Mit der Zeiterfassung hältst du in teamspace zwei Dinge fest: wann jemand gearbeitet hat (Anwesenheitszeit) und woran (Projektzeit) – die Grundlage für Arbeitszeitkonten, gesetzliche Nachweise und projektgenaue Abrechnung. Anwesenheit erfasst du per Stempeluhr, Projektzeit per Buchung auf Projekte; Urlaub und Krankheit laufen als Abwesenheiten mit. Beides nutzt du unabhängig oder zusammen – im Organizer über die Tabs Überblick, Mein Tag, Projektzeiten und Mein Urlaub.
Zwei Arten von Zeit
teamspace unterscheidet konsequent zwischen zwei Zeitarten – sie beantworten verschiedene Fragen und stören sich nicht gegenseitig:
- Anwesenheitszeit – die reine Bereitschaftszeit eines Mitarbeiters, unabhängig vom Projekt. Sie wird typischerweise per Check-in/Check-out erfasst (wie eine digitale Stempeluhr) und minutengenau geführt. Antwort auf die Frage: Wann war jemand da?
- Projektzeit – die Zeit, die auf ein konkretes Projekt oder eine Aufgabe gebucht wird. Sie ist die Grundlage für Kundenabrechnung, Nachkalkulation und Auslastung. Antwort auf die Frage: Woran wurde gearbeitet?
Beide Arten lassen sich parallel nutzen. Für die volle Wirkung empfehlen wir das auch: Die Zeitmatrix warnt dich dann z. B., wenn die gebuchte Projektzeit deutlich von der Anwesenheitszeit eines Tages abweicht.
Wofür Zeiterfassung?
Drei typische Gründe, eine Zeiterfassung einzuführen:
- Abrechnung gegenüber Kunden – nur erfasste Projektzeit lässt sich als Tätigkeitsnachweis oder über die Faktura in Rechnung stellen.
- Mitarbeitersteuerung und Entlohnung – Überstundenkonten, Zuschläge und die vorbereitende Lohnbuchhaltung bauen auf sauberen Anwesenheitszeiten auf.
- Rechtliche Anforderungen – die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung (EuGH/BAG) lässt sich mit Check-in/Check-out und Festschreibung revisionssicher abbilden.
So findest du dich zurecht
- Anwesenheit erfassen: Einchecken und auschecken und Anwesenheitszeiten verstehen und bearbeiten.
- Projektzeit buchen: Projektzeiten buchen, für ganze Wochen die Zeitmatrix und als Abkürzung die Zeitbuchung per Referenztag.
- Nachweisen und abrechnen: Tätigkeitsnachweis und Stundenzettel.
- Konten und Recht: Überstunden und Zuschläge sowie Urlaub und Krankheit erfassen.
Einstiegsempfehlung: Fang mit Check-in/Check-out an – das ist in zwei Minuten verstanden. Projektzeiten kommen dazu, sobald du Aufwände einzelnen Projekten zuordnen willst.
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