Wartungspositionen für Verkaufsartikel erzeugen

Eine Wartungsposition ist die wiederkehrende Gebühr, die zu einem Verkauf dazugehört – Update-Berechtigung bei einer Lizenz, Service-Pauschale bei einem Gerät. Damit sie nicht aus Versehen im Auftrag fehlt, hinterlegst du am Verkaufsartikel einmal, welche Wartungsposition dazugehört. Sobald jemand den Verkaufsartikel in einen Auftrag setzt, meldet teamspace Wartung fehlt – ein Klick erzeugt die Position mit Preis, Anzahl und Verknüpfung zur Kaufposition.

Voraussetzungen

Voraussetzungen: Die Produktverwaltung muss aktiv sein (siehe Produktverwaltung – Einführung). Du brauchst zwei Artikel – den Kaufartikel (z. B. eine Lizenz) und den Wartungsartikel als Zeitdauerposition.

Schritt 1 – Kauflizenz und Wartungsgebühr anlegen

Beide Artikel sitzen in der Konfiguration unter Finanzen → Artikel.

Volker verkauft eine Software-Kauflizenz, dazu fällt monatlich eine Wartungsgebühr an. Er legt an:

• Kauflizenz – Artikelnummer 2040, Steuersatz 19 %, Abrechnungsart Nach Festpreis. In der Preisgestaltung: 380 € pro Stück. Das ist der einmalige Verkaufspreis. (Optional ordnet er den Artikel unter Lizenzen ein.)
• Wartungsgebühr – Artikelnummer 2050, Steuersatz 19 %. Die Abrechnungsart ist Zeitdauerposition, weil die Gebühr periodisch (monatlich oder jährlich) anfällt. Beim Anlegen wählt Volker pro Monat, Preis 50 € pro Monat pro Stück.

Hinweis: Der Unterschied Nach Festpreis vs. Zeitdauerposition macht den Wartungs-Charakter. Eine Festpreis-Position rechnet einmalig ab, eine Zeitdauer-Position monatlich oder jährlich. Legst du den Wartungsartikel als Festpreis an, rechnet er nur einmal ab – und der Kunde bekommt keine Folge-Rechnung.

Schritt 2 – Wartungs-Schalter an der Kauflizenz setzen

Volker öffnet die Kauflizenz und geht in die Sektion Produktmanagement. Drei Einstellungen:

1. Wartungartikel ist erforderlich – der Schalter, der die Workflow-Meldung anschaltet.
2. Wartungsartikel auswählen – Wartungsgebühr. teamspace weiß damit, welcher Artikel beim Wartung fehlt-Klick erzeugt werden soll.
3. Prozent-Preis (optional) – soll die Wartung als prozentualer Anteil des Verkaufspreises gerechnet werden, trägst du z. B. 15 % ein. Sonst nimmt teamspace den Preis aus dem Wartungsartikel selbst (Volkers 50 € pro Monat).

Speichern. Jeder neue Auftrag mit Kauflizenz löst ab jetzt die Workflow-Hilfe aus.

Schritt 3 – Im Auftrag die Wartungsposition erzeugen

Volker legt einen Auftrag für Ingo Interessent an, fügt eine Position mit Kauflizenz ein, Anzahl drei. Speichern. Sofort erscheint in der Positionszeile das rote Schild Wartung fehlt.

Über die Drei-Punkte-Aktion an der Position öffnet er den Dialog zum Erzeugen der Wartungsposition (optional kann er einen eigenen Namen vergeben). teamspace nimmt automatisch die richtige Anzahl (drei) und den hinterlegten Preis (50 € pro Monat) und legt die Wartungsposition an. Sie steht jetzt direkt unter der Kauflizenz im selben Auftrag.

Beide Positionen sind miteinander verknüpft. Verschiebst du die Wartungsposition später als Referenz in einen anderen Auftrag – z. B. in den großen Wartungsvertrag –, bleibt die Verknüpfung zur Kauflizenz bestehen. Das ist auch der Anschluss-Punkt: erst die Wartungsposition hier erzeugen, dann in den Wartungsvertrag schieben.

Was teamspace beim Erzeugen mitnimmt

Bei einem Klick auf Wartungsposition erzeugen setzt teamspace:

• Anzahl – gleiche Stückzahl wie die Kauflizenz. Drei Lizenzen → drei Stück Wartungsgebühr.
• Preis – aus dem Wartungsartikel oder dem Prozent-Preis am Verkaufsartikel. Hat Volker 15 % eingetragen, ergibt sich der Preis automatisch aus den 380 € der Kauflizenz.
• Verknüpfung – die Wartungsposition kennt die Kauflizenz als Ursprung. Auch beim späteren Verschieben bleibt die Verknüpfung erhalten.
• Abrechnungs-Mechanik – die Wartungsposition ist eine Zeitdauerposition und rechnet entsprechend der Vertragsdaten des Auftrags periodisch ab.

Wenn der Workflow nicht greift

Drei Stolperstellen, die das Wartung fehlt-Schild ausbleiben lassen:

• Schalter im falschen Artikel: Der Schalter Wartungartikel ist erforderlich muss am Verkaufs-Artikel (Kauflizenz) stehen, nicht am Wartungsartikel selbst.
• Wartungsartikel nicht gewählt: Schalter ist gesetzt, aber das Feld für welcher Wartungsartikel ist leer. teamspace meldet nichts, weil es nicht weiß, was es erzeugen soll.
• Wartungsartikel als Festpreis statt Zeitdauer: Der Workflow legt die Position an, aber sie rechnet nur einmal ab. Bei jährlicher Wartung wird daraus eine einmalige Rechnung, nicht der Dauer-Vertrag, den du wolltest.

Der typische Anschluss-Workflow

In der Praxis kombiniert Volker drei Mechaniken hintereinander, wenn ein Kunde eine neue Lizenz mit Wartung kauft:

1. Auftrag mit Kauflizenz anlegen – der eigentliche Verkauf.
2. Wartungsposition erzeugen – über die Drei-Punkte-Aktion, wie oben. Beide Positionen stehen jetzt im Verkaufs-Auftrag.
3. Wartungsposition in den Wartungsvertrag schieben – über Position als Referenz. Die Kauflizenz rechnet einmal ab, die Wartungsposition läuft im periodisch abrechnenden Wartungsvertrag mit.

Die drei Schritte machen aus einem einmaligen Verkauf einen sauberen Kauf-plus-Wartungs-Workflow, ohne dass jemand zwei Aufträge parallel im Kopf halten muss.

Typische Fragen & Anforderungen

Hinweis: Wer den Wartungs-Workflow oft nutzt, denkt früh über die Vertragsdaten des Wartungsvertrags nach. Wie wiederkehrende Abrechnung funktioniert, steht in Wiederkehrende Rechnungen und Wartungsgebühr & Kontingent.

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