Pauschalen automatisch über Regeln erzeugen

Kostenregeln erzeugen Pauschalen automatisch aus den gebuchten Zeiten – eine Anfahrtspauschale pro Vor-Ort-Tag, ein Hotel-Zuschuss ab sechs Stunden, eine Reisepauschale pro Reisetag. Die Regel hängt an einer Auftragsposition und greift bei der Rechnungserstellung: teamspace analysiert die Zeiten der Rechnung nach der Regel und legt die Pauschalen als zusätzliche Rechnungspositionen an.

TODO-DONE · EXPENSE-T05 · CLAUDE

Erledigt 2026-06-24: alle drei Screens belegt. EXPENSE-ADM-01 am realen Artikel „Übernachtungspauschalen bei mehr als 8h”, EXPENSE-ADM-02 am Rubrik-Dialog „Vorort” (Konfiguration → Projekte → Kategorien Projektzeiten, Schalter „Verrechenbar”; die Rubrik „Reisezeit” für Fall 2 existiert ebenfalls), EXPENSE-ADM-03 am Artikel „Zeitensammler” (Abrechnungsart „Nach Aufwand”, Wiederholung = „Anzahlprüfung (ungleich 0)”, Restriktion Rubrik „Reisezeit”). Belegte Wortlaut-Korrekturen im Text: Pfad ist Projekte → Kategorien Projektzeiten (nicht Zeiterfassung), die Rubrik heißt Vorort (nicht „Vor Ort arbeiten”), das Rubrik-Feld an der Position Projektzeiten als Basis → Rubrik (nicht „nur die Rubrik nimmt”), die Tagesgrenze Max. Zähler pro Tag (nicht „Maximal pro Tag”), und die Zeitensammler-Prüfung Wiederholung = Anzahlprüfung (ungleich 0) (nicht „Anzahl prüfen = 0”).

ℹ Die genauen Sidebar-Wortlaute des Konfigurations-Modus werden in einem separaten Konfigurations-Lauf gegen den Live-Mandanten verifiziert. Die Pfade unten stammen aus dem Schulungsvideo und können in deiner Installation leicht abweichen.

Zwei Grundregeln vorab

1. Regelpositionen werden im Auftrag festgelegt und kommen nur bei der Rechnungsstellung zum Einsatz.
2. Es werden nur die Zeiten analysiert, die mit der Rechnung verknüpft sind. Hier steckt der Teufel im Detail: Zeiten, die nicht nach Aufwand abgerechnet werden (z. B. Reisezeiten), landen normalerweise nicht in der Rechnung – die Regel sieht sie dann gar nicht. Dafür gibt es den Zeitensammler (Fall 2).

Du brauchst für jede Regel: einen Artikel vom Typ regelbasierte Abrechnungsposition, die globale Aktivierung, eine Auftragsposition mit der Pauschale und die richtige Zeit-Rubrik in den Zeitkategorien.

Voraussetzung: Regelbasierte Abrechnungspositionen aktivieren

Bevor du überhaupt einen Regel-Artikel anlegen kannst, muss die Funktion global eingeschaltet sein. Solange sie aus ist, fehlt am Artikel und an der Auftragsposition die Sektion Regelbasierte Abrechnungspositionen – du hast also keine Stelle, an der du die Regel hinterlegst.

Den Schalter findest du unter Konfiguration → Finanzen → Reiter „Einstellungen", Abschnitt Regelbasierte Abrechnungspositionen (z. B. Reisekosten) (Suchfeld-Tipp: nach reg filtern). Setze das Häkchen Aktiv. Direkt darunter liegen die globalen Vorgaben:

• Automatisch Positionen bei Rechnungsstellung erzeugen – mit diesem Haken legt teamspace die Pauschalen bei jedem Rechnungslauf von selbst an. Ohne ihn musst du sie nach jedem Rechnungsentwurf manuell über Position per Regeln erstellen nachziehen.
• Mindest Serienlänge – ab wie vielen aufeinanderfolgenden Auslöser-Tagen eine Serien-Pauschale überhaupt greift (Standard im Demo: 3).
• Rubriken – schränkt global ein, welche Zeit-Rubriken die Regeln auswerten dürfen; Alle lässt jede Rubrik zu, die Feinsteuerung erfolgt dann pro Auftragsposition.

Erst wenn Aktiv gesetzt ist, taucht die Sektion Regelbasierte Abrechnungspositionen am Artikel auf – das ist der nächste Schritt in Fall 1.

Fall 1 – Anfahrtspauschale pro Vor-Ort-Tag

Ziel: pro Tag, an dem mindestens eine Stunde vor Ort gebucht wurde, eine Pauschale von 50 €.

1. Aktivierung prüfen. Stelle sicher, dass Regelbasierte Abrechnungspositionen (z. B. Reisekosten) in Konfiguration → Finanzen → Einstellungen auf Aktiv steht – siehe Abschnitt Voraussetzung oben. Setze dort am besten gleich Automatisch Positionen bei Rechnungsstellung erzeugen, sonst musst du nach jedem Rechnungsentwurf manuell auf Position per Regeln erstellen klicken.
2. Artikel anlegen. In der Systemkonfiguration unter Finanzen einen Artikel regelpauschale anlegen: Nummer (z. B. 3080), Steuersatz 19 %, Bereich Sonstiges. In der Sektion regelbasierte Abrechnungsposition einstellen, dass kein Teilprojekt erzeugt wird und Maximal pro Tag = 1 ist.
3. Zeit-Rubrik für Vor-Ort. Konfiguration → Projekte → Kategorien Projektzeiten. Neue Rubrik Vorort anlegen, Schalter Verrechenbar aktivieren. Damit hat dein Team die Rubrik beim Zeitbuchen zur Auswahl.
4. Auftragsposition aufsetzen. Im Auftrag eine Position regelpauschale. Im Akkordeon Regelbasierte Abrechnungspositionen: als Projektzeiten als Basis → Rubrik die Rubrik Vorort wählen, Betrag 50 €. Mit Max. Zähler pro Tag = 1 gibt es pro Tag genau eine Pauschale – selbst wenn drei Vor-Ort-Zeiten am Tag gebucht sind.
5. Rechnung erstellen. Buchst du drei Zeiten an drei Tagen, zwei davon vor Ort, entstehen beim Rechnungslauf zwei Pauschalen. Über Art der Zusammenfassung → pro Rechnung kommt eine Position mit Anzahl 2 statt zweier Zeilen.

ℹ Ziehen Pauschalen nach manuellem Korrigieren der Zeiten nicht automatisch nach, lässt du sie mit dem Button Position per Regeln erstellen neu rechnen.

Fall 2 – Reisezeit-Pauschale mit Zeitensammler

Ziel: pro Tag mit Reisezeit eine Pauschale von 50 €; die Reisezeiten selbst nicht nach Aufwand abrechnen. Da Reisezeiten nicht verrechenbar sind, landen sie nicht in der Rechnung – die Regel sieht sie nicht. Der Trick: ein Zeitensammler, der die Reisezeiten ohne Aufwandsabrechnung in die Rechnung zieht.

1. Zeit-Rubrik für Reisezeit. Konfiguration → Projekte → Kategorien Projektzeiten. Neue Rubrik Reisezeit, Schalter Verrechenbar nicht gesetzt (interne Zeit).
2. Zeitensammler-Artikel. In der Konfiguration unter Finanzen ein Artikel zeitensammler, Nummer (z. B. 3340), Bereich Sonstiges. Wichtig: im Akkordeon Preisgestaltung die Abrechnungsart auf Nach Aufwand und das Feld Wiederholung auf Anzahlprüfung (ungleich 0) stellen statt der Standard-Betragsprüfung – der Sammler hat ja Betrag 0 €. Ohne diese Anzahlprüfung ignoriert teamspace die Position und die Zeiten fallen wieder raus. Außerdem unter Standardwerte Kein Projekt erstellen.
3. Pauschal-Position. Im Auftrag die regelpauschale so einstellen, dass sie nur die Rubrik Reisezeit analysiert.
4. Zeitensammler in den Auftrag. Eine Position vom Typ zeitensammler. Einstellen: kann alle Zeiten zuordnen, darüber als Restriktion nur Reisezeiten sammeln.
5. Rechnung erstellen. Werden zwei Reisezeit-Tage gebucht, entstehen zwei Reisepauschalen; die Reisezeiten laufen über den Zeitensammler mit Wert 0 € durch – sie tragen den Tätigkeitsnachweis, nicht das Honorar.

ℹ Schönere Rechnung: Lege im Auftrag Bereiche an (Beratung, Reisen, Reisedauer) und sortiere die Positionen hinein. In der Beschreibung einer Reisepauschale füllt der Platzhalter xStartx beim Rechnungsdruck automatisch das konkrete Datum.

Fall 3 – Hotel-Zuschuss ab sechs Stunden

Ziel: für jeden Tag mit mindestens sechs Stunden Vor-Ort-Arbeit 120 € Hotel-Zuschuss; an reinen Anreise-/Abreisetagen mit weniger Stunden nicht. Zusätzlich pro Anreise-/Abreisetag eine Anfahrtspauschale von 50 €.

Du baust zwei regelbasierte Positionen – reisepauschale für Anreise/Abreise, hotelpauschale für volle Tage – am selben Auftrag. Die hotelpauschale parametrisierst du mit Mindestzeit am Tag = 6 Stunden, dem ausschlaggebenden Schwellwert.

Im selben Akkordeon regelbasierte Abrechnungsposition findest du weitere Schalter:

• Maximal pro Rechnung – z. B. die Porto-Pauschale von 20 € pro Rechnung, wie Kanzleien sie stellen (Maximal pro Rechnung = 1).
• Serien – wenn eine Pauschale erst nach z. B. fünf Tagen am Stück greift (Pro Serie nur einmal).
• Kalkulationsschema – welche Positionen einer Rechnung in die Auslöser-Zählung einfließen; auch „Positionen, die schon woanders berücksichtigt wurden, nicht erneut zählen”.

Wenn die Regel nicht greift

• Sektion regelbasierte Abrechnungsposition fehlt am Artikel: die globale Aktivierung in den Einstellungen ist nicht gesetzt.
• Rubrik fehlt in den Zeitkategorien: ohne Rubrik-Unterscheidung lösen alle Zeiten die Regel aus oder gar keine.
• Zeiten landen nicht in der Rechnung: interne Zeiten brauchen einen Zeitensammler mit Wiederholung = Anzahlprüfung (ungleich 0).

Auch für Mitarbeiterprovisionen

Dasselbe Regel-Werkzeug erzeugt automatisch Mitarbeiterprovisionen: beim Verkauf von Artikel X bekommt der Vertriebsmitarbeiter z. B. 5 % vom Verkaufspreis oder Rohertrag. Du legst eine Provisionsregel am Auftrag an, teamspace erzeugt das Provisionselement bei der Rechnungsstellung. Provisionsregeln folgen denselben Schaltern – nur dass der Auslöser kein Tag ist, sondern ein Artikel.

Typische Fragen & Anforderungen

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