Ein Dokument prüfen und freigeben lassen

Wenn ein Dokument verbindlich werden soll – eine Arbeitsanweisung, eine Genehmigung, eine Abnahme –, gibt nicht der Autor es selbst frei, sondern koppelt es an einen Prüfprozess. teamspace benachrichtigt den oder die Prüfer automatisch; nach der Freigabe geht eine Mitteilung zurück an den Antragsteller. So reift ein Dokument von der Bearbeitung zur gültigen Fassung. Dieser Artikel zeigt den Ablauf aus Sicht des Autors und des Prüfers.

ℹ Hinweis (Prüfen). Der grundsätzliche Ablauf (Kopplung an einen Prüfprozess, automatische Benachrichtigung, digitale Freigabe, Rückmeldung an den Antragsteller) ist durch die Produktbeschreibung belegt; die Spalten Zur Kenntnisnahme und Prüfung im Reiter Versionen sind dokumentiert. Die exakten Button-Beschriftungen und Dialognamen des Prüfablaufs sind in dieser Fassung noch nicht gegen die Live-Oberfläche geprüft (last_verified: null).

1. Dokument zur Prüfung übergeben

In der Dateiliste auf das Details-Icon am rechten Rand der Datei-Zeile klicken – der Detailmanager öffnet sich.
In den Reiter Versionen wechseln. Die aktuelle Fassung steht oben; ihre Spalten Zur Kenntnisnahme und Prüfung zeigen den jeweiligen Stand.
Über die Aktionen-Sidebar die Aktion Zur Prüfung geben wählen. Im Dialog legst du Prüfer, die Prüfung (z. B. Prüfen) und eine Prüfanweisung fest.

Dialog „Zur Prüfung geben“ mit den Feldern Prüfer (Bitte wählen), Prüfung (Prüfen) und Prüfanweisung; in der Aktionen-Sidebar ist „Zur Prüfung geben“ hervorgehoben — Prüfprozess starten – über „Zur Prüfung geben" Prüfer und Prüfung wählen

2. Prüfungsart wählen: Validierung oder Kenntnisnahme

Validierung (Prüfung) – die fachliche Freigabe. Wähle sie, wenn eine zweite Person das Dokument inhaltlich abnehmen soll, bevor es gilt (Vier-Augen-Prinzip).
Zur Kenntnisnahme – die Lesebestätigung. Wähle sie, wenn die Empfänger nur bestätigen sollen, dass sie das Dokument gelesen haben (z. B. eine neue Arbeitsanweisung).

Beides lässt sich kombinieren: erst Validierung durch den Prüfer, dann Kenntnisnahme durch das Team.

⚠ Achtung. Übergibst du das Dokument an dich selbst, ist das Vier-Augen-Prinzip ausgehebelt. Wähle für die Validierung eine andere Person als den Autor.

3. Prüfer wird benachrichtigt und gibt frei

Der Prüfer erhält automatisch eine Benachrichtigung. Er öffnet das Dokument, prüft es und erteilt die Freigabe digital – oder weist es mit einem Kommentar zurück. Nach der Genehmigung erhält der Antragsteller automatisch eine Mitteilung.

Antrag „Neues Homepage-Projekt“, Reiter „Prüfung“ mit dem Eintrag „Prüfen“ (Typ Validierung, Prüfer Volker Vorstand); geöffneter Dialog „Prüfen“ mit den Optionen Genehmigen, Ablehnen und einem Kommentarfeld — 1 Der Prüfer öffnet die Prüfung und entscheidet im Dialog „Prüfen": „Genehmigen" oder „Ablehnen" (mit Kommentar).

2 Nach der Freigabe ist die Prüfung grün erledigt; der Antragsteller wird automatisch benachrichtigt.

4. Status prüfen

Im Reiter Versionen zeigen die Spalten Prüfung und Zur Kenntnisnahme den aktuellen Stand je Fassung – du siehst auf einen Blick, was schon freigegeben ist.
Wer es braucht, sieht im Reiter Historie zusätzlich, wer wann übergeben und freigegeben hat (siehe Dokumentenlenkung verstehen).

Wenn eine neue Version nötig ist

Wird das Dokument zurückgewiesen oder muss es geändert werden, lädst du eine neue Version hoch (oder bearbeitest es online). Die neue Fassung ist zunächst ungeprüft und muss erneut durch den Prüfprozess – die alte freigegebene Version bleibt bis dahin erhalten.

Typische Fragen & Anforderungen

Du möchtest …	So geht’s
Ein Dokument fachlich freigeben lassen	Im Reiter `Versionen` zur Prüfung übergeben und Prüfungsart Validierung wählen.
Bestätigen lassen, dass alle es gelesen haben	Prüfungsart Zur Kenntnisnahme an die betroffenen Personen vergeben.
Das Vier-Augen-Prinzip einhalten	Als Prüfer eine andere Person als den Autor wählen.
Sehen, wer wann freigegeben hat	Reiter `Historie` im Detailmanager öffnen.
Eine geänderte Fassung erneut freigeben	Neue Version hochladen – sie durchläuft den Prüfprozess erneut.
An eine fällige Neu-Prüfung erinnert werden	Im Reiter `Alarme` eine Erinnerung setzen (siehe Detailmanager).