belegart-ID ermitteln und der Logik hinter den Abrechenbar-Feldern.
Module: Rechnungssoftware
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Berichte bedienen, filtern und exportieren
Das gemeinsame Bedienkonzept aller Controlling-Berichte: Quickfilter, Filter-Modal, Aufteilen/Kumulieren/Zeige, Reporteinstellungen, Drill-Down, Export und Lesezeichen.
Module: Rechnungssoftware, Projektmanagement
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Mitarbeiterberichte
Arbeitszeitanalyse, Arbeitstage und Kapazitätsanalyse sowie Mitarbeiterdaten, Mitarbeiteranalyse, Provisionen und Urlaub – Arbeitszeit, Auslastung und Beitrag der Mitarbeiter.
Module: HR, Zeiterfassung
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Sonstige Berichte
Bereich/Rubrikanalyse als fünfdimensionale Pivot-Auswertung und der Ad-hoc-Bericht als automatischer E-Mail-Versand.
Module: Zeiterfassung, Querschnitt
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Ticketberichte
Ticketbericht und Ticketanalyse – alle Tickets in vier Ansichten auflisten und nach Bearbeiter, Kunde oder Projekt auswerten.
Module: Service Desk
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Eingangsbelege: Bestellungen, Ausgaben & Eingangsbriefe
Bestellungen, Eingangsrechnungen und eingehende Briefe verwalten – inkl. Eingangsrechnung per E-Mail erzeugen, prüfen, freigeben und Zahlungsausgang buchen.
Module: Rechnungssoftware
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Verpflegungspauschalen
Verpflegungspauschalen als eigenes Kostenelement — Vorlagen mit den korrekten Länder-Sätzen anlegen, die eingereichten Pauschalen prüfen und freigeben, Mahlzeiten-Abzüge (F/M/A) verstehen.
Module: HR, Rechnungssoftware
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Kostenstellen, Kostenträger und Kostenarten im Detailmanager
Die Listen und Kacheln im Menü Finanzen, die Tabs Übersicht, Stammdaten, Bewegungen, Umlageregel, Plan & Analyse, Projekte und Abteilung – so liest du, was auf einer Kostenstelle oder einem Kostenträger passiert.
Module: Rechnungssoftware
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KLR-Analyse auswerten
Die KLR-Analyse (früher „Interne Kostenanalyse“) zeigt Summen nach Kostenstelle, Kostenträger oder Kostenart mit DB1, Sekundärkosten und DB2 – gesamt und je Quartal. So vergleichst du Bereiche, prüfst beide Sichten und filterst Listen nach KLR-Feldern.
Module: Rechnungssoftware
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KLR-Felder beim Erfassen prüfen und überschreiben
Der Abschnitt „Kosten-/Leistungsrechnung“ in Projektzeit, Kostenbeleg, Belegposition und Allgemeiner Buchung: woher der Regelwert kommt, wann du ihn überschreibst und wie „Zurücksetzen“ funktioniert.
Module: Rechnungssoftware, Zeiterfassung
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Plan erfassen und mit dem Ist vergleichen
Im Tab „Plan & Analyse“ planst du Erlöse und Kosten je Monat für jede Kostenstelle und jeden Kostenträger und vergleichst sie mit dem Ist – monatlich, kumuliert und als Abweichung.
Module: Rechnungssoftware
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Betrag umbuchen
Einen einzelnen Betrag von einer Kostenstelle auf eine andere oder von einem Kostenträger auf einen anderen umbuchen – mit Kostenart für Quelle und Ziel, Beschreibung und den Praxisfällen Reise für zwei Kunden und Margenanteil.
Module: Rechnungssoftware
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Kostenelemente aus E-Rechnungen erzeugen
E-Rechnung als PDF rein, Werte automatisch raus: Kostenbeleg oder Kostenrechnung in einem Schritt erzeugen – inklusive Eingangsrechnungen-Liste und DATEV-Schnittstelle.
Module: Rechnungssoftware
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Reisekostenabrechnung erstellen
Eine Geschäftsreise abrechnen: Reise anlegen, Verpflegungssätze automatisch erzeugen, Belege bündeln, zur Prüfung freigeben und über die Mitarbeiterabrechnung erstatten.
Module: Rechnungssoftware
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Sammelabrechnung & Monatsabschluss
Das freie Bündel (Schuhkarton) und der Monatsabschluss: Belege ohne Reise-Bezug abrechnen, einen Monat schließen und automatisch Zuschläge erzeugen.
Module: Rechnungssoftware
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Spesen & Material erfassen
Kostenbeleg, Kostenrechnung und Material anlegen – Schritt für Schritt, mit Zahlungsmethode, Brutto-/Netto-Logik und Verbindung zur Reise.
Module: Rechnungssoftware
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Bestellung aus dem Auftrag auslösen
Verkaufsartikel mit Bestellartikel verknüpfen, im Auftrag den Bestellschein erzeugen und den Rohertrag aus dem Einkaufspreis berechnen.
Module: Rechnungssoftware
Einrichten & verwalten
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Kostensätze, Provisionen & Ad-hoc-Versand einrichten
Die drei Stellschrauben außerhalb des Controlling-Moduls: interner Kostensatz im HR-Portal, Provisionssätze je Kategorie und der automatische Ad-hoc-Versand.
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Personalkosten über die Gehaltskostenstelle verrechnen
Mit der Gehaltskostenstelle sieht die Abteilung das echte Gehalt, die Projekte tragen Stunden plus Restanteil, und der Rest zeigt Urlaub, Krankheit und Leerlauf – Einrichtung Schritt für Schritt mit Beispiel.
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Berechtigungen für die KLR
Die Rechte im Akkordeon „Kosten-/Leistungsrechnung“: Sachbearbeiter KLR, Anzeigen, Bearbeiten, Umbuchen und Umlegen, Details, KLR-Elemente setzen und ausblenden – mit den Optionen je Objektart und Beispielrollen.
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KLR einrichten: Kostenarten, Kostenstellen und Kostenträger anlegen
Die Grundeinrichtung der KLR in sieben Schritten: Einstellungen und Kreuzbuchungs-Schalter, Kostenarten, Kostenstellenbaum, Kostenträger, Feld-Sichtbarkeit, Regeln und Rechte.
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Regeln für Standardwerte festlegen
Wie teamspace Kostenart, Kostenstelle und Kostenträger beim Erfassen per Regel vorbelegt: die Reihenfolge der Quellen je Bereich (Projektzeiten, Kosten, Position, Buchungen) und wo Mitarbeiter, Projekt, Kunde, Rubrik, Kostentyp und Artikel ihre Werte hergeben.
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Umlageregel einrichten
Gemeinkosten automatisch verteilen: Im Tab „Umlageregel“ legst du fest, wann, wie und wohin eine Vorkostenstelle, ein Vorkostenträger oder eine Gehaltskostenstelle umgelegt wird – mit Stufenleiter, IT-Umlage nach Köpfen und Server-Pool.
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Kostentypen, Zuschläge & Belegvorlagen einrichten
Die Admin-Einrichtung des Kostenmoduls: Kostentypen mit ihren Schaltern, Belegvorlagen für Eingangsrechnungen, Zuschlagsregeln, Auszahlungssätze und KLR.
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Pauschalen automatisch über Regeln erzeugen
Regelbasierte Abrechnungspositionen: Anfahrtspauschale pro Vor-Ort-Tag, Reisepauschale per Zeitensammler und Hotel-Zuschuss ab sechs Stunden – aus gebuchten Zeiten automatisch erzeugt.
Beteiligte Module
In diesem Prozess kommen folgende Module zum Einsatz: