Prozesse & Arbeitsanweisungen dokumentieren

QM-Dokumentation hat zwei Heimaten in teamspace: das Wiki für lebende, verlinkte Prozessbeschreibungen und das Dateimanagement für formale, gelenkte Dokumente (Word/PDF) mit Prüf- und Freigabeablauf. Beide lassen sich kombinieren. Dieser Artikel zeigt, wie du eine Prozessbeschreibung bzw. Arbeitsanweisung aufbaust und in den QM-Kreislauf bringst.

Variante A: Prozesse im Wiki beschreiben

Das Wiki eignet sich für Prozesse, die sich weiterentwickeln und untereinander verlinkt sein sollen (z. B. „Onboarding” verweist auf „IT-Ausstattung” und „Sicherheitsunterweisung”).

Im Tab Wissen → Wikiseiten über den blauen +-Button eine neue Seite anlegen.
In den Stammdaten festlegen, ob die Seite ein Hauptthema wird; Inhalt in Wiki-Syntax schreiben. Details in Wikiseiten anlegen und bearbeiten.
Verwandte Seiten verlinken, damit ein begehbares Prozess-Handbuch entsteht.

Wikiseiten werden ebenfalls versioniert und lassen sich mit Beobachtern versehen, die bei Änderungen benachrichtigt werden (siehe Versionen und Beobachter).

Wikiseite „Arbeitsanweisung Kundenanfrageprozess“ mit nummerierten Prozessschritten (Anfrage erfassen, prüfen, klassifizieren, Bearbeiter zuweisen, Bearbeitung durchführen, Kunden informieren, Abschluss dokumentieren, Nachverfolgung) und rechts einem Inhaltsverzeichnis — Eine Prozessbeschreibung als Wikiseite – nummerierte Schritte mit Inhaltsverzeichnis und verlinkten Unterseiten

Variante B: Formale Dokumente aus QM-Vorlagen

Für verbindliche, freizugebende Dokumente (Arbeitsanweisung, Prozessbeschreibung als PDF, Genehmigung) nutzt du eine Vorlage und legst das Ergebnis als gelenkte Datei ab.

Im Dateimanagement über Aktionen → Neues Dokument eine QM-Vorlage wählen (z. B. Arbeitsanweisung, Prozessbeschreibung). Welche Vorlagen es gibt, steht in QM-Dokumentvorlagen im Überblick.
Das Dokument ausfüllen – Vorlagen mit Platzhaltern füllt teamspace teils automatisch aus dem Kontext.
Das fertige Dokument prüfen und freigeben lassen (siehe Ein Dokument prüfen und freigeben lassen).

ℹ Info. Erscheint bei Neues Dokument keine Vorlage, ist im Verzeichnis System/Templates noch keine hinterlegt. Das richtet der Administrator ein (siehe Dokumentenlenkung einrichten).

Einheitlich bleiben

Konsistente QM-Dokumente entstehen über Vorlagen:

Wiki-Vorlagen geben Struktur und Kopf-/Fußzeilen vor (siehe Vorlagen, Kopf- und Fußzeilen einrichten).
Datei-Vorlagen im Verzeichnis System/Templates liefern das Startgerüst für Word/Excel/PDF.

So sehen gleichartige Dokumente gleich aus – ein wichtiges Kriterium für Audits.

Nachweis und Kenntnisnahme

Soll das Team eine Arbeitsanweisung verbindlich kennen, vergib nach der Freigabe die Prüfungsart Zur Kenntnisnahme (siehe Ein Dokument prüfen und freigeben lassen). Im Reiter Historie ist anschließend belegt, wer wann bestätigt hat.

Typische Fragen & Anforderungen

Du möchtest …	So geht’s
Einen lebenden, verlinkten Prozess beschreiben	Wikiseite anlegen und Unterseiten verlinken (Variante A).
Eine verbindliche Arbeitsanweisung als PDF lenken	Aus QM-Vorlage erzeugen und prüfen/freigeben lassen (Variante B).
Bei Änderungen benachrichtigt werden	Beobachter auf der Wikiseite setzen (Versionen und Beobachter).
Dokumente einheitlich halten	Wiki- bzw. Datei-Vorlagen verwenden.
Belegen, dass alle die Anweisung kennen	Prüfungsart Zur Kenntnisnahme vergeben.