Kostentypen, Zuschläge & Belegvorlagen einrichten

Damit das Kostenmodul rund läuft, müssen ein paar Stellen in der Konfiguration sauber aufgesetzt sein: die Kostentypen mit ihren Schaltern, die Belegvorlagen für Eingangsrechnungen, die Zuschlagsregeln für den Monatsabschluss und die Auszahlungssätze im HR. Dieser Artikel bündelt die Admin-Einrichtung.

TODO-DONE · EXPENSE-T06 · CLAUDE

Erledigt 2026-06-24: die Zuschläge-Konfiguration als 3-teilige Sequenz bebildert – EXPENSE-ADM-06 (Regeln in Zeiterfassung → Einstellungen → Zuschläge und Zulagen), neu EXPENSE-ADM-08 (Kostentyp der Art „Zuschlag” in Finanzen → Artikel) und neu EXPENSE-ADM-09 (Verknüpfung in Finanzen → Einstellungen → Reisekosten & Wochen-/Monatsabschluss → Zuschläge). Belegte Pfad-Korrekturen: Regeln liegen unter Zeiterfassung → Einstellungen (nicht An-/Abwesenheitszeiten), die Kostentypen unter Finanzen → Artikel (Art „Zuschlag”), die Verknüpfung im Akkordeon Reisekosten & Wochen-/Monatsabschluss. EXPENSE-ADM-04/-05 waren bereits aufgenommen.

ℹ Die exakten Sidebar-Wortlaute des Konfigurations-Modus werden in einem separaten Konfigurations-Lauf gegen den Live-Mandanten geprüft. Die Pfade hier stammen aus den Schulungsvideos und können in deiner Installation leicht abweichen.

Kostentypen anlegen

Welche Belegarten anlegbar sind, hängt vom Mandanten ab. Fehlt ein Typ im Plus-Button-Drop-down (häufig Kostenrechnung), legst du ihn an:

1. Systemkonfiguration → Finanzen → Kostentypen öffnen.
2. Über das Plus den fehlenden Typ anlegen (z. B. Kostenrechnung).
3. Im Akkordeon Abrechnungssituation des Kostentyps die drei Konten-Schalter setzen – je ein Dropdown mit Ja – <Preisquelle> (z. B. Ja - Manuell, Ja - Kostenelement, Ja - Auftragsposition) oder Nein:
   • Projekt → Erfolgsrelevant: ob der Typ das Projekt belastet,
   • Kunde → Fakturierbar: ob der Typ dem Kunden weiterverrechnet werden darf,
   • Mitarbeiter → Auszahlbar: ob der Mitarbeiter ihn erstattet bekommen kann.

Steht einer dieser Schalter auf Nein, taucht die entsprechende Zeile in der Abrechnungssituation des Belegs ausgegraut auf – der Sachbearbeiter sieht direkt, was Sache ist. Über den Optionen-Selektor neben jedem Schalter (Vorbelegung Alle) legst du die zulässigen Preisquellen für den Fakturierbarer Betrag fest (siehe Kosten an Kunden weiterverrechnen): willst du dem Mitarbeiter nicht alle vier Optionen geben, trägst du hier z. B. nur kostenelement ein – dann hat er keine andere Wahl.

Manche Belegarten – Verpflegungssatz, Zuschlag – funktionieren nur, wenn die zugehörigen Sätze (Verpflegungspauschalen pro Land, Zuschlagssätze) hinterlegt sind. Ohne Verpflegungssätze keine Verpflegungsmehraufwendungen.

Belegvorlagen für Eingangsrechnungen

Für die Belegart Kostenrechnung brauchst du eine Belegvorlage:

1. Systemkonfiguration → Belege → Eingangsrechnung öffnen.
2. Eine Vorlage Kostenrechnung anlegen.
3. Die Mehrwertsteuer-Schubladen definieren (typisch ein 19 %- und ein 7 %-Block – beliebig viele möglich, kopierbar).
4. Unter Stammdaten einen anonymen Sammel-Kontakt als Adressat eintragen.

Ohne Vorlage gibt es beim Anlegen einer Kostenrechnung keine vorgegebenen Schubladen, und teamspace fragt für jede Rechnung nach dem Adressaten.

⚠ Der anonyme Sammel-Kontakt passt für kleine Beträge (Thekenverkauf, Mini-Rechnungen). Für größere Rechnungen muss die echte Organisation eingetragen werden – sonst lehnt der DATEV-Export ab.

Zuschläge für den Monatsabschluss

Damit der Monatsabschluss Sonntags-, Feiertags- und Nachtzuschläge erzeugt, brauchst du drei Stellen:

1. Zuschlagsregeln. Konfiguration → Zeiterfassung → Einstellungen, Akkordeon Zuschläge und Zulagen (Schalter Aktiv). Hier legst du fest: Prozentsatz je Steuerfrei/Steuerpflichtig, das Uhrzeitfenster für die Nacht (z. B. 20:00–06:00 am folgenden Tag) und die einzelnen Zuschläge (Nacht, Fortgesetzte Nacht, Feiertag, Spezielle Feiertage, Sonntag, Samstag). Hinweis im Dialog: Zuschläge werden nur für Anwesenheitszeiten mit aktiviertem Check-In/Out berechnet.
2. Zuschlags-Kostentypen. Konfiguration → Finanzen → Artikel – pro Zuschlag ein Kostentyp der Art Zuschlag (Sonntagszuschlag, Nachtzuschlag, …) und für die Überstunden-Auszahlung ein eigener Typ. Über die Abrechnungs-Schalter steuerst du, dass der Zuschlag z. B. dem Mitarbeiter Ja - Kostenelement ausgezahlt, dem Kunden aber nicht berechnet wird.
3. Verknüpfung. Konfiguration → Finanzen → Einstellungen, Akkordeon Reisekosten & Wochen-/Monatsabschluss → Zuschläge – hier ordnest du jeder Zuschlags-Art den Kostentyp zu (z. B. Feiertagszuschlag → Kostentyp Zuschlag); noch nicht verknüpfte Arten stehen auf - Bitte wählen -.

Voraussetzungen am Mitarbeiter (HR-Portal)

Die Konfiguration aus den Schritten oben reicht noch nicht – damit der Monatsabschluss für einen Mitarbeiter überhaupt Zuschläge erzeugt und auszahlen kann, müssen zwei Dinge an seinem HR-Datensatz stimmen:

1. Zeiterfassungstyp Anwesenheit. Zuschläge entstehen nur aus echten Anwesenheitszeiten mit Check-In/Out. Im HR-Portal den Mitarbeiter öffnen, Vertragsdaten und Arbeitszeit, Akkordeon Zeiterfassung / Überstunden – dort muss als Typ die Anwesenheit aktiviert sein. Erfasst der Mitarbeiter nur Projektzeit, fallen keine zuschlagsfähigen Zeiten an.
2. Auszahlungssatz. Wie viel pro Zuschlag oder Überstunde ausgezahlt wird, rechnet teamspace aus dem Auszahlungssatz des Mitarbeiters. Diesen trägst du unter Stundensätze und Gehälter ein. Da sich Sätze im Lauf der Zeit ändern, kannst du beliebig viele datierte Sätze hinterlegen – ohne hinterlegten Satz bleibt der Auszahlungsbetrag leer.

Kosten- und Leistungsrechnung (KLR)

Hat dein Mandant KLR aktiviert, trägt jedes Kostenelement im Akkordeon Kosten-/Leistungsrechnung die Felder Kostenart, Kostenstelle und Kostenträger. teamspace befüllt sie regelbasiert in fester Reihenfolge vor – pro Elementtyp konfigurierbar. Beispiel für Kostenelemente:

• Kostenart: 1. Ausgabetyp,
• Kostenträger: 1. Projekt,
• Kostenstelle: 1. Mitarbeiter, 2. Kunde.

Hat der Mitarbeiter keine feste Kostenstelle, greift als Fallback der Kunde. In Listen (z. B. Projektzeiten) lassen sich Kostenart, Kostenstelle und Kostenträger als Spalten anzeigen und filtern. Grenzen: teamspace unterstützt keine interne Leistungsverrechnung über Sekundärkosten und keine Gemeinkosten-Verteilung – es geht um die Zuordnung von Primärkosten.

Typische Fragen & Anforderungen

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