Eingangsbelege: Bestellungen, Ausgaben & Eingangsbriefe

Eingangsbelege sind alles, was ins Haus kommt – Bestellungen bei deinen Lieferanten, Ausgaben-Rechnungen, eingehende Briefe. Du legst sie im Belegüberblick an oder lässt sie aus einer eingehenden E-Mail erzeugen. teamspace trennt drei Typen, damit Buchhaltung und Vertrieb sauber laufen.

Drei Typen

Bestellungen – das Pendant zu deinen Aufträgen, nur andersrum: die verbindliche Order beim Lieferanten. Trägt Positionen, Vertrags- und Lieferinformationen.
Ausgaben – das Pendant zu deinen Rechnungen: die Eingangsrechnungen, die du bezahlen musst. Belegnummer und Betrag vom Lieferanten; der Zahlungsausgang wird hier gebucht.
Eingangsbriefe – eingehende Dokumente, die du digital ablegen willst (Schreiben, Bescheide, Mitteilungen).

Belegüberblick unter Finanzen mit geöffnetem Dialog „Einstellungen und Filter — Belegüberblick mit dem Dialog „Einstellungen und Filter": der Typ-Filter (Eingangsrechnung, Brief, Eingangsbrief, Bestellschein) und links die Status-Schnellfilter.

Eingangsrechnung per E-Mail

Der schnellste Weg führt über die eingehende E-Mail. Hängt eine Rechnung am Anhang, klickst du den Anhang an und wählst Eingangsrechnung erzeugen. teamspace liest die wichtigsten Felder aus und schlägt Lieferant und Kontakt vor – und legt beide an, wenn sie noch nicht im System sind.

Erkennt das System eine E-Rechnung (ZUGFeRD oder XRechnung), wird der Anhang mit einem Barcode-Symbol markiert. Das System zieht die Daten direkt aus dem strukturierten XML – ohne Tippen oder Texterkennung. Im Reiter Belegdaten siehst du die ausgelesenen Felder, im Reiter Vorschau die menschenlesbare PDF-Version. Mehr zum Empfang in E-Rechnung einrichten und nutzen.

Prüfung, Freigabe, Zahlung

Eine Eingangsrechnung kannst du wie einen ausgehenden Beleg in einen Freigabe-Workflow legen: Der Empfänger reicht sie zur Prüfung ein, der Besteller oder Vorgesetzte gibt sie frei (Einrichtung in Belegvorlagen, Freigaben & Provisionen).

Ist die Rechnung freigegeben, buchst du den Zahlungsausgang über Zahlungsausgang buchen in den Aktionen. Schickt der Lieferant einen GiroCode mit, erkennst du ihn aus der Vorschau, scannst ihn mit der Banking-App und markierst die Rechnung anschließend als bezahlt.

Bestellungen

Eine Bestellung legst du über den +-Button im Belegüberblick an – Typ Bestellung, Lieferant aus dem CRM, Positionen aus dem Artikelstamm. Sie läuft denselben Lebenszyklus wie ein Auftrag (Entwurf → validiert → archiviert), rechnet aber nicht ab – sie hält fest, was du wofür wann bestellt hast. Kommt die zugehörige Eingangsrechnung an, verknüpfst du sie über die Beziehungen-Ansicht mit der Bestellung.

Eingangsbriefe

Eingangsbriefe sind die offene Ablage – alles, was kein Bestell-Beleg und keine Rechnung ist. Du legst sie an wie andere Belege, lädst das PDF in den Reiter Dateien und ordnest den Brief einem Kontakt oder einer Organisation zu.

Typische Fragen & Anforderungen

Du möchtest …	So geht’s
Eine PDF-/E-Rechnung aus der Mail übernehmen	Anhang anklicken → `Eingangsrechnung erzeugen`.
Eine Eingangsrechnung freigeben lassen	Freigabe-Workflow am Belegtyp – siehe Belegvorlagen, Freigaben & Provisionen.
Eine Eingangsrechnung bezahlen	`Zahlungsausgang buchen`; GiroCode aus der Vorschau scannen.
Bestellung und Eingangsrechnung verknüpfen	`Beziehungen`-Ansicht am Beleg.
Ein eingegangenes Schreiben ablegen	Typ `Eingangsbrief`, PDF in `Dateien`.

ℹ Überschneidung mit „Kosten & Reisekosten”. Spesen, Material und Reisekosten, die du an Kunden weiterberechnest, laufen über das Thema Kosten & Reisekosten. Eingangsbelege hier sind der reine Belegfluss in der Faktura.