Für Entscheider ist das Kostenmodul kein Beleg-Friedhof, sondern ein Steuerungsinstrument. Der Kerngedanke: Jede einzelne Position – ein Hotelbeleg, eine Materialbuchung, eine Pauschale – wird einmal erfasst und gleichzeitig auf drei Konten geführt. Daraus entstehen drei Hebel: ein echter Deckungsbeitrag pro Projekt, eine vollständige Weiterverrechnung an den Kunden und eine korrekte Erstattung an den Mitarbeiter – ohne doppelte Erfassung und ohne Medienbruch.
Ein Beleg, drei Wege
Dieselbe Hotelübernachtung kann das Projekt mit 200 € belasten, dem Kunden mit 240 € berechnet und dem Mitarbeiter mit 220 € erstattet werden. teamspace verfolgt jeden Weg getrennt – mit eigenen Beträgen, Zeitpunkten und sogar eigenen Workflows. Für die Steuerung heißt das:
- Projekt: Die echten Kosten sind sofort am Projekt sichtbar. Der Projektleiter sieht jederzeit den aktuellen Deckungsbeitrag und kann Budgets halten. Kosten, die nicht erfasst werden, fehlen im Projekterfolg – und schönen ihn.
- Kunde: Fakturierbare Kosten landen automatisch im Auftrag und gehen mit der nächsten Rechnung samt Kostennachweis raus. Nichts geht „vergessen” verloren; Material läuft bei Bedarf mit Aufschlag.
- Mitarbeiter: Privat ausgelegte Beträge fließen über die Mitarbeiterabrechnung steuerlich korrekt zurück – inklusive Splitting bei Verpflegungsmehraufwendungen.
Wo Geld verloren geht – und wie das Modell es verhindert
| Risiko ohne System | Hebel in teamspace |
|---|---|
| Reisekosten werden nicht weiterberechnet | fakturierbare Beträge hängen automatisch am Auftrag; Kostennachweis in der Rechnung |
| Projekterfolg wirkt zu gut, weil Kosten fehlen | jede Position belastet das Projekt sofort → echter Deckungsbeitrag |
| Mitarbeiter warten auf Erstattungen | gebündelte Mitarbeiterabrechnung mit klarem Status-Lauf |
| Pauschalen werden vergessen | Kostenregeln erzeugen sie automatisch aus den Zeiten |
| Belege werden doppelt erfasst (FiBu) | E-Rechnung/Scan geht automatisch an die DATEV-Schnittstelle |
Transparenz für alle Rollen
Alle Beteiligten arbeiten auf derselben Datenbasis: Mitarbeitende sehen den Status ihrer Abrechnung, Führungskräfte behalten Budgets und Reisen im Blick, die Abrechnung erhält strukturierte und geprüfte Daten – ohne Medienbrüche und doppelte Erfassung. Genehmigungs- und Prüfprozesse sind über die Status-Lebenszyklen lückenlos dokumentiert.
KLR als Controlling-Schicht
Wer feiner steuern will, aktiviert die Kosten- und Leistungsrechnung: Jedes Kostenelement trägt dann Kostenart, Kostenstelle und Kostenträger – regelbasiert vorbefüllt. In Auswertungen lassen sich Kostentreiber und besonders rentable Produkte identifizieren. Die Grenzen sind bewusst gesetzt: teamspace ordnet Primärkosten zu, betreibt aber keine interne Leistungsverrechnung über Sekundärkosten und keine Gemeinkosten-Umlage. Details in Kostentypen, Zuschläge & Belegvorlagen einrichten.
Integriert statt isoliert
Das Kostenmodul ist kein Insel-Tool, sondern Teil der teamspace-Plattform: Zeiterfassung liefert die Stunden, das Projektmanagement den Deckungsbeitrag, die Rechnungssoftware die Kundenrechnung, HR die Auszahlung. So entstehen durchgängige Prozesse statt Einzellösungen – der eigentliche Effizienzhebel.