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Hilfecenter

Wartungsgebühr mit Gratis-Kontingent

Monatliche Wartung mit inkludierten Gratis-Minuten: Zeitdauerposition plus Aufwand kombinieren und Buchungen automatisch über Projektzeit-Splitting aufteilen.

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Finanzen – Wartungsgebühren mit inkludierten Gratiszeiten

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Voraussetzungen

Eine Zeitdauerposition kann ein Aufwands-Kontingent tragen: In jeder Periode sind X Minuten oder Stunden inklusive, alles darüber wird mit einer Aufwandsposition extra abgerechnet. Klassiker: monatliche Wartung 150 €, 45 Minuten Support gratis pro Monat, alles darüber zu 100 €/Stunde.

Auftragsabrechnung mit zwei Positionen: „Wartung (monatlich)
1 Zwei Auftragspositionen anlegen: die monatliche Wartung und eine Aufwandsposition für die Zusatzzeiten.
Positions-Dialog „Abrechenbar
2 Die Zeitdauer-Position als Zeit-Sammler einstellen: „Verrechenbare Zeiten", „Max. abrechenbare Zeit" 0h 45 pro 1 Monat.
Projekt „Wartung mit 45 Minuten
3 Im Hauptprojekt sind beide Positionen zugeordnet – der Sammler-Artikel hängt am Hauptprojekt.
Auftrag, Reiter „Zeiten
4 Eine 60-Minuten-Buchung wird gesplittet: 0h45 ins Inklusiv-Kontingent, der Rest auf die Aufwandsposition.
Rechnungsvorschau (PDF) mit der Position „Wartung (monatlich)
5 Auf der Rechnung erscheinen die monatliche Wartung und die zusätzlich berechneten Zeiten.

Aufbau – zwei Artikel, eine Mechanik

1. Artikel Support + 45 (Zeitdauer, monatlich, 150 €). In der Preisgestaltung:

  • Abrechnungsart Nach Zeitdauer, Periode 1 Monat, Preis 150 €.
  • Inklusiv-Zeit im Bereich Zeiten und Kosten festlegen: Max. abrechenbare Zeit 0h 45, Max gilt pro X Zeiteinheiten = 1 Monate.
  • Den Artikel als Zeit-Sammler einstellen – über die Zuordnung Verrechenbare Zeiten (alle Zeiten oder nur verrechenbare einsammeln).
  • Projekterstellung = Kein Projekt erstellen.

2. Artikel Zusatz-Support (Aufwand, 100 €/Stunde). Projekterstellung = Kein Projekt erstellen, Verknüpfung = Hauptprojekt.

Beide Artikel werden Positionen im Auftrag; aus dem Auftrag erstellst du ein Hauptprojekt. Achte darauf, dass der Support-Artikel sich an das Hauptprojekt einträgt – sonst rechnet die Zusatz-Position zuerst ab.

Wie das Splitting wirkt

Bucht der Kunde 60 Minuten Support, splittet das System die Buchung: 45 Minuten fallen ins Inklusiv-Kontingent (gratis, grüner Kreis), 15 Minuten landen auf der Zusatz-Position (blau, mit 25 € verrechnet). Bucht er 30 Minuten, sind alle 30 gratis. Bucht er später nochmal Zeit, die genau ins restliche Kontingent passt, zieht das System die Buchungen wieder zu einer zusammen.

⚠ Projektzeit-Splitting muss aktiv sein. Das automatische Aufteilen in „gratis” und „kostenpflichtig” ist eine Konfigurations-Einstellung: In Konfiguration → Finanzen → Einstellungen (Suche nach „Split”) muss Projektzeit-Splitting aktiviert sein. Ohne diese Option lehnt das System eine 60-Minuten-Buchung komplett ab (passt nicht in 45 Minuten), und du müsstest sie von Hand aufteilen.

Gratis-Zeiten im Tätigkeitsnachweis ausweisen

Standardmäßig taucht im Tätigkeitsnachweis nur die berechnete Zeit auf. Sollen auch die kostenlosen Support-Zeiten erscheinen, aktivierst du am Zeit-Sammler-Artikel (Support + 45) im Bereich PDF und Versand die Option Tätigkeitsnachweis anzeigen. Dann listet die Rechnung sowohl die 45 Gratis-Minuten als auch die berechneten Minuten auf.

Typische Fragen & Anforderungen

Du möchtest …So geht’s
X Minuten Support pro Monat inklusive gebenInklusiv-Zeit in der Preisgestaltung des Zeitdauer-Artikels, gilt pro Monat.
Buchungen automatisch in gratis/kostenpflichtig teilenProjektzeit-Splitting in Konfiguration → Finanzen → Einstellungen aktivieren.
Auch die Gratis-Minuten auf der Rechnung zeigenTätigkeitsnachweis anzeigen im Bereich PDF und Versand des Sammler-Artikels.
Zusatzstunden zu eigenem Satz abrechnenZweiter Artikel Nach Aufwand, Verknüpfung = Hauptprojekt.

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