Mit der Zeiterfassung hältst du in teamspace zwei unterschiedliche Dinge fest: wann jemand gearbeitet hat und woran gearbeitet wurde. Beides läuft in einem Modul zusammen, lässt sich aber unabhängig voneinander nutzen. Du erreichst die Zeiterfassung im Organizer über den Bereich Zeiterfassung mit den Tabs Überblick, Mein Tag, Projektzeiten und Mein Urlaub.
Zwei Arten von Zeit
teamspace unterscheidet konsequent zwischen zwei Zeitarten – sie beantworten verschiedene Fragen und stören sich nicht gegenseitig:
- Anwesenheitszeit – die reine Bereitschaftszeit eines Mitarbeiters, unabhängig vom Projekt. Sie wird typischerweise per Check-in/Check-out erfasst (wie eine digitale Stempeluhr) und minutengenau geführt. Antwort auf die Frage: Wann war jemand da?
- Projektzeit – die Zeit, die auf ein konkretes Projekt oder eine Aufgabe gebucht wird. Sie ist die Grundlage für Kundenabrechnung, Nachkalkulation und Auslastung. Antwort auf die Frage: Woran wurde gearbeitet?
Beide Arten lassen sich parallel nutzen. Für die volle Wirkung empfehlen wir das auch: Die Zeitmatrix warnt dich dann z. B., wenn die gebuchte Projektzeit deutlich von der Anwesenheitszeit eines Tages abweicht.
Wofür Zeiterfassung?
Drei typische Gründe, eine Zeiterfassung einzuführen:
- Abrechnung gegenüber Kunden – nur erfasste Projektzeit lässt sich als Tätigkeitsnachweis oder über die Faktura in Rechnung stellen.
- Mitarbeitersteuerung und Entlohnung – Überstundenkonten, Zuschläge und die vorbereitende Lohnbuchhaltung bauen auf sauberen Anwesenheitszeiten auf.
- Rechtliche Anforderungen – die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung (EuGH/BAG) lässt sich mit Check-in/Check-out und Festschreibung revisionssicher abbilden.
So findest du dich zurecht
- Anwesenheit erfassen: Einchecken und auschecken und Anwesenheitszeiten verstehen und bearbeiten.
- Projektzeit buchen: Projektzeiten buchen, für ganze Wochen die Zeitmatrix und als Abkürzung die Zeitbuchung per Referenztag.
- Nachweisen und abrechnen: Tätigkeitsnachweis und Stundenzettel.
- Konten und Recht: Überstunden und Zuschläge sowie Urlaub und Krankheit erfassen.
Einstiegsempfehlung: Fang mit Check-in/Check-out an – das ist in zwei Minuten verstanden. Projektzeiten kommen dazu, sobald du Aufwände einzelnen Projekten zuordnen willst.
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