Kostenelemente aus E-Rechnungen erzeugen

Aus einer E-Rechnung erzeugst du direkt einen Kostenbeleg oder eine Kostenrechnung – Rechnung als PDF rein, teamspace liest die XML-Daten, Werte sind vorausgefüllt, Beleg ist als Referenz verknüpft. Was sonst Tipparbeit wäre, läuft in einem Schritt.

Welcher Belegtyp passt

Zwei Belegarten kommen in Frage – die Wahl hängt nicht von der E-Rechnung ab, sondern davon, was der Beleg trägt:

• Kostenbeleg: eine Position, ein Mehrwertsteuersatz, schnell eingetragen. Taxiquittung, Tankbeleg, Einzelposition-Rechnungen.
• Kostenrechnung: beliebig viele Positionen, gemischte Mehrwertsteuersätze, volle Eingangsrechnungs-Mechanik mit Bezahl-Anweisung. Hotelrechnung mit Übernachtung und Frühstück, Caterer mit gemischten Sätzen.

Der Unterschied der beiden Typen steht ausführlich in Kostentypen im Überblick.

Weg 1 – Kostenbeleg aus E-Rechnung

1. In der Liste Kosten den Plus-Button öffnen, Neue Ausgabe (Schnellerfassung) wählen.
2. Im Dialog Kostenbeleg den Ausgabetyp wählen.
3. Akkordeon Datei aufklappen, die E-Rechnung als Referenzbeleg per Drag & Drop reinziehen oder über Upload hochladen.
4. teamspace liest die XML-Daten und füllt Datum, Betrag und Mehrwertsteuer automatisch.
5. Im Akkordeon Abrechnungssituation entscheiden, was passieren soll – Projekt belasten, Kunde berechnen, dir erstatten.
6. Über Speichern oder Speichern und schließen ablegen. Die E-Rechnung hängt als Referenzbeleg dran.

Weg 2 – Kostenrechnung aus E-Rechnung

Bei mehreren Positionen oder gemischten Mehrwertsteuersätzen.

1. Plus-Button Neues Element in der Liste Kosten, im Drop-down Neue Kosten.
2. Belegart Kostenrechnung wählen – fehlt sie, ist sie noch nicht angelegt (siehe unten).
3. Auswahl Neue Rechnung (statt einer vorhandenen Eingangsrechnung).
4. Die E-Rechnung als Eingangs-Beleg hochladen oder per Drag & Drop reinziehen.
5. teamspace erkennt Adressat und Positions-Daten (inkl. ZUGFeRD-Daten); du gibst dem Beleg einen Namen.
6. Über Weiter geht es in den Detailmanager des entstehenden Kostenelements – Betrag, Erstattung und Verknüpfung mit Projekt und Kunde stellst du dort ein.

Kontext entscheidet über Projekt und Kunde

Erzeugst du den Beleg aus dem luftleeren Raum (freie Liste Kosten), bleiben Projekt und Kunde leer – du trägst sie nach. Legst du ihn dagegen innerhalb eines Projekts, einer Reisekostenabrechnung oder einer Sammelabrechnung an, sind Projekt und Kunde aus dem Kontext vorbefüllt.

Die Liste „Eingangsrechnungen”

E-Rechnungen, die nicht direkt aus einem Kosten-Kontext erfasst werden, landen über die Liste Eingangsrechnungen. Die Liste hat einen Sidebar-Block Zusammenfassung mit den Status-Filtern Alle, Entwurf, Offen, Nicht fällig, Fällig, Handlungsbedarf – jeweils mit Summe und Zähler. Zwei prominent platzierte Sidebar-Buttons:

• Referenzbeleg Drag & Drop: eine E-Rechnungs-PDF reinziehen, teamspace zieht die Daten.
• Scan: einen Papierbeleg scannen, der Beleg landet in der Liste.

In der Spalten-Gruppe Organisation (Extern) siehst du Organisation und Kontakt, in der Gruppe Rechnung die offene Verbindlichkeit und den Nettobetrag.

Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung

Der entscheidende Vorteil: ein Beleg, der über diesen Weg ins System kommt, geht automatisch an die Finanzbuchhaltung weiter. Die DATEV- oder Banken-Schnittstellen von teamspace übernehmen den Beleg, ohne dass du ihn nochmal erfassen musst.

ℹ Ist der Adressat einer Kostenrechnung nicht eindeutig (kleine Einzelbelege, Dienstleister ohne festen Stammdaten-Eintrag), trägst du in der Belegvorlage einen anonymen Sammel-Kontakt ein. Für größere Rechnungen ist die echte Organisation Pflicht – sonst lehnt der DATEV-Export ab.

Wenn der Belegtyp Kostenrechnung fehlt

Taucht im Plus-Button-Drop-down keine Kostenrechnung auf, ist der Typ in deinem Mandanten nicht angelegt. Du brauchst zweierlei – beide Schritte stehen in Kostentypen, Zuschläge & Belegvorlagen einrichten:

• den Kostentyp Kostenrechnung unter Systemkonfiguration → Finanzen → Kostentypen,
• eine Belegvorlage unter Systemkonfiguration → Belege → Eingangsrechnung mit MwSt-Schubladen (19 %, 7 %) und einem anonymen Sammel-Kontakt.

Typische Fragen & Anforderungen

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