Am besten lernst du teamspace, indem du es benutzt. Diese sieben Aufgaben führen einmal durch den ganzen Prozess – vom Kontakt bis zur E-Rechnung. Löse sie in deinem Demo-Account; es gibt meistens mehrere Wege, und genau das macht sicher in der Bedienung.
Tipp: Nicht zu früh die Lösung ansehen – erst selbst probieren. Im Video stoppst du nach jeder Aufgabenstellung und löst sie, bevor die Lösung gezeigt wird.
Aufgabe 1 – Kontakt anlegen
Lege den Kontakt Max Neu für die Große Marke GmbH an, mit Telefonnummer und E-Mail.
Drei Wege:
- Über die Liste: In die Kontaktliste gehen, oben auf das Plus, Vor- und Nachname, Organisation (Teil des Namens tippen, z. B. „Marke”, oder über die drei Punkte wählen), E-Mail und Telefonnummer eintragen → Weiter öffnet den Kontakt.
- Schwebend über das untere Plus: Egal wo du gerade bist – unten auf das Plus → neuer Kontakt. Speichern und schließen bleibt in der aktuellen Liste, Weiter öffnet den Kontakt.
- Aus der Organisation heraus: In die Organisation „Große Marke” gehen (so siehst du auch, ob es sie schon gibt), dort auf das Plus – die Organisation ist dann schon vorbelegt, du ergänzt nur noch die Personendaten.
Aufgabe 2 – Angebot schreiben
Schreibe Max ein Angebot mit zwei Positionen: Recherche nach Aufwand (2 Std., 100 €) und Schulung zum Festpreis (halber Tag, 500 €).
Lösung: Unten auf das Plus → Angebot erstellen → leeres Angebot → Kontakt „Max Neu” wählen (Daten werden eingetragen) → Weiter. Im Angebot über das Plus je Position einen Artikel wählen, Bezeichnung anpassen (z. B. „Recherche”), Menge und Preis setzen (2 Std., 100 € bzw. 0,5 Tag, 500 €) → Speichern. Mit Angebot erstellen bekommt es eine Nummer und ist versendbar.
Aufgabe 3 – Termin erstellen
Erstelle einen Präsentationstermin für Max und dich, nächste Woche Dienstag 13–17 Uhr, in deinem Büro.
Lösung: In den Organizer → Überblick, eine Woche vorblättern, auf Dienstag 13 Uhr klicken. Titel vergeben, Start 13 Uhr, Ende 17 Uhr, Ort lokal (Besprechungsraum) – alternativ als Online-/Teams-Termin. Über Weiter in den Detailmanager und beide Teilnehmer (intern du, extern Max) eintragen; interne Teilnehmer erhalten die Einladung. (Alternativ direkt aus Max’ Kontaktmanager über den Reiter „Termine”.)
Aufgabe 4 – Auftrag erzeugen
Erzeuge aus dem Angebot einen Auftrag für Max (gleiche Positionen).
Lösung: Angebot wiederfinden (über zuletzt verwendete Elemente oder in Finanzen → Angebotsverfolgung). Aktion Auftrag erzeugen → Speichern – alle Daten werden übernommen. Mit Auftragsbestätigung erstellen ist der Auftrag versendbar.
Aufgabe 5 – Projekt erzeugen
Erzeuge aus dem Auftrag ein Projekt für Max.
Lösung: Auftrag öffnen → Aktion Projekt erstellen (findest du auch über die Aktionentafel) → Hauptprojekt → Speichern und öffnen. teamspace trägt die Budgets (2 Std. Recherche, halber Tag Schulung) als Arbeitspakete ein. Optional Bearbeiter eintragen und Termine planen.
Aufgabe 6 – Zeit buchen
Buche eine Zeit für die Recherche: 1 Stunde, verrechenbar.
Drei Wege:
- Zeiterfassung → Mein Tag → unter Top-Projekte erscheint das Projekt (weil du Bearbeiter bist) → 1 Stunde eintragen → Speichern.
- Im Projekt in die Zeile der Recherche direkt eine Zeit buchen.
- Über das Plus (schwebend) → Projekt/Teilstück auswählen → 1 Stunde buchen.
Aufgabe 7 – E-Rechnung schreiben
Schreibe Max eine E-Rechnung über die eine Stunde und schicke sie per Mail.
Lösung: Auftrag öffnen → Reiter Abrechnung (beide Positionen verrechenbar). Drei Varianten:
- Rechnung erstellen → alles, dann die nicht gewünschte Position (Schulung) wieder herauslöschen.
- Mehrfachauswahl → Rechnung erstellen und nur die gewünschte Position anhaken.
- Position per Projektfortschritt steuern: Setzt du den Fortschritt der Schulung auf 100 %, geht die Position erst dann auf „abrechenbar”. Bis dahin stellt teamspace nur die fertige Position in Rechnung.
Mit Rechnung erstellen bekommt sie Datum und Nummer und geht per Mail als E-Rechnung raus.
Hinweise
- Du siehst: Es gibt fast immer mehrere Wege zum Ziel – Liste, schwebendes Plus, Detailmanager oder Aktionentafel.
- Beim Üben darfst du löschen und neu probieren, so oft du willst. Genau dafür ist der Demo-Account da.
- Der zusammenhängende Ablauf ist in Vom Angebot zur Rechnung als Überblick beschrieben.
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