Jede Kostenposition gehört zu einem Grundtyp. Der Typ bestimmt, welche Felder du im Detailmanager siehst, wie der Betrag entsteht und wie der Beleg steuerlich behandelt wird. Der Folgeprozess gegenüber Projekt, Kunde und Mitarbeiter ist bei allen gleich – das steht in Kostenelemente verstehen. Diese Seite ist die Nachschlag-Liste der Typen.
Die Typen auf einen Blick
| Typ | Wofür | Betragsbasis | Anlegen |
|---|---|---|---|
| Kostenbeleg | Quittung mit einer Position, ein Mehrwertsteuersatz | Brutto/Netto-Einzelbetrag | Neue Ausgabe (Schnellerfassung) / Neue Ausgabe |
| Kostenrechnung | Eingangsrechnung mit mehreren Positionen, gemischte MwSt | Positions-Tabelle | Neue Kosten → Belegart Kostenrechnung |
| Fahrtkosten | Strecke statt Pauschale | Entfernungs-km × Preis/km | Neue Kosten / aus Reisekostenabrechnung |
| Material | Verbrauch & Pauschalen, oft mit Aufschlag | Menge × Preis | Neue Materialkosten |
| Verpflegungssatz | steuerliche Verpflegungsmehraufwendungen | Pauschale 8h/24h, Land | meist automatisch in Reisekostenabrechnung |
| Mitarbeiterprovision | variable Vergütung | manuell oder Provisionsregel | manuell / Regel am Auftrag |
| Überstunden-Auszahlung | Auszahlung statt Abfeiern | Auszahlungssatz (HR) | startet im HR / Monatsabschluss |
| Zuschlag | Sonntags-, Feiertags-, Nachtzuschlag | Konfig-Regel | nur Monatsabschluss |
Spesen – Kostenbeleg oder Kostenrechnung
Beides sind klassische Spesen-Belege: du hast etwas bezahlt, willst es zurück, und meist soll auch der Kunde dafür zahlen. Der Unterschied liegt in der Zahl der Positionen und Mehrwertsteuersätze.
- Kostenbeleg: wie eine Quittung. Eine Position, ein Mehrwertsteuersatz, je ein Feld für Brutto und Netto. Taxiquittung, Zugticket, Tankbeleg. Für den Kostenbeleg gibt es eine teamspace-App – Quittung fotografieren, der Beleg ist im System.
- Kostenrechnung: wie eine Rechnung. Beliebig viele Positionen, jede mit eigenem Mehrwertsteuersatz, volle Eingangsrechnungs-Mechanik mit Bezahl-Anweisung. Hotelrechnung mit Übernachtung (7 %) und Frühstück (19 %), Caterer mit gemischten Sätzen.
Reicht eine Position und ein Satz, nimm den Kostenbeleg – schneller einzutragen. Sobald Sätze auseinanderlaufen oder mehrere Positionen drin stehen, ist die Kostenrechnung richtig. Beide anlegen: Spesen & Material erfassen. Beide lassen sich auch aus einer E-Rechnung erzeugen.
Fahrtkosten
Fahrtkosten rechnen Strecke ab, nicht Pauschalbeträge. Im Detailmanager trägst du Entfernungs-Kilometer und Preis pro Kilometer ein – der Betrag ergibt sich. Fährt der Mitarbeiter mit dem Privatauto und bekommt Fahrtgeld, berücksichtigt teamspace die steuerlichen Aspekte automatisch. Card-Header: Fahrtkosten. Anlegen über Neue Kosten oder direkt aus einer Reisekostenabrechnung.
Material
Material ist alles, was du im Projekt verbrauchst und dem Kunden in Rechnung stellst – Verbrauchsmaterial, Ersatzteile, Lizenzkosten. Aufschlag gegenüber den echten Kosten ist die Regel, nicht die Ausnahme. Über Material laufen auch klassische Pauschalen, die du dem Kunden im Auftrag versprichst – Anfahrts- und Übernachtungspauschalen. Du legst sie im Kostentyp an, im Auftrag steht der Preis, beim Buchen zieht der Auftragspreis. Anlegen über Neue Materialkosten.
Verpflegungssatz
Verpflegungssätze sind die steuerlichen Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen: 14 € für acht Stunden auswärts, 28 € für 24 Stunden, andere Sätze im Ausland. Zahlt dein Arbeitgeber mehr, splittet teamspace steuerfrei und steuerpflichtig automatisch.
Card-Header Verpflegungssatz, Typ-Anzeige z. B. Deutschland. Das Akkordeon Belegdaten trägt das Datum, das Feld Pauschale* (z. B. 8h) und die drei Checkboxen Frühstück / Mittagessen / Abendessen. War im Hotelpreis ein Frühstück enthalten, zieht das den Verpflegungssatz für diesen Tag anteilig herunter. teamspace prüft die Eingabe: nur eine Pauschale pro Tag, Zeiten korrekt, steuerliche Aspekte berücksichtigt. Du legst Verpflegungssätze meist nicht einzeln an – sie entstehen automatisch in einer Reisekostenabrechnung, wenn der Toggle VMA's erstellen an ist.
Mitarbeiterprovision
Provisionen sind das Werkzeug für variable Vergütung – Verkaufsprovisionen, Abschlussprämien, Vermittlungs-Boni. Du kannst sie einzeln anlegen oder über Provisionsregeln automatisch erzeugen lassen: Beim Verkauf von Artikel X bekommt der Mitarbeiter z. B. 5 % vom Verkaufspreis oder Rohertrag. Hängt so eine Regel am Auftrag, erzeugt teamspace bei der Rechnungsstellung automatisch das Provisionselement; der Mitarbeiter bekommt eine Meldung und sieht es in seiner nächsten Mitarbeiterabrechnung. Provisionsregeln folgen denselben Schaltern wie Pauschalen-Regeln – siehe Pauschalen automatisch über Regeln erzeugen.
Überstunden-Auszahlung
Will dein Unternehmen Überstunden auszahlen (statt nur als Freizeit gutschreiben), läuft das über diesen Belegtyp. Der Prozess startet im HR – die Auszahlung gibst du dort frei, das Ergebnis sind Kostenelemente vom Typ Überstunden-Auszahlung. Tagesauszahlungen sind möglich, oder ein gesammeltes Element am Monatsende. So lässt sich ein Gleitzeitmodell, in dem Überstunden normalerweise abgefeiert werden, punktuell durch Auszahlungen ergänzen.
Zuschlag
Zuschläge laufen automatisch – und nur in Verbindung mit dem Monatsabschluss. Du buchst deine Zeiten normal, schließt am Monatsende ab, und teamspace berechnet die Zuschläge aus den gebuchten Zeiten gemäß den hinterlegten Regeln: Sonntagszuschlag, Feiertagszuschlag, Nachtzuschlag. Ein paar Sonntagsstunden im Monat → ein Sonntagszuschlag-Element beim Abschluss → es landet in der Mitarbeiterabrechnung als auszahlbar.
⚠ Zuschläge entstehen ausschließlich beim Monatsabschluss. Reisekostenabrechnung und Sammelabrechnung erzeugen sie nicht. Voraussetzung sind die Zuschlagsregeln in der Konfiguration – siehe Sammelabrechnung & Monatsabschluss und Kostentypen, Zuschläge & Belegvorlagen einrichten.
Welche Typen es bei dir gibt
Welche Kostentypen anlegbar sind, hängt von der Konfiguration deines Mandanten ab. Fehlt ein Belegtyp im Plus-Button-Drop-down – Kostenrechnung ist der typische Kandidat –, ist er in der Systemkonfiguration noch nicht angelegt. Wie du ihn ergänzt (Pfad Systemkonfiguration → Finanzen → Kostentypen, plus Schalter „mit Projekt verrechnet”, „fakturierbar”, „auszahlbar”), steht in Kostentypen, Zuschläge & Belegvorlagen einrichten.