Zum Hauptinhalt springen
Hilfecenter

Faktura – Einführung

Wie Angebot, Auftrag und Rechnung in teamspace zusammenspielen – plus Abrechnungsarten, Status, Belegrechte, E-Rechnung und DATEV im Überblick.

Video-Vorschau: Über die Schulter geschaut – Vom Angebot zur Rechnung

Über die Schulter geschaut – Vom Angebot zur Rechnung

YouTube · Klick lädt das Video

Video aus der teamspace Hilfe-Bibliothek · auf YouTube ansehen ↗

In der Faktura schreibst du Angebote, machst daraus Aufträge und stellst Rechnungen – alles aus einem System. Der Auftrag sammelt, was wann und wie abgerechnet wird; teamspace verbucht Zahlungseingänge, wechselt Mahnstufen auf Knopfdruck und schreibt für laufende Verträge automatisch jeden Monat eine Rechnung. Daneben liegen die Eingangsbelege – Bestellungen, Ausgaben, eingehende Briefe – im selben Modul, damit Buchhaltung und Vertrieb dieselbe Datenbasis nutzen.

Finanzen-Lesezeichenbereich mit den Kacheln Meine Belege, Belegüberblick, Angebotsverfolgung, Auftragsabrechnung, Rechnungsmanagement und Eingangsrechnungen
Finanzen-Lesezeichenbereich mit den Kacheln Belegüberblick, Angebotsverfolgung, Auftragsabrechnung und Rechnungsmanagement.

Angebot, Auftrag, Rechnung – die Drei-Stufen-Mechanik

Der idealtypische Ablauf geht in drei Stufen:

  1. Ein Angebot beschreibt eine Leistung.
  2. Der Auftrag macht daraus eine Vereinbarung mit Abrechnungs-Regeln.
  3. Die Rechnung erzeugt das PDF mit der Belegnummer.

Aus dem Angebot wird der Auftrag direkt übernommen, aus dem Auftrag fällt die Rechnung mit den abrechenbaren Positionen. Du bist aber nicht an die Reihenfolge gebunden: Kauft der Kunde ohne Angebot, legst du den Auftrag direkt an. Geht es um eine einmalige Rechnung ohne Vertrag und Projekt, schreibst du sie freihand – Angebot und Auftrag bleiben aus.

Der Auftrag ist die Drehscheibe der Abrechnung. Er weiß, was wann abgerechnet werden darf, sammelt Zeiten und Kosten aus dem verknüpften Projekt und erzeugt am Ende die Rechnung. Wie die drei Belege entstehen, erklären Angebote erstellen, Aufträge erstellen und abrechnen und Rechnungen stellen. Wie Auftrag und Projekt zusammenspielen, steht in Projekt und Auftrag im Zusammenspiel.

Die sechs Abrechnungsarten

Jede Position im Auftrag trägt eine Abrechnungsart. Sie sagt dem System, wie aus der Position eine Zeile in der Rechnung wird.

  • Festpreis – ein vereinbarter Betrag, unabhängig vom Aufwand. Einzelpreis mal Anzahl.
  • Nach Aufwand – Zeitbuchungen treiben den Preis. teamspace sammelt die gebuchten Zeiten und legt sie auf die Position.
  • Nach Zeitdauer – wiederkehrender Preis pro Turnus (Wartung 150 € im Monat, Lizenz 25 € im Jahr).
  • Prozent – eine Position rechnet sich aus einer anderen Position, einem Bereich oder einem Basiswert.
  • Nach Regeln – analysiert die abgerechneten Zeiten und erzeugt daraus zusätzliche Kosten (etwa eine Spesen-Pauschale ab fünf Stunden vor Ort).
  • HOAI – Architekten- und Ingenieurhonorar mit automatisch erzeugten Leistungsphasen.

Welche Art für welchen Vertrag passt, zeigt Die sechs Abrechnungsarten.

Reiter Abrechnung eines Auftrags mit Status-Legende: Abrechenbar (rot), Wartend (gelb), Abgerechnet (grün)
Reiter „Abrechnung“ eines Auftrags: roter Knödel = abrechenbar, gelbe Sanduhr = wartend, grün = abgerechnet.

Status, Berechtigungen und Prüfungs-Workflow

Jeder Beleg hat drei Status: Entwurf (alles änderbar, kein Versand), Validiert (PDF erzeugt, Belegnummer vergeben, Daten eingefroren) und Archiviert (aus der aktiven Liste raus, in Berichten weiter sichtbar). Aus dem Entwurf wird über die Aktion Angebot validieren bzw. Rechnung validieren (allgemein „<Belegtyp> validieren”, live geprüft 2026-06-25) das PDF festgeschrieben; zurück in den Entwurf geht es über Bearbeitungsmodus aktivieren – die Belegnummer bleibt erhalten.

Wer welchen Beleg sehen und ändern darf, hängt an drei Stufen: Basisrecht, Projektrecht und Belegrecht direkt am Beleg. Belege lassen sich vor dem Versand über einen Freigabe-Workflow prüfen. Die Detail-Mechanik steht in Belege verstehen: Status & Belegrechte, die Einrichtung in Belegvorlagen, Freigaben & Provisionen.

Preise, Artikel und Preislisten – die Stammdaten dahinter

Eine Position kennt immer ihren eigenen Preis, Namen und Rabatt. Damit du nicht jede Position freihand eintippst, kommen die Werte aus einem Artikel und werden über eine Preisliste konkretisiert:

  • Artikel – der Ursprung: Abrechnungsart, Standard-Preis, Steuersatz, statistische Werte (Produktart, Konto für die Finanzbuchhaltung).
  • Preisliste – wählt aus den Artikeln aus und schärft Preis, Name, Beschreibung, Währung (eine Liste für 2024, eine für 2025; eine auf Deutsch, eine auf Englisch).

Änderst du den Artikel-Preis, ändern sich keine alten Aufträge – die Position behält ihren historischen Wert. Stammdaten erklärt Artikel und Preislisten; das saubere Vorgehen für Preiserhöhungen in laufenden Verträgen steht in Preise in laufenden Verträgen anpassen.

E-Rechnung und DATEV

Seit dem 01.01.2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen und verarbeiten können. teamspace erzeugt und liest beide gängigen Formate – ZUGFeRD (PDF mit eingebetteten Strukturdaten) und XRechnung (reines XML). Was du dafür einrichten musst, steht in E-Rechnung einrichten und nutzen; die einzelnen Datenfelder listet die BT-Felder-Referenz.

Für die laufende Buchhaltung gibt es den DATEV-Buchungsdatenservice: Er überträgt Rechnungen und Reisekosten an die DATEV-Cloud. Funktion einmal über den DATEV-Shop freischalten, danach läuft die Übertragung im Hintergrund.

Wo du anfängst

Verwandte Themen