Artikel und Preislisten

Ein Artikel ist die Ursprungsform jeder Position: Name, Beschreibung, Standardpreis, Abrechnungsart, Steuersatz, statistische Werte. Eine Preisliste wählt aus den Artikeln aus und schärft Preis, Name, Beschreibung, Währung – du kannst dieselbe Wartung in einer Liste für 24 € und in einer anderen für 25 € abrechnen, beide auf demselben Artikel.

Im Beleg läuft das so: Jede Position ist mit genau einem Artikel verknüpft; über die Preisliste am Beleg werden Preis und Beschreibung gefüllt. Änderst du den Artikelpreis später, ändern sich keine alten Belege – die Position behält ihren historischen Wert.

Artikel anlegen

In Konfiguration → Finanzen → Artikel über Neuer Artikel. Im Detailmanager stehen sieben Bereiche:

• Stammdaten – Name, Nummer, Steuersatz, Hauptartikel (für Hierarchie), Rubrik (z. B. Dienstleistung, Lizenzen).
• Abrechnungsart – eine der sechs (Festpreis, Nach Aufwand, Nach Zeitdauer, Prozent, Nach Regeln, HOAI). Siehe Die sechs Abrechnungsarten.
• Preisgestaltung – Einzelpreis, Einheit und die Mengen-Logik im Feld Preisgestaltung: Einzelpreis (bearbeitbar), Einzelpreis (nicht bearbeitbar), Staffelpreise (offen), Staffelpreise (geschlossen), Staffelpreise (% Grundpreis) (live geprüft 2026-06-25). Bei Nach Zeitdauer zusätzlich Zeiteinheit/Periode und Abrechnungsabweichung; bei Aufwand mit Kontingent die Inklusiv-Zeit.
• Statistische Werte – Produktart, Konto für die Finanzbuchhaltung, Kostenstelle. Diese Werte stehen nur im Artikel und lassen sich in der Belegposition nicht überschreiben (Ausnahme: Kostenstelle als Default).
• Projekterstellung und Abrechnung – Standard-Werte für die Projekt-Verknüpfung (siehe Projekt und Auftrag).
• PDF und Versand – Sichtbarkeit-Optionen fürs PDF (etwa Tätigkeitsnachweis anzeigen).
• Preislisten – zeigt, in welchen Preislisten der Artikel aktiv ist (nur Anzeige).

Welche Werte im Artikel, welche in der Position

Drei Sorten Werte – wichtig fürs Verständnis, was wo geändert werden kann:

• Statistische Werte (Produktart, Konto, Kostenstelle) – existieren nur im Artikel. Eine Änderung wirkt auf jede Auswertung, auch rückwirkend.
• Preis, Beschreibung, Name, Rabatt, Anzahl – werden über die Preisliste in die Position kopiert. Hat die Position einmal Werte, sind sie unabhängig; eine spätere Artikel-Änderung wirkt erst bei neuen Positionen.
• Abrechnungsart, Einheit, Periode – aus dem Artikel übernommen, in der Position nicht mehr veränderbar. Festpreis ↔ Aufwand lässt sich tauschen; Zeitdauer/Prozent sind fix.

ℹ Willst du auswerten, wie oft du „Lizenz monatlich” verkauft hast – egal in welcher Sprache oder Währung – brauchst du nur einen Artikel und bildest Sprachen/Währungen über Preislisten ab.

Preisliste – Auswahl und Schärfung

Eine Preisliste pflegst du in Konfiguration → Finanzen → Preislisten. Sie hat zwei Seiten: links die Artikel-Liste (was es gibt), rechts die aktivierten Artikel (was diese Liste anbietet).

• Artikel aktivieren – in der Preisliste sichtbar und wählbar.
• Artikel deaktivieren (Klick auf X) – in dieser Liste nicht mehr wählbar. So nimmst du alte Artikel aus dem Verkehr, ohne sie zu löschen (alte Rechnungen brauchen sie noch).

Für jeden aktivierten Artikel überschreibst du Preis, Name, Beschreibung, Rabatt, Mehrwertsteuer. Selbst ausgefüllte Felder werden dunkel (Preisliste schlägt Artikel), nicht ausgefüllte bleiben hellgrau (Artikel-Wert gilt).

Damit baust du klassische Konstellationen: Preisliste 2024/2025 (Jahreswechsel), Deutsch/Englisch (Sprache im PDF), CHF (Währungs-/Mehrwertsteuer-Wechsel durch Kopieren der Liste).

Preisliste am Beleg

Jeder Beleg muss eine Preisliste haben (über Anlage-Dialog oder Belegvorlage). Aus ihr ergibt sich, welche Artikel im Neue Position-Dialog erscheinen und mit welchem Preis/Namen sie die Position füllen.

Wechselst du an einem Beleg die Preisliste, kommen drei Checkboxen mit der Frage, ob bestehende Werte aktualisiert werden sollen (Preis übernehmen, Beschreibung übernehmen, weitere Werte übernehmen).

⚠ Vorsicht bei Aufträgen mit gestellten Rechnungen. Stellst du die Preisliste um, kann das System rückwirkend neu kalkulieren – die alte Rechnung passt dann nicht mehr. Für Preiserhöhungen in laufenden Verträgen ist Preis und Größe anpassen der saubere Weg, siehe Preise in laufenden Verträgen anpassen. Bei Angeboten ist der Wechsel unkritisch; ein reiner Sprach-Wechsel auf einem Auftrag funktioniert sauber, solange der Preis gleich bleibt.

Artikel-Hierarchie und Statistik

Über Hauptartikel baust du eine Hierarchie (Lizenzen → Lizenz Monatlich, Lizenz Jährlich). In Auswertungen gruppierst du nach Hauptartikel und siehst den Gesamtumsatz – egal in welcher Variante. Die statistischen Werte helfen, das Reporting im Controlling sauber aufzubauen.

Typische Fragen & Anforderungen

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