In dieser Übung baust du eine Mini-KLR auf und rechnest sie Schritt für Schritt durch. Nach jedem Schritt vergleichst du die Salden im System mit den Soll-Werten. So lernst du die Mechanik kennen, bevor du sie im echten Mandanten einrichtest, und siehst den wichtigsten Grundsatz in Aktion: Kostenstellen- und Kostenträger-Sicht zeigen immer dasselbe echte Ergebnis.
Zeitraum: Die Übung spielt im Vormonat (im Folgenden „Monat M”) und im laufenden Monat (M+1). Übst du im Oktober, ist M der September. So stimmt die Umlage, die immer den Vormonat verteilt.
Vorbereitung: die Stammdaten
| Was | Einstellungen |
|---|---|
| Kostenarten | 4100 Buchungserlöse (Erlös), 5200 Lizenzen für Projekte, 6100 Personalkosten intern, 6500 Gehälter, 7100 Raumkosten, 7200 Reisekosten (alle Kosten), 9200 Umbuchung, 9310 Umlage Verwaltung, 9390 Umlage Personal-Rest (alle Sekundär) |
| KLR-KS1 | Kostenstelle, Typ Vorkostenstelle (wird umgelegt) |
| KLR-KS2 | Kostenstelle, Typ Endkostenstelle (behält ihre Kosten) |
| KLR-GKS1 | Kostenstelle, Typ Gehaltskostenstelle, nicht unter KS1 oder KS2 im Baum |
| KLR-KT1, KLR-KT2 | Kostenträger, Typ Endkostenträger, Status aktiv |
| Schalter | Kreuzbuchung (Kostenstelle/Kostenträger) ist aus |
Wie du die Objekte anlegst, steht in KLR einrichten.
Tipp: Erfasse die Primärbuchungen als Allgemeine Buchungen unter Finanzen → Buchungen. Dort setzt du Kostenstelle und Kostenträger frei, ohne dass eine Regel etwas ergänzt. Mit echten Belegen und Spesen funktioniert die Übung auch, dann aber prüfen, ob die Vorbelegung zusätzliche Felder füllt.
Schritt 1: Vier Primärbuchungen
| Nr. | Datum | Vorgang | Kostenart | Kostenstelle | Kostenträger | Betrag |
|---|---|---|---|---|---|---|
| B2 | 15. M | Reise | 7200 | KLR-KS1 | KLR-KT2 | −400 € |
| B1 | 26. M | Lizenz | 5200 | KLR-KS1 | KLR-KT1 | −1.000 € |
| B3 | 1. M+1 | Miete | 7100 | KLR-KS2 | KLR-KT2 | −2.000 € |
| B4 | 1. M+1 | Erlös | 4100 | KLR-KS2 | KLR-KT1 | +2.000 € |
Soll nach Schritt 1:
| KLR-KS1 | KLR-KS2 | KLR-KT1 | KLR-KT2 | Σ Kostenstellen | Σ Kostenträger |
|---|---|---|---|---|---|
| −1.400 | 0 | +1.000 | −2.400 | −1.400 | −1.400 |
KS2 steht auf 0, weil Miete und Erlös sich genau aufheben. Jede Buchung trägt Kostenstelle und Kostenträger, also enthalten beide Sichten dieselben 1.400 €.
Schritt 2: Zwei Umbuchungen
Beide am letzten Tag von M, Kostenart 9200. Wie es geht, steht in Betrag umbuchen.
| Nr. | Wo | Quelle → Ziel | Betrag | Weg |
|---|---|---|---|---|
| U1 | Detailmanager KLR-KS1 → Umbuchung | KLR-KS1 → KLR-KS2 | 300 € | Kostenstelle → Kostenstelle |
| U2 | Detailmanager KLR-KT2 → Umbuchung | KLR-KT2 → KLR-KT1 | 200 € | Kostenträger → Kostenträger |
Soll nach Schritt 2:
| Stand | KLR-KS1 | KLR-KS2 | KLR-KT1 | KLR-KT2 | Σ KS | Σ KT |
|---|---|---|---|---|---|---|
| nach U1 | −1.100 | −300 | +1.000 | −2.400 | −1.400 | −1.400 |
| nach U2 | −1.100 | −300 | +800 | −2.200 | −1.400 | −1.400 |
Die Quelle wird entlastet (Saldo steigt), das Ziel belastet (Saldo sinkt). Beide Summen bleiben bei −1.400 €.
Gegenprobe: Versuche eine Umbuchung von KLR-KS2 auf KLR-KT2. Das System lässt keinen Kostenträger als Ziel zu, weil der Schalter „Kreuzbuchung” aus ist. Genau so soll es sein: Diese Buchung würde in der Kostenträger-Sicht 200 € doppelt zählen (siehe Zwei Sichten, ein Ergebnis).
Schritt 3: Gehalt über die Gehaltskostenstelle
Alle Buchungen in M. Wie die Gehaltskostenstelle funktioniert, steht in Personalkosten über die Gehaltskostenstelle verrechnen.
| Nr. | Vorgang | Kostenart | Kostenstelle | Kostenträger | Betrag |
|---|---|---|---|---|---|
| Z1 | Projektzeit 4 h × 50 € | 6100 | KLR-GKS1 | KLR-KT1 | −200 € |
| Z2 | Projektzeit 2 h × 50 € | 6100 | KLR-GKS1 | KLR-KT2 | −100 € |
| G1 | Gehalt auf die Abteilung (Allgemeine Buchung) | 6500 | KLR-KS1 | – | −400 € |
| G2 | Gehalt auf die Gehaltskostenstelle (Allgemeine Buchung) | 6500 | KLR-GKS1 | – | −400 € |
Setze bei Z1 und Z2 im Abschnitt Kosten-/Leistungsrechnung die Kostenstelle KLR-GKS1, falls die Regel sie nicht schon liefert.
Soll nach Schritt 3:
| KLR-KS1 | KLR-KS2 | KLR-GKS1 | KLR-KT1 | KLR-KT2 | Σ KS ohne GKS | Σ KT |
|---|---|---|---|---|---|---|
| −1.500 | −300 | −100 | +600 | −2.300 | −1.800 | −1.700 |
Die Zeitbuchungen belasten die Kostenträger und entlasten die Gehaltskostenstelle: −400 + 300 = −100. Die Kostenträger-Sicht liegt noch 100 € unter dem echten Ergebnis, weil der Rest der Gehaltskostenstelle noch nicht umgelegt ist. Die Gehaltskostenstelle zählt in keiner Summe.
Schritt 4: Zwei Umlagen für Monat M
Lege die Regeln wie in Umlageregel einrichten an und führe sie im laufenden Monat aus. Umgelegt wird der DB II des Vormonats M; die Buchungen B3 und B4 aus M+1 zählen deshalb nicht mit.
| Regel | an | Ziel | Schlüssel | Kostenart | Betrag vorbelegt |
|---|---|---|---|---|---|
| R1 | KLR-KS1 | KLR-KS2 (Kostenstelle) | Gleichverteilt | 9310 | 1.500 € |
| R2 | KLR-GKS1 | KLR-KT1, KLR-KT2 (Kostenträger) | Gleichverteilt | 9390 | 100 € |
Rechnung R1: B1 + B2 + U1 + G1 = −1.000 − 400 + 300 − 400 = −1.500 €. Rechnung R2: G2 + Z1 + Z2 = −400 + 200 + 100 = −100 €.
Soll nach Schritt 4 (Endstand):
| KLR-KS1 | KLR-KS2 | KLR-GKS1 | KLR-KT1 | KLR-KT2 | Σ KS ohne GKS | Σ KT |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 0 | −1.800 | 0 | +550 | −2.350 | −1.800 ✓ | −1.800 ✓ |
Beide Sichten zeigen das echte Ergebnis von −1.800 €: die vier Buchungen (−1.400 €) plus das Gehalt (−400 €). Die Vorkostenstelle und die Gehaltskostenstelle stehen auf null, die Abteilung trägt das echte Gehalt, die Kostenträger tragen die Stunden plus den Restanteil.
Prüfprotokoll
Trage die Ist-Werte aus dem System neben die Soll-Werte:
| Stand | KLR-KS1 | KLR-KS2 | KLR-GKS1 | KLR-KT1 | KLR-KT2 |
|---|---|---|---|---|---|
| nach Schritt 1 | −1.400 | 0 | – | +1.000 | −2.400 |
| nach U1 | −1.100 | −300 | – | +1.000 | −2.400 |
| nach U2 | −1.100 | −300 | – | +800 | −2.200 |
| nach Schritt 3 | −1.500 | −300 | −100 | +600 | −2.300 |
| nach R1 | 0 | −1.800 | −100 | +600 | −2.300 |
| nach R2 | 0 | −1.800 | 0 | +550 | −2.350 |
Was du gelernt hast
- Jede Buchung trägt Kostenstelle und Kostenträger; beide Sichten zeigen dasselbe Ergebnis.
- Umbuchungen bleiben in ihrer Sicht; die Quelle wird entlastet, das Ziel belastet.
- Die Gehaltskostenstelle ist die einzige Brücke von der Kostenstellen- in die Kostenträger-Sicht.
- Eine Umlage verteilt den DB II des Vormonats und bucht die Quelle leer.
Häufige Probleme
Ein Saldo kommt mit umgekehrtem Vorzeichen an. Quelle und Ziel der Umbuchung sind vertauscht. Lege eine Gegenbuchung an und buche in der richtigen Richtung neu.
R1 schlägt einen anderen Betrag als 1.500 € vor. Prüfe die Daten: B1, B2, U1 und G1 müssen in M liegen. Liegt eine davon im laufenden Monat, zählt sie nicht zur Vorperiode. Notiere den vorbelegten Betrag; er ist ein wichtiges Testergebnis.
KLR-GKS1 wird durch Z1 und Z2 nicht entlastet. Die Zeitbuchungen tragen nicht KLR-GKS1 als Kostenstelle, oder KLR-GKS1 hat nicht den Typ Gehaltskostenstelle.
Die Kostenstellen-Summe enthält KLR-GKS1. Die Gehaltskostenstelle hängt im Baum unter einem Knoten, der mitsummiert. Hänge sie außerhalb ein.
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