Spesen & Material erfassen

Spesen und Material sind die häufigsten Kostenelemente – der Hotelbeleg von der Geschäftsreise, der eingekaufte Eimer Nägel, die Anfahrtspauschale. Drei Belegarten tragen sie: Kostenbeleg für Einzel-Quittungen, Kostenrechnung für Eingangsrechnungen mit mehreren Positionen, Material für Verbrauch und Pauschalen.

Kostenbeleg – die Quittung

Eine Quittung hat eine Position und einen Mehrwertsteuersatz: Taxibeleg, Tankquittung, einfache Hotelrechnung ohne aufgeschlüsseltes Frühstück.

1. In der Liste Kosten den Plus-Button öffnen, Neue Ausgabe (Schnellerfassung) oder Neue Ausgabe wählen.
2. Der Dialog Kostenbeleg öffnet sich mit sechs nummerierten Akkordeons:
   • Stammdaten: Bevorzugter Prüfer (Vorbelegung - Leer -) und Ausgabetyp* (Vorbelegung - Bitte wählen -).
   • Datei: Belegscan oder PDF.
   • Belegdaten:* Datum, Brutto- oder Netto-Betrag, Menge (Vorbelegung 1,00), Beschreibung.
   • Abrechnungssituation: die drei Konten Projektkosten, Fakturierbarer Betrag, Mitarbeitererstattung.
   • Kosten-/Leistungsrechnung: falls KLR im Mandanten aktiv.
   • Zuordnungen: Mitarbeiter, Kunde, Projekt.
3. Brutto oder Netto eintragen – teamspace rechnet den jeweils anderen Wert.
4. Über Speichern, Speichern und schließen oder Abbrechen unten abschließen.

Aus einem Reisekostenabrechnungs-Kontext heraus angelegt sind Mitarbeiter, Kunde und Projekt aus dem Standardwerte-Akkordeon der Reise vorbefüllt – dann reicht Speichern und schließen, ohne den Beleg einzeln freizugeben.

Kostenrechnung – die Eingangsrechnung

Mehrere Positionen, gemischte Mehrwertsteuersätze, volle Eingangsrechnungs-Mechanik. Eine Hotelrechnung mit Übernachtung (7 %) und Frühstück (19 %) ist der Klassiker.

1. Plus-Button in einer Reisekostenabrechnung oder in der Liste Kosten, Belegart Kostenrechnung wählen.
2. teamspace fragt zuerst die Eingangsrechnung ab: entweder eine vorhandene Eingangsrechnung wählen oder Neue Rechnung.
3. Bei Neue Rechnung läuft der Dialog mit einer Vorlage aus der Konfiguration. Die Vorlage definiert die Schubladen (typisch ein 19 %- und ein 7 %-Block) und einen Sammel-Adressaten – meist ein anonymer Kontakt, damit du nicht für jede Mini-Rechnung Stammdaten anlegen musst.
4. Im Beleg die Positionen eintragen: eine 19 %-Position über 100 € brutto und eine 7 %-Position über 50 € brutto ergeben 150 € Gesamt-Brutto – die Sätze laufen sauber getrennt durch die Buchhaltung.
5. Über Speichern und schließen landest du im Detailmanager des Kostenelements, das auf der Rechnung beruht. Hier setzt du die Abrechnungssituation. Die Eingangsrechnung selbst hängt im Hintergrund als Beleg-Quelle.

ℹ Fehlt die Belegart Kostenrechnung im Plus-Button-Drop-down, ist sie im Mandanten nicht angelegt. Systemkonfiguration → Finanzen → Kostentypen öffnen und über das Plus eine Kostenrechnung anlegen – Details in Kostentypen, Zuschläge & Belegvorlagen einrichten.

Material – Verbrauch und Pauschalen

Material ist alles, was du im Projekt verbrauchst und dem Kunden in Rechnung stellen willst. Auch klassische Pauschalen – Anfahrts-, Übernachtungspauschalen – laufen häufig über Material, weil sie wie ein Stückgut behandelt werden.

1. Plus-Button in der Liste Kosten, Eintrag Neue Materialkosten.
2. Der Dialog Material hat fünf nummerierte Akkordeons: Stammdaten, Belegdaten*, Abrechnungssituation, Kosten-/Leistungsrechnung, Zuordnungen. Felder unter Stammdaten: Bevorzugter Prüfer, Ausgabetyp*.
3. Menge größer als 1 ist sinnvoll – fünf Anfahrtspauschalen, drei Eimer Nägel.

Buchst du Material aus einem Projekt heraus (über die Schnellerfassung am Projekt-Detailmanager), hast du in der Auswahl die Material-Typen, die dein Auftrag vorsieht. Eine Anfahrtspauschale mit Fakturierbarer Betrag → gemäß Auftrag zieht den Preis aus der Auftragsposition – z. B. 17,80 € – statt des Stamm-Preises des Ausgabetyps (z. B. 50 €). Wie die vier Preisquellen funktionieren, steht in Kosten an Kunden weiterverrechnen.

Zahlungsmethode – privat oder Firmenkarte

Beim Anlegen fragt teamspace, wer bezahlt hat. Das ist der entscheidende Auslöser für die Mitarbeiterabrechnung:

• Privat bezahlt: der Mitarbeiter bekommt das Geld zurück. Mitarbeitererstattung steht auf dem Bruttobetrag, die Mitarbeiterabrechnung im HR-Modul nimmt den Posten auf.
• Firmenkarte / Firma bezahlt: der Mitarbeiter bekommt nichts zurück. Mitarbeitererstattung steht auf 0 oder Nein. Der Beleg läuft trotzdem ins Projekt und an den Kunden – aber nicht durch die Mitarbeiterabrechnung.

Die Mitarbeitererstattung lässt sich auch in einer anderen Währung führen, falls du im Ausland bar gezahlt hast.

Verbindung zur Reise

Im Kontext einer Reisekostenabrechnung ist der Anlege-Weg über das Plus im Reiter Kosten schneller, weil Projekt und Kunde aus den Standardwerten der Reise vorbefüllt sind, die Belegart-Auswahl (Verpflegungssatz, Fahrtkosten, Kostenbeleg, Kostenrechnung, Material) direkt erscheint und der Beleg beim Speichern automatisch im Reisekontext landet. Belege außerhalb einer Reise hängst du nachträglich über die Sammelabrechnung ein.

Typische Fragen & Anforderungen

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