Dokumentenlenkung einrichten

QM ist in teamspace eine Konfigurations-Aufgabe: Du richtest die Bausteine so ein, dass Anwender Dokumente lenken, prüfen und freigeben können, ohne über die Mechanik nachdenken zu müssen. Dieser Artikel führt durch die vier Stellschrauben – Vorlagen, Prüf-/Freigabeprozesse, Berechtigungen und Versions-/Archiv-Vorgaben.

ℹ Hinweis (Prüfen). QM nutzt die Konfiguration des Dateimoduls und des Wikis; ein eigener „QM”-Konfigurationsbereich existiert nicht zwingend. Die genauen UI-Pfade einzelner Prüfprozess-Einstellungen sind in dieser Fassung noch nicht vollständig gegen die Live-Oberfläche geprüft (last_verified: null).

1. QM-Vorlagen bereitstellen

Damit Anwender über Aktionen → Neues Dokument aus QM-Vorlagen (Idee, Antrag, Genehmigung, Arbeitsanweisung … – siehe QM-Dokumentvorlagen im Überblick) erzeugen können, legst du je Dokumentart eine Vorlage in der Konfiguration an. Eine Datei unter System/Templates ist dafür nicht nötig. Jede Vorlage braucht zwei Dinge:

Gültiges Layout: Jede Vorlage muss mit einem gültigen Layout verbunden sein – erst dadurch wird sie verwendbar.
Workflow: In der Vorlage stellst du den Workflow ein, also welches Folgedokument aus einem Dokument erzeugt werden darf (z. B. aus einer Idee einen Antrag, daraus eine Genehmigung).

Konfiguration → Vorlagen

Konfiguration → QM, Reiter „QM-Dokumente“: Liste der QM-Vorlagen mit den Typen Statusbericht, Antrag und Idee (Vorlage Statusbericht/Antrag/Idee), Spalten Typ, Titel, Erstellungs-/Änderungsdatum und Zugriff (Uneingeschränkt) — QM-Vorlage in der Konfiguration anlegen, mit Layout verbinden und Workflow festlegen

ℹ Info. Erscheint bei Neues Dokument keine Vorlage, ist sie in der Konfiguration nicht angelegt oder nicht mit einem gültigen Layout verbunden.

2. Prüf- und Freigabeprozess festlegen

Lege fest, wie ein Dokument geprüft und freigegeben wird:

Prüfungsarten: Validierung (fachliche Freigabe) und Kenntnisnahme (Lesebestätigung) – beide stehen je Version über die Spalten Prüfung und Zur Kenntnisnahme zur Verfügung.
Prüfer/Zuständige: Wer darf validieren, wer muss zur Kenntnis nehmen – steuerbar über die Berechtigungen (Schritt 3).
Benachrichtigungen: Prüfer werden bei Übergabe automatisch informiert, der Antragsteller nach der Freigabe.

Konfiguration → QM, Reiter „Prüfungen“: geöffneter Dialog „Prüfung“ mit den Feldern Modul (QM-Dokument), Typ (Zur Kenntnisnahme), Name (Antragsprüfung), Prüfanweisung, Prüfer, Anzahl (1) und Bedingung (Immer) — Prüf-/Freigabeprozess festlegen: in der Konfiguration unter „QM" → „Prüfungen" eine Prüfung mit Typ, Prüfer und Bedingung anlegen

3. Berechtigungen: wer darf was

Über das Berechtigungssystem trennst du Lesen, Bearbeiten, Prüfen und Freigeben. So setzt du das Vier-Augen-Prinzip technisch durch (Autoren dürfen nicht ihre eigenen Dokumente validieren). Lege ein eigenes QM-Verzeichnis mit klaren Zugriffsmodi an:

Wirkungsweise der Zugriffsmodi: Zugriff auf Dateien steuern.
Übergreifende Rechtelogik: Thema Berechtigungen.

4. Versions- und Ablage-Vorgaben

Versions-Limit: Standardwert für Maximale Anzahl zentral setzen; für QM-Dokumente eher hoch, damit ältere Fassungen beim Überarbeiten erhalten bleiben (Konfiguration → Dateien → Einstellung).
Wiedervorlage: Anwender setzen je Dokument im Reiter Alarme Erinnerungen, wenn ein Dokument turnusmäßig aktualisiert werden soll.
Struktur fürs Wiederfinden: Lege ein klares QM-Verzeichnis mit sprechenden Ordnern an – das ist die Grundlage, damit Anwender Dokumente schnell wiederfinden (siehe Dokumente strukturieren und wiederfinden).

ℹ Optional: revisionssichere Archivierung (GoBD). Wer steuerrelevante oder abgeschlossene Dokumente unveränderbar aufbewahren muss, kann den GoBD-Modus nutzen. Das ist ein Sonderfall, nicht der Normalbetrieb des QM. GoBD-Modus und Zertifizierungen stammen aus der Produktbeschreibung; die Aktivierung im Konfigurations-Modus ist noch nicht gegen die Live-Oberfläche geprüft.

Häufige Probleme

Warum erscheint bei Neues Dokument keine Vorlage? Dann ist sie in der Konfiguration nicht angelegt oder nicht mit einem gültigen Layout verbunden – erst durch ein gültiges Layout wird eine Vorlage verwendbar.

Warum gehen beim Überarbeiten ältere Fassungen verloren? Wahrscheinlich ist das Versions-Limit zu niedrig. Setze den Standardwert für Maximale Anzahl zentral hoch (Konfiguration → Dateien → Einstellung), damit ältere Fassungen erhalten bleiben.

Brauche ich für QM den GoBD-Modus? Nein, das ist ein Sonderfall – nur nötig, wenn du steuerrelevante oder abgeschlossene Dokumente unveränderbar aufbewahren musst. Für den Normalbetrieb des QM ist er nicht erforderlich (Aktivierung vorab gegen die Live-Konfiguration prüfen).

Typische Fragen & Anforderungen

Du möchtest …	So geht’s
Anwendern QM-Vorlagen anbieten	Vorlagen in der Konfiguration anlegen, mit gültigem Layout verbinden und Workflow festlegen.
Das Vier-Augen-Prinzip ermöglichen	Prüf-/Freigaberechte von Bearbeitungsrechten trennen (Berechtigungen).
Ältere Fassungen beim Überarbeiten behalten	`Maximale Anzahl` der Versionen hoch setzen.
An fällige Aktualisierungen erinnern	Anwender setzen Erinnerungen im Reiter `Alarme`.
Abgeschlossene Dokumente unveränderbar archivieren (Sonderfall)	GoBD-Modus nutzen (Aktivierung vorab gegen die Live-Konfiguration prüfen).