Produktverwaltung – Einführung

Was die Produktverwaltung in teamspace leistet, ihre zwei unabhängigen Stränge (Produktmanager und Workflow-Hilfen) und wie du das Modul einschaltest.

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Die Produktverwaltung zeigt dir, was ein Kunde gerade von dir nutzt – über alle Aufträge, Lizenzen und Wartungen hinweg. Statt durch zehn Aufträge zu blättern, siehst du auf einer Karte am Kunden: aktuelle Lizenzgröße, Monatspreis, seit wann er Kunde ist, ob die Wartung läuft. Daneben hilft sie an der einzelnen Auftragsposition weiter: sie meldet, wenn eine Wartungsposition oder eine Bestellung beim Lieferanten fehlt, und legt beides per Knopfdruck an.

Finanzmodul-Modal mit der Kachel Produktliste (leer) und der Kachel Bestell- und Vertragsmanagement (Keine Einträge) im Lesezeichenbereich — Das Finanzmodul mit der Kachel „Produktliste" und – im Block darunter – „Bestell- und Vertragsmanagement" (im Demo-Mandanten beide ohne Einträge).

Zwei Stränge, die getrennt laufen

Produktverwaltung ist zwei Dinge in einem Modul. Die beiden Stränge funktionieren unabhängig voneinander – du kannst den einen nutzen, ohne den anderen je anzufassen.

Produktmanager mit Datenanalyse. Eine Vorlage analysiert deine Belege im Hintergrund und sammelt alle Positionen, die zu einem Produkt gehören. Ergebnis: pro Kunde ein „Produkt” mit aktueller Größe, Preis und Laufzeit – auch wenn der Bestand über viele Aufträge und Jahre gewachsen ist. Wie du eine Vorlage baust, steht in Produkte über Vorlagen automatisch erzeugen.

Workflow-Hilfen an der Auftragsposition. Am Verkaufsartikel hinterlegst du einmal: braucht der eine Wartung? Eine Bestellung beim Lieferanten? Sobald jemand den Artikel in einen Auftrag setzt, meldet teamspace den fehlenden Teil – und ein Klick auf den Drei-Punkte-Knopf erzeugt die Wartungsposition oder die Bestellung mit den richtigen Stammdaten.

Beide Stränge greifen am gleichen Ort am Artikel: der Sektion Produktmanagement in den Artikel-Stammdaten. Wie sie zusammenspielen und wann welcher Strang trägt, erklären die Bedienkonzepte.

Wofür sich das lohnt

Du verkaufst Software-Lizenzen, die sich über die Jahre erweitern. Ein Kunde startet mit fünf, kauft später drei dazu, wechselt auf eine andere Edition. Vier Aufträge, drei Preise, ein Erweiterungs-Angebot. Frage: Wie viele Lizenzen hat der heute?

Ohne Produktverwaltung suchst du jedes Mal in vier Belegen nach. Mit Vorlage hast du die Antwort am Kunden – automatisch durchgerechnet, jeden Tag aktuell.

Genauso für Wartungsverträge. Wenn du Geräte oder Lizenzen verkaufst und jährlich eine Wartung dazugehört, soll der Wartungsvertrag nicht in der Auftragsbestätigung vergessen werden. Die Workflow-Hilfe zeigt das Wartung fehlt-Schild rot an, sobald die Position fehlt.

Und für Wiederverkauf. Du verkaufst einen SQL-Server, kaufst ihn aber bei einem Lieferanten ein. Sobald der Auftrag valide wird, erinnert teamspace dich an die Bestellung – ein Klick legt sie an, der Bestellschein ist mit dem Auftrag verknüpft, und der Einkaufspreis fließt zurück in deine Rohertrag-Rechnung.

Positions-Reiter eines Auftrags mit zwei Positionen; an der Lizenzkauf-Position das rote Schild „Wartung fehlt! — Positions-Reiter im Auftrag: rote Schilder „Wartung fehlt!" und „Bestellung fehlt!" an den betroffenen Positionen.

Wo das Modul im Programm sitzt

Die Produktverwaltung wirkt an drei Stellen im Hauptmenü-Punkt Finanzen:

Finanzen → Produktliste            → die Produkte pro Kunde (Größe, Preis, Laufzeit)
Finanzen → Bestell- und Vertragsmanagement → Bestellscheine und Serienverträge
Auftrag → Reiter „Positionen"      → Workflow-Hilfen (rote Schilder, Drei-Punkte-Aktionen)
Konfiguration → Finanzen → Produkte → Vorlagen für den Produktmanager
Konfiguration → Finanzen → Artikel  → die Workflow-Schalter am Artikel

Ob das Modul bei dir aktiv ist, erkennst du am einfachsten in der Konfiguration: Öffne unter Finanzen → Artikel eine beliebige Lizenz. Gibt es dort die Sektion Produktmanagement, ist das Modul an.

Wenn das Modul nicht aktiv ist

Die Produktverwaltung gibt es ab der Enterprise-Edition und in jeder project-Edition. Wenn du in einem Artikel keine Sektion Produktmanagement siehst – oder in Finanzen keine Produktliste –, ist das Modul vermutlich aus. Einschalten:

Konfiguration → Allgemein → Module → Faktura → Produktverwaltung

Danach taucht die Sektion sofort am Artikel auf, und am Auftrag erscheint im Positions-Reiter der Bereich Produktmanagement mit den Schildchen für fehlende Bestellung oder Wartung.

Hinweis: Die zwei Stränge teilen sich die Sektion Produktmanagement am Artikel. Wer nur die Workflow-Hilfen braucht (Wartung, Bestellung), lässt das Feld Produkt ist erforderlich einfach leer – die Vorlagen rührst du dann gar nicht an.

Die typische Aufgabe – eine Lizenz, ein Kunde, ein Vertrag

Volker verkauft teamspace-Lizenzen. Anna Müller von der Agentur Riesig startet mit fünf, ein halbes Jahr später erweitert sie auf acht. Beim ersten Anruf möchte Volker ihren Stand sehen, bevor er das Erweiterungs-Angebot schickt.

Er öffnet die Organisation Agentur Riesig im CRM, der Servicehinweis zeigt das Produkt Lizenz L. Daneben steht die aktuelle Größe – fünf. Im Hintergrund hat die Vorlage Lizenz L alle bisherigen Positionen analysiert und zusammengezogen. Volker schreibt das Angebot über drei zusätzliche Lizenzen, und sobald der Auftrag validiert ist, springt der Stand am Kunden auf acht – ohne dass jemand das Produkt nachpflegt.

Auftrag „Lizenzen und Wartung — 1 Der Bereich „Servicehinweis" zeigt das verknüpfte Produkt „Lizenzen" auf einen Blick.

Mouse-Over-Popup auf dem Produkt-Icon: Produkt „Lizenzen — 2 Mouse-Over auf das Produkt-Icon: Größe, Jahreslizenz, Status und Aufwand auf einen Blick.

Achtung: Die Vorlage erzeugt das Produkt automatisch, wenn ihre Filter passen. Wenn dein Verkauf über einen Artikel läuft, der nicht in der Artikel-Liste der Vorlage steht, taucht er nicht auf. Setz dann am Artikel zusätzlich den Schalter Produkt ist erforderlich als Sicherheitsnetz – Details in den Bedienkonzepten.

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