Position als Referenz in anderen Auftrag verschieben

Du hast eine Auftragsposition, die eigentlich nicht im aktuellen Auftrag verrechnet werden soll, sondern in einem anderen – z. B. einem dauerhaften Wartungsvertrag. Statt die Position zu löschen und neu anzulegen, verschiebst du sie als Referenz. Sie bleibt sichtbar im Ursprungsauftrag, wird aber im Ziel-Auftrag verrechnet. Beide Seiten kennen den Verweis. Der Ursprungsauftrag bleibt gültig, die Wartungsposition läuft im richtigen Vertrag.

Wofür der Mechanismus gedacht ist

Wenn du Dienstleistungsverträge mit langer Laufzeit hast, kommen über die Jahre neue Positionen dazu. Den Erweiterungs-Auftrag schickt dir der Kunde mit drei neuen Wartungspositionen – du willst die nicht im Erweiterungs-Auftrag abrechnen, sondern im großen Wartungsvertrag, wo schon zwölf Positionen sitzen.

Andersherum: Du schreibst ein neues Angebot mit Lizenz plus Wartung. Sobald der Kunde beauftragt, sollen Wartungsposition und Lizenz in den Wartungsvertrag wandern, der monatlich abrechnet – der ursprüngliche Auftrag schickt nur einmal die Kauflizenz raus.

Die Position-als-Referenz-Mechanik macht beides: Eine Position kann in zwei Aufträgen sichtbar sein, wird aber nur in einem verrechnet.

Voraussetzung – Standardwartungsvertrag aktivieren

teamspace bietet die Funktion automatisch an, wenn ein Kunde einen Standardwartungsvertrag hinterlegt hat. Das Feld dazu schaltest du im CRM ein:

Konfiguration → CRM → Einstellungen → Organisationen → Sichtbarkeit der Felder → (Suche „Wartung") → Standard Wartungsvertrag → Sichtbar

Du kannst zusätzlich aktivieren, dass der Wartungsvertrag im Servicehinweis am Kunden angezeigt wird.

Voraussetzungen: Das Feld Standardwartungsvertrag muss aktiv sein, damit du an einem Kunden überhaupt einen Wartungsvertrag eintragen kannst. Ohne dieses Feld erkennt teamspace beim Verschieben nicht, welcher Auftrag der „Standard-Ziel-Auftrag” ist.

Den Wartungsvertrag anlegen

Bevor du eine Position als Referenz verschiebst, brauchst du einen Auftrag, der als Wartungsvertrag dient – das ist ein normaler Auftrag, der in der Kunden-Verknüpfung als Standardwartungsvertrag markiert ist:

1. Neuen Auftrag erstellen – Finanzen → Bestell- und Vertragsmanagement → Neuer Beleg → Typ Auftragsbestätigung. Name z. B. Wartungsvertrag Ingo.
2. Eine Start-Position einsetzen – eine monatliche Lizenz oder andere wiederkehrende Position (z. B. L1, zwei Stück, Startdatum). Damit wird der Auftrag zu einem echten Vertrag mit Inhalt.
3. Auftrag validieren – über Auftragsbestätigung erstellen. Aus dem Entwurf wird ein gültiger Auftrag.
4. Am Kunden eintragen – Organisation öffnen, im Feld Standardwartungsvertrag den neuen Auftrag auswählen. Damit weiß teamspace: Bei diesem Kunden ist das der Sammel-Auftrag für Wartungspositionen.

Hinweis: Den Abrechnungsmodus (z. B. Regeln für monatliche Abrechnung) setzt du in den Vertragsdaten des Auftrags. Wie er funktioniert, liest du in Wiederkehrende Rechnungen.

Position als Referenz verschieben

Jetzt der eigentliche Schritt. Du bist in einem Auftrag mit mehreren Positionen – sagen wir, einem neuen Auftrag mit einer monatlichen Lizenz und einer Einmalkauf-Lizenz. Die monatliche soll in den Wartungsvertrag, die Einmalkauf bleibt im Auftrag.

1. Position öffnen – im Reiter Positionen über das Drei-Punkte-Menü der monatlichen Lizenz die Aktion Position in anderen Auftrag verschieben wählen.
2. Ziel-Auftrag wählen – teamspace belegt das Feld Standard Wartungsvertrag automatisch mit dem am Kunden hinterlegten Vertrag. Du kannst auch jeden anderen Auftrag wählen; das System schränkt nicht ein.
3. Bestätigen – speichern.

Was passiert: Die Position bleibt im Ursprungsauftrag stehen, wird dort aber grau dargestellt und als Referenz markiert. teamspace verrechnet sie ab jetzt nur noch im Ziel-Auftrag.

Was du an der referenzierten Position siehst

Im Ursprungsauftrag bleibt die Position in der Liste – der Auftrag bleibt damit „vollständig” und gültig. Sie ist visuell grau und trägt einen Hinweis, dass sie als Referenz in einem anderen Auftrag verrechnet wird.

Im Ziel-Auftrag (z. B. dem Wartungsvertrag) taucht dieselbe Position auf. Sie zeigt dort, dass sie aus einem anderen Auftrag stammt – mit einem Hinweis auf den Ursprungsauftrag. Verrechnung, Abrechnungslauf und Zeitbuchung laufen am Ziel-Auftrag.

Achtung: Lösch die Original-Position nicht aus dem Ursprungsauftrag. Sie ist die Quelle der Referenz; löschst du sie, verschwindet auch die Verknüpfung im Ziel-Auftrag. Brauchst du eine Position nicht mehr, deaktiviere die Referenz und überleg, ob du beide Seiten wirklich aufheben willst.

Wann das in deinem Alltag auftaucht

Drei typische Fälle:

• Erweiterungs-Auftrag in Sammel-Wartungsvertrag: Der Kunde erweitert seinen Lizenz-Bestand. Im Erweiterungs-Angebot stehen Kauflizenz und Wartungsposition. Die Wartungsposition verschiebst du in den Wartungsvertrag, die Kauflizenz bleibt im Erweiterungs-Auftrag – saubere Trennung von Einmal-Verkauf und Dauer-Verrechnung.
• Schlankes Angebot, großer Auftrag im Hintergrund: Du schickst ein Angebot mit fünf Positionen, der Wartungsvertrag im Hintergrund hat zehn Positionen mehr. Nach der Beauftragung schiebst du die fünf Positionen in den großen Wartungsvertrag. Das Angebot bleibt übersichtlich, der Wartungsvertrag wächst.
• Mehrere Verträge pro Kunde: Ein Kunde hat einen Wartungsvertrag für die Lizenzen und einen separaten für Managed Support. Der Standardwartungsvertrag deckt nur einen ab – beim Verschieben wählst du gezielt den richtigen Ziel-Auftrag, statt blind den Vorschlag zu nehmen.

Zusammenspiel mit den anderen Strängen

Wenn du eine Wartungsposition über den Workflow-Schalter Wartungspositionen erzeugen lässt, bleibt sie zunächst im Ursprungsauftrag. Hat dieser Kunde einen Wartungsvertrag, ist der nächste Schritt fast immer: Position als Referenz dahin verschieben. Die beiden Mechaniken sind dafür gemacht, hintereinander zu laufen – erst die Wartungsposition erzeugen, dann in den richtigen Vertrag schieben.

Mit dem Produktmanager (Vorlagen) hängt die Referenz-Mechanik nicht direkt zusammen. Eine verschobene Position bleibt für die Vorlagen-Analyse sichtbar – sie zählt weiter zur Produkt-Größe des Kunden, egal in welchem Auftrag sie verrechnet wird.

Typische Fragen & Anforderungen

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