Was ist sinnvoller: ein einfaches Tool, das wenig kann, oder ein leistungsstarkes System, das nicht ausgereizt wird? Wenn das die einzigen Alternativen wären, fiele die Wahl auf das einfache Tool – kein Einführungsaufwand, dafür aber dauerhaft mittelmäßige Effizienz. Wer seine Prozesse wirklich verbessern will, sollte deshalb nicht an Einführung und Schulung sparen. Ein System, dessen Stärken niemand einsetzt oder bedient, nützt nichts.
Wie lange dauert eine Einführung?
Eine sinnvolle Einführung dauert meist zwischen 5 und 10 Tagen – Schulung bereits enthalten. Es ist theoretisch möglich, es allein zu versuchen; empfehlenswert ist das aber nicht. Es hängt von deiner Kompetenz und der Zeit ab, die du selbst investieren willst.
Das standardisierte Vorgehen
Damit die Einführung schnell und systematisch gelingt, arbeiten wir nach einem festen Muster.
Blockweise arbeiten
Der wichtigste Punkt: Wir arbeiten blockweise.
- Im ersten Kick-off planen wir konkret, mit welchen Modulen du in welcher Reihenfolge startest.
- Jedes Modul bekommt einen Vier-Stunden-Block und einen Termin. Du weißt dadurch genau, an welchem Tag z. B. das Finanzmodul dran ist, und kannst den passenden Experten aus deinem Haus dazu holen.
- So steht im Vorfeld fest, wann das System fertig eingerichtet ist – und die Berater können ihre Zeit besser planen (auch sie planen in Vier-Stunden-Blöcken, damit der Tag nicht zerfranst).
Ablauf eines Blocks
- Abschluss des vorherigen Themas (beim ersten Mal entfällt das).
- Interview zur Klärung und Dokumentation der konkreten Anforderungen.
- Der Berater konfiguriert das System.
- Am Ende zeigen wir die Lösung und justieren fein nach.
Jeder Prozess muss auf diese Weise besprochen, justiert, gezeigt und abgenommen sein. Zur Steuerung dient ein gemeinsames, bereits vorausgefülltes Dokument, an dem ihr euch orientiert – dort steht auch, wer was noch erledigen muss und was schon fertig ist.
Der wichtigste Tipp: Schulung erst im fertigen System
Mache niemals eine Schulung in einem System, das noch nicht eingerichtet ist. Die Teilnehmer wissen sonst nicht, ob es ein Zwischenstand ist oder sich noch etwas ändert – und sind am Ende enttäuscht oder bauen Vorbehalte auf, die du später mühsam wieder abbauen musst. Erst wenn alles steht, werden die Schulungen besprochen und durchgeführt.
Hinweise
- Planung schützt Energie: Eine ungeplante, sich endlos hinziehende Einführung verbraucht sehr viel Energie und ist selten erfolgreich. Mach es lieber professionell und terminiert.
- Vor der Einführung steht der Test: teamspace richtig testen. Danach folgt der Übergang in den Produktivbetrieb: Going live & Supportvertrag.
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