Wartungs-Gebühren, Lizenzen, Abonnements, Mieten – alles, was sich monatlich oder jährlich mit fester Gebühr wiederholt, läuft in teamspace über Zeitdauerpositionen. Du legst die Position einmal im Auftrag an, das System schreibt von da an jede Periode automatisch die nächste Rechnung – mit dem richtigen Zeitraum und Preis. Der Auftrag bleibt offen; mit jeder neuen Periode wird ein weiterer Betrag abrechenbar.
Zeitdauerposition anlegen
Eine Zeitdauerposition braucht zwei Eigenschaften am Artikel: die Abrechnungsart Nach Zeitdauer und den Turnus (in der Preisgestaltung: 1 Monat = monatlich, 3 Monate = vierteljährlich, 1 Jahr = jährlich).
ℹ Turnus ist nach Anlage fix. Aus einem monatlichen Artikel wird kein jährlicher. Brauchst du dieselbe Sache mit anderem Turnus, legst du einen zweiten Artikel an. In der Position bleiben nur Einzelpreis, Anzahl und Rabatt offen.
Die angelegte Position braucht außerdem:
Beginn– das Startdatum der Periode. Fehlt es, zeigt der Auftrag rot, dass die Position nicht abgerechnet werden kann. Liegt der Beginn in der Vergangenheit, sind eine oder mehrere Perioden direkt abrechenbar.Ende(optional) – das Vertragsende; danach wird die Position inaktiv.
ℹ Ende bekannt, aber trotzdem monatlich abrechnen? Trägst du ein Enddatum ein, will das System zunächst den kompletten Zeitraum abrechnen. Aktiviere stattdessen den Schalter
Nur angebrochene Perioden berechnen(live geprüft 2026-06-25) – dann wird weiterhin Monat für Monat fällig, obwohl das Ende feststeht.
Periodische Felder im PDF – Platzhalter
Der Beschreibungstext kann den Abrechnungs-Zeitraum dynamisch tragen – über zwei Platzhalter:
xStartx– Periodenstart.xBisx– Periodenende.
Schreibst du Lizenzgebühr xStartx bis xBisx in die Beschreibung, erscheint im PDF z. B. Lizenzgebühr 01.11.2026 bis 30.11.2026. Pflege den Text direkt im Artikel – dann fließt er automatisch in jede neue Position.
Abrechnungs-Zeitpunkt steuern – die Abrechnungsabweichung
Standardmäßig wird eine Periode am Tag des Periodenstarts abrechenbar. Über die Abrechnungsabweichung (am Artikel oder an der Position) verschiebst du den Zeitpunkt:
- 0 Tage – Abrechnung am Periodenstart.
- −10 Tage – Abrechnung 10 Tage vor Periodenstart (Vorab-Lizenz, Vorab-Wartung).
- +30 Tage – Abrechnung 30 Tage nach Periodenstart (rückwirkend).
Du steuerst nur, wann die Rechnung erstellt wird – der Abrechnungs-Zeitraum bleibt die Periode selbst. Eine Rechnung am 27.10. für die Periode 01.11.–30.11. ist eine ganz normale Vorab-Rechnung.
Preis oder Menge ändern – der saubere Weg
Hat die Position schon Rechnungen geschrieben, darfst du Preis oder Anzahl nicht direkt überschreiben – das System würde rückwirkend neu kalkulieren, und eine Warnung erscheint. Der saubere Weg: in der Position über das Drei-Punkte-Menü → Preis und Größe anpassen, dann das Datum wählen, ab dem der neue Wert greift. Das System setzt ein Enddatum auf die alte Position und legt eine neue Position ab dem Datum an – beide leben parallel weiter. Für viele Aufträge gleichzeitig gibt es eine Massen-Aktion: siehe Preise in laufenden Verträgen anpassen.
Mehrere Zeitdauerpositionen & Zusammenfassen
Du kannst beliebig viele Zeitdauerpositionen mit unterschiedlichen Turnus-, Start- und Preis-Werten in einem Auftrag haben – jede wird einzeln abrechenbar. Zwei Positionen mit derselben Periodizität (etwa zwei Jahreslizenzen zu unterschiedlichen Startdaten) lassen sich über das Drei-Punkte-Menü mit Zwei gleiche Positionen zusammenfassen ab einem gewählten Datum zu einer Summen-Position vereinen.
ℹ Beim Zusammenfassen entscheidest du an welcher Position du das Menü öffnest, ab welchem Startdatum die neue Summen-Position läuft. Öffne es an der Position mit dem gewünschten Startdatum.
Auftrag aufräumen
Bei lang laufenden Aufträgen sammeln sich abgeschlossene Positionen. Aus Finanzen → Aufträge läuft über die Mehrfachauswahl Aufräumen – fertige Positionen rutschen in einen Archiv-Bereich. Den Namen pflegst du einmalig in Konfiguration → Finanzen → Belege → Standardgruppe zum Aufräumen.
Typische Fragen & Anforderungen
| Du möchtest … | So geht’s |
|---|---|
| Monatlich/jährlich automatisch abrechnen | Zeitdauerposition mit Turnus im Artikel + Startdatum in der Position. |
| Den Lizenzzeitraum auf der Rechnung ausweisen | Platzhalter xStartx/xBisx im Beschreibungstext (am besten im Artikel). |
| Schon vor Periodenbeginn fakturieren | Abrechnungsabweichung negativ setzen (z. B. −10 Tage). |
| Den Preis zur nächsten Periode erhöhen | Drei-Punkte-Menü → Preis und Größe anpassen ab Datum. |
| Trotz festem Ende monatlich abrechnen | Schalter Nur angebrochene Perioden berechnen. |
| Zwei Lizenzen zu einer Rechnung bündeln | Drei-Punkte-Menü → Zwei gleiche Positionen zusammenfassen. |
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