Die zwei Stränge: Produktmanager & Workflow-Hilfen

Die Produktverwaltung hat zwei Stränge, die unabhängig voneinander arbeiten – den Produktmanager mit Vorlagen und Datenanalyse, und die Workflow-Hilfen an der einzelnen Auftragsposition. Wer beide nutzt, hat einen automatischen Stand pro Kunde und den roten Hinweis am Auftrag, wenn eine Wartung oder Bestellung fehlt. Wer nur einen Strang braucht, lässt den anderen weg – sie teilen sich nur die Sektion Produktmanagement am Artikel, kommen sich sonst aber nicht in die Quere.

Beide Stränge sind unabhängig und greifen an derselben Sektion „Produktmanagement" am Artikel an.

Strang 1 – Produktmanager mit Vorlagen

Der Produktmanager analysiert deine Belege im Hintergrund und sammelt zusammen, was zu einem Produkt gehört. Du definierst nicht jeden Verkauf einzeln als Produkt, sondern beschreibst über eine Vorlage, welche Artikel zu welchem Produkt zählen – der Rest passiert automatisch.

So sieht der Mechanismus aus:

Artikel-Filter: In der Vorlage hinterlegst du einen oder mehrere Artikel. teamspace nimmt alle Auftrags- und Angebots-Positionen mit diesen Artikeln auf.
Größe und Laufzeit: Kannst du Manuell berechnet oder Automatisch berechnet setzen. Bei automatisch berechnet zählt teamspace die aktiven Positionen pro Kunde zusammen – das ist die aktuelle Lizenz- oder Vertragsgröße.
Verknüpfung mit Kind- und Eltern-Positionen: Sobald eine Auftragsposition verknüpft ist, hängen sich die zugehörige Angebots- und Rechnungs-Position automatisch dran. Du musst nicht jede Stufe einzeln verbinden.

Ergebnis: pro Kunde ein Produkt-Eintrag mit aktueller Größe, Preis und Laufzeit. Du siehst ihn in der Kunden-Liste, am Kontakt selbst und – wenn du es einrichtest – im Servicehinweis. Wie du die Vorlage anlegst, steht in Produkte über Vorlagen automatisch erzeugen.

Strang 2 – Workflow-Hilfen am Verkaufsartikel

Der zweite Strang sitzt im einzelnen Auftrag. Am Verkaufsartikel hinterlegst du, was zu dem Verkauf zwingend dazugehört: eine Wartungsposition, eine Bestellung beim Lieferanten oder ein Produkt-Eintrag im Produktmanager. Sobald jemand den Artikel in eine Auftrags-Position setzt, prüft teamspace die Sektion Produktmanagement an der Position – und zeigt rot an, was fehlt.

Drei Schalter am Artikel, die unabhängig voneinander wirken:

Produkt ist erforderlich: Der Verkauf muss in einem Produkt-Eintrag landen. Wenn die Vorlage es nicht automatisch zieht, bietet dir teamspace an, manuell zu verknüpfen oder ein Produkt erstellen zu lassen.
Bestellung erforderlich: Der Verkauf braucht eine Bestellung bei einem Lieferanten. Du wählst zusätzlich den passenden Bestellartikel, damit teamspace weiß, was bestellt werden soll. Details in Bestellung aus dem Auftrag auslösen.
Wartungsartikel erforderlich: Der Verkauf braucht eine begleitende Wartungsposition. Du wählst zusätzlich den Wartungsartikel und kannst optional einen Prozent-Preis hinterlegen, der den Wartungs-Preis automatisch aus dem Verkaufspreis ableitet. Details in Wartungspositionen für Verkaufsartikel erzeugen.

Der Schalter Produkt ist erforderlich ist die Brücke zum ersten Strang – er kommt zum Einsatz, wenn die Vorlage einen Verkauf nicht automatisch erkennt und du den Produktmanager trotzdem aktuell halten willst. Die Schalter Bestellung und Wartung arbeiten für sich; sie funktionieren auch ohne Vorlagen.

Artikel-Detailmanager der Kauflizenz „Lizenzkauf — Artikel-Detailmanager: die Sektion „Produktmanagement" mit den Workflow-Schaltern und den dazugehörigen Artikel-Auswahl-Feldern.

Wie ein Verkauf an einem Produkt landet

Drei Wege, wie eine Auftrags-Position mit einem Produkt verknüpft wird – von vollautomatisch nach manuell:

Über die Vorlage (vollautomatisch): Die Vorlage analysiert regelmäßig im Hintergrund. Wenn der Artikel der Position in der Vorlage steht, taucht das Produkt im Kunden auf, ohne dass jemand etwas anfasst. Der Schalter Automatisch aktualisieren an der Vorlage entscheidet, ob das im Hintergrund läuft oder du es manuell anstößt.
Über den Artikel-Schalter Produkt ist erforderlich (halbautomatisch): Sobald der Artikel im Auftrag steht, fragt teamspace nach dem Produkt – du kannst es per Klick erstellen lassen. Sinnvoll, wenn du keine Vorlage gebaut hast oder die Position außerhalb des Vorlagen-Filters fällt.
Manuell an der Position: Im Produktmanagement-Bereich der Position verknüpfst du selbst mit einem bestehenden Produkt. Sobald die Auftrags-Position verknüpft ist, zieht sich die Verknüpfung auf zugehörige Angebots- und Rechnungs-Positionen automatisch durch.

Hinweis: Wenn die Vorlage einen Verkauf nicht erkennt, muss niemand das selbst aufräumen – du setzt am Artikel den Schalter Produkt ist erforderlich, und teamspace meldet sich am nächsten Auftrag mit diesem Artikel.

Positions-Detailmanager „Position – Abrechenbar": das Akkordeon „Produktmanagement" mit den Schaltern „Produkt ist erforderlich", „Bestellung ist erforderlich" (aktiv) und „Wartungartikel ist erforderlich" samt Auswahlfeldern.

Wo du was anfasst

Drei Orte, drei Aufgaben – alle in Finanzen:

Konfiguration → Finanzen → Artikel   → Workflow-Schalter pro Verkaufsartikel (Sektion „Produktmanagement")
Konfiguration → Finanzen → Produkte  → Vorlagen für den Produktmanager
Auftrag → Reiter „Positionen" → Position öffnen → Status, manuell verknüpfen, Drei-Punkte-Aktionen

Was ein „Produkt” eigentlich ist

Definition: Ein Produkt in teamspace ist kein Artikel. Der Artikel ist die Stammdaten-Definition (Was wird verkauft? Welcher Preis? Welcher Steuersatz?). Das Produkt ist ein kundenbezogener Aggregat-Eintrag, der durch eine Vorlage oder den Schalter Produkt ist erforderlich aus Belegen entsteht und sich automatisch aktualisiert.

Sobald ein Produkt am Kunden hängt, kannst du es an drei Stellen sichtbar machen: als Spalte in der CRM-Kunden-Liste, im Servicehinweis am Kunden und in der Produkt-Liste am Kontakt. Wie du das einrichtest, steht in Produkte über Vorlagen automatisch erzeugen.