„Nutzt ihr teamspace eigentlich auch selbst?” – Die Antwort ist ein klares Ja. Ohne teamspace könnten wir unseren Laden zumachen: Wir führen alle Verwaltungsprozesse zu 100 % mit teamspace durch. Dieser Praxisbericht zeigt, wofür – als Anregung, was in deinem Unternehmen möglich ist.
Rechnungen und Auftragsabwicklung
- Für jeden Kunden gibt es mindestens einen laufenden Auftrag mit Service- und Lizenzdaten. Kommt eine Erweiterung, entsteht ein separater Auftrag, der in ein Projekt umgewandelt und über das Projektmanagement eingeplant wird.
- Die Rechnungsstellung wird über das Projekt angestoßen: Der Bearbeiter meldet Fertigstellung bzw. Übergabe – per Mausklick.
- Kontrolle „fürs gute Gefühl”: Wir lassen uns alle Zeiten und Kosten anzeigen, die länger als drei Monate nicht verrechnet wurden, damit nichts durchrutscht.
- Über die Bankenschnittstelle prüft teamspace täglich im Hintergrund, ob Rechnungen bezahlt wurden; ist das nicht so, gehen nach ein paar Tagen Kulanz automatisch Zahlungserinnerungen raus – ganz ohne manuelles Zutun.
- Externe Projekte laufen grundsätzlich über Angebot → Auftrag → Projekt: Wir haben praktisch kein Projekt ohne Auftrag und kaum einen Auftrag ohne vorheriges Angebot. Der größte Aufwand steckt im Angebot; alles danach ist „auf Knopfdruck”.
Interne Projekte mit Scrum
Weil jede Anpassung an der Standardsoftware getestet werden muss, planen wir Updates quartalsweise und arbeiten mit Scrum:
- Vier Meilensteine pro Jahr stehen für die vier Releases. Ihnen ordnen wir Ressourcen (Mitarbeiter), Teilprojekte und Arbeitspakete zu.
- teamspace zeigt im Vorfeld, wie viele Entwicklerstunden für das nächste Release zur Verfügung stehen und wie viele Stunden in der Auftragspipeline stecken.
- Melden sich Mitarbeiter krank oder sind im Urlaub, sehen wir sofort die Auswirkung und können ein anderes Projekt nachschieben.
- Daraus entsteht das Backlog; die Sprints sind zweiwöchig und werden über die zugeordneten Kapazitäten geplant – am Ende weiß jeder, was zu tun ist.
Support
Jede Anfrage – per Mail oder Telefon – eröffnet ein Ticket oder hängt sich an ein vorhandenes an. Über die mit Kunden vereinbarten SLAs kennt das Ticket seine verbleibende Zeit; im Zweifel wird das mit der niedrigsten Restzeit zuerst bearbeitet. Bezahlten Support buchen wir direkt aufs Ticket; er wird über den Supportvertrag automatisch abgerechnet. Meldet sich ein Kunde, sehen wir sofort seine offenen Tickets, Projekte und Angebote.
Personalwesen
Urlaubsplanung, Zeiterfassung, Elternzeit, Vertragsmanagement, wer in welchem Büro oder im Homeoffice arbeitet, wer welchen Parkplatz reserviert – und die gesamte Spesenabrechnung: alles über teamspace.
Vertrieb
Fragt jemand auf der Homepage einen Testaccount an, entsteht in teamspace automatisch eine Vertriebschance (und, falls nötig, der Kontakt). Wir sehen sofort, ob zwei Kollegen aus derselben Firma anfragen, welcher Berater sich kümmert, welche Anforderungen genannt wurden und wo die Chance im Vertriebstrichter steht. teamspace gibt sogar einen Hinweis auf die Abschlusschancen und darauf, in welcher Phase die meisten Tests abspringen.
Die vielen kleinen, hilfreichen Dinge
- Der gemeinsame Kalender, in den wir schnell einen Teams-Termin mit Kunde und Kollege eintragen.
- Die interne Kommunikation: Beim Besprechen eines Angebots schicken wir uns eine Benachrichtigung; Tickets wandern schon mal als „Wanderpokal” von einem zum anderen.
- Der Liebling vieler Mitarbeiter: die Benachrichtigung über Provisionen, die entstehen, wenn in bestimmten Situationen eine Rechnung erstellt wird – sehr motivierend.
Hinweise
- Der Bericht zeigt: Viele Geschäftsprozesse ließen sich ohne teamspace gar nicht oder nicht so effizient umsetzen – weil alles in einem System zusammenläuft.
- Wie der Abrechnungs-Durchlauf konkret aussieht, zeigt Vom Angebot zur Rechnung.
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