teamspace kann ein ganzes Unternehmen mit vielen Abteilungen digitalisieren. Das ist viel – deshalb lohnt sich ein Überblick, bevor du startest. Dieser Artikel geht die Menüpunkte einmal durch und sagt, wofür die einzelnen Kacheln gedacht sind. So kannst du besser einschätzen, was sich für deinen Einstieg eignet.
Hinweis vorab: Das Menü ist komplett konfigurierbar, und nicht jede Funktion ist in jeder Edition (office, enterprise, projectfacts) aktiv. Dein teamspace kann also anders aussehen als die hier beschriebene Reihenfolge.
Zeiterfassung
Die ersten Kacheln drehen sich um Zeit:
- Überblick – Blick auf die letzte Woche oder den letzten Monat.
- Mein Tag – Zeiten für den einen Tag buchen; zeigt deine Top-Projekte und wo du eingeteilt bist, damit das Buchen schnell geht.
- Zeitmatrix – für viele Tage gleichzeitig buchen.
- Projektzeiten – Liste aller gebuchten Zeiten, frei strukturierbar; dein persönliches Controlling-Werkzeug (z. B. verrechenbare Zeiten).
- Ziele – persönliche Zielwerte (z. B. „so viel Support” oder „so viel Akquise”) im Verhältnis zu den gebuchten Zeiten.
- Mein Urlaub – Urlaub buchen, grafisch unterstützt (du siehst, wer sonst noch frei hat, damit nicht die ganze Abteilung leer ist).
- Spesen & Reisen – ganze Reisen mit einzelnen Kostenpositionen, Erstattungen, Provisionen und der Blick auf die gesamte Auszahlung.
Projekte & Kapazitäten
- Projektüberblick / Meine Projekte – alle Projekte, in denen du eine Rolle hast (z. B. Verantwortlicher oder Bearbeiter); der typische Einstieg, wenn du ein Projekt suchst.
- Strukturelemente – Phasen, Teilprojekte, Arbeitspakete und Meilensteine strukturieren ein Projekt. Am Ende hängen meist die Arbeitspakete: Dort wird wirklich gearbeitet, und sie sind die Basis für Scrum und Boards.
- Kapazitätsplanung – verteilt die verfügbare Arbeitszeit (z. B. 8 Stunden/Tag aus dem HR-Modul) konkret auf Kapazitäten und Projekte; so weißt du, was wann passiert und wann etwas fertig sein kann.
- Stundenzettel – nur gelegentlich nötig: Wenn ein Kunde vor der Rechnung einen geprüften Stundenzettel sehen will, lassen sich Zeiten per Workflow freigeben und sperren.
- Standardberichte – Projektzeit, Projektzeitanalyse (kumuliert), Bereich-/Rubrikanalyse und Mitarbeiterüberblick (für Abteilungsleiter, um Mitarbeiter zu steuern).
Offene Punkte & Boards
- Offene Punkte – To-dos mit Fälligkeit, projektgebunden oder in eigenen Listen (z. B. „beim nächsten Mal im Rechenzentrum”). Plus Alarme/Erinnerungen.
- Boards – Tafeln mit frei definierbaren Spalten (und optional Zeilen), in die du beliebige Elemente packst. Sehr breit einsetzbar; eigene Menüpunkte organisieren sie. Details im Thema Boards.
Arbeitsplatz
Entstanden in der Corona-Zeit: Parkplatz reservieren, einen festen oder mobilen Arbeitsplatz buchen und sehen, wo man sich hinsetzen kann.
Tickets
Ein Ticket ist vorgangsorientierte Kommunikation: Eine eingehende E-Mail eröffnet automatisch ein Ticket (Zustand „neu”), du trägst einen Bearbeiter ein, fragst intern nach und antwortest dem Kunden – mehrere Vorgänge zum selben Ticket.
- Ticketkanäle – Tickets sind in Kanälen organisiert; für „deine” Kanäle wirst du bei neuen Tickets informiert.
- Ticketelemente / Ticketüberblick – alle einzelnen Nachrichten liegen wie in Outlook untereinander und sind so gut durchsuchbar.
- Entwürfe – angefangene, noch nicht gesendete Nachrichten.
- Berichte – Bearbeitungsdauer, wer am meisten antwortet usw.
Wissen: News, Forum, Dateien, Wiki
- News – eine selbst gepflegte interne „Online-Zeitung”, gesteuert über die Redaktion.
- Forum – interner Austausch in Diskussionen; auch Feeds lassen sich einbinden.
- Wiki – eigene, verlinkbare Wissensseiten im geschützten teamspace-Bereich, mit Versionskontrolle.
- Dateimanager & Privates Verzeichnis – Dateien ablegen (privat oder strukturiert). Tipp: Meist nutzt man die Dateimanager direkt in Projekten und bei Kunden; im zentralen Dateimanager siehst du das ganze Werk. Word-/Excel-Dateien lassen sich direkt anlegen und bearbeiten, Dateien per Drag & Drop hineinziehen – alles mit Versionskontrolle.
Finanzen / Faktura
Ein Beleg ist bei teamspace ein Angebot, Auftrag, eine Rechnung oder ein Lieferschein.
- Belegüberblick plus spezialisierte Kacheln: Angebotsverfolgung (welche Angebote sind heiß?), Auftrag (was kann ich abrechnen?), Rechnungsmanagement (bezahlt? Mahnung nötig?).
- Meine Belege – eigene Entwürfe, noch nicht validiert.
- Reisekosten & Provision – Prüfen der Kosten, Monatsabrechnungen und Provisionen.
- Berichte – Fakturaposition und Fakturaanalyse (Einnahmesituation, z. B. Lizenz-/Hosting-/Beraterumsatz im Jahresvergleich); Auftragsanalyse für die zukünftige Einnahmeprognose; Planung/Planungsüberblick für Kosten-Leistungs-Rechnung auf Kostenstellen/-träger.
CRM
- Organisation, Kontakt, Anrufliste – die Adressdaten. Eine Organisation ist die Obergruppe; Kunden, Lieferanten, Interessenten sind Sichten darauf (etwas kann gleichzeitig mehreres sein). An Organisationen hängen Kontakte, an Kontakten Aktivitäten.
- Vertriebschancen – wenn sich etwas anbahnt: bis zum Angebot vergeht Zeit. Im Vertriebstrichter (Sales Funnel) wandert die Chance nach unten, die Abschluss-Wahrscheinlichkeit steigt. Aus einer Chance werden Angebot, Auftrag und Projekt; die Vorlauf-Zeiten fließen in den Deckungsbeitrag ein.
- Kampagnen – etwas mit vielen gleichzeitig tun (Einladungen, Newsletter, automatische Folgemails).
- VIPs – wertvolle Kontakte mit Wiedervorlage-/Warnsystem (z. B. „alle drei Monate kontaktieren”).
- Wiedervorlagen – anders als ein Termin: „melde mich nächste Woche” bleibt scharf, bis es erledigt ist.
- Berichte – interne Telefonliste, CRM-Analyse, Analyse der Vertriebschancen (wo springen Leute ab?).
HR (Personal)
Zentrale Mitarbeiterdaten: Vertrag, Überstunden, Urlaub, Skills, Schulungen, Zertifikate. Dazu Urlaubsanträge (Genehmigung durch Vorgesetzte), Krankmeldungen, Organigramm, Überstunden-Management, Arbeitstage, Mitarbeiter-Auszahlungen (Verpflegungspauschalen, Provisionen, vorgelegte Spesen) und Berichte (Arbeitszeitanalyse, Urlaubssituation, Mitarbeiteranalyse).
Controlling
Eine Sammlung von Berichten quer durchs Unternehmen, die sich nicht eindeutig einem einzelnen Menüpunkt zuordnen lassen (häufig Zeit und Kosten zugleich).
Womit anfangen?
Du musst nicht alles auf einmal nutzen. Bewährt hat sich der Einstieg mit Zeiterfassung + Faktura + Projektmanagement; wenn sich die Mitarbeiter daran gewöhnt haben, kommen weitere Module dazu. Wichtig ist, die Mitarbeiter mitzunehmen – das beste Tool nützt nichts, wenn niemand es bedient. Überlege dir also einen Plan; siehe teamspace im Unternehmen einführen.
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