Kosten & Reisekosten – Einführung

In Kosten erfasst du alles, was im Projekt neben den Personalzeiten anfällt – Material, Fahrtkosten, Hotelbelege, Verpflegungssätze, Provisionen, Überstunden-Auszahlungen. Jede Position trägt drei Konten gleichzeitig: was das Projekt belastet, was der Kunde zahlt, was du als Mitarbeiter erstattet bekommst. Aus losen Positionen wird mit einer Reisekostenabrechnung, Sammelabrechnung oder einem Monatsabschluss eine geschlossene Mappe – die geht in den Prüf- und Auszahlungs-Ablauf.

Finanzmodul-Modal, Sektion Reisen, Kosten und Provisionen mit den Kacheln Kosten (4 Zu prüfen) und Reisekosten- und Monatsabrechnungen (1 zur Prüfung); darüber in einem eigenen Block die Kachel Eingangsrechnungen — Das Finanzmodul, Sektion „Reisen, Kosten und Provisionen" mit den Kacheln „Kosten" und „Reisekosten- & Monatsabrechnungen". Die Kachel „Eingangsrechnungen" liegt darüber in einem eigenen Block.

Wo das Modul lebt

Kosten sitzt unter Finanzen im Hauptmenü. Im Lesezeichenbereich tragen drei Kacheln das Modul – die ersten beiden in der Sektion Reisen, Kosten und Provisionen, die dritte (Eingangsrechnungen) im Block darüber:

Kosten: die Liste aller einzelnen Belege – Verpflegungssätze, Fahrtkosten, Kostenbelege, Material. Hier prüfst und gibst du frei.
Reisekosten- & Monatsabrechnungen: die Mappen, die einzelne Belege bündeln. Reisekostenabrechnung für eine Geschäftsreise, Sammelabrechnung für alles ohne Reise-Bezug, Monatsabschluss zum Schließen eines Monats.
Eingangsrechnungen: der Eingang für E-Rechnungen – PDF rein, Werte raus, Kostenelement steht.

Ein Mitarbeiter ohne Zugriff auf Finanzen erfasst seine Reisekosten in der Zeiterfassung über die Kachel Meine Reisekosten. Geprüft und ausgezahlt wird trotzdem in Finanzen.

Drei Konten pro Kostenelement

Jede Kostenposition trägt im Akkordeon Abrechnungssituation drei Zeilen:

Projektkosten – wie das Projekt belastet wird. Ohne diese Zeile sieht der Projektleiter den Deckungsbeitrag nicht.
Fakturierbarer Betrag – was der Kunde zahlt. Kann ein anderer Betrag sein als die echten Kosten – Material läuft oft mit Aufschlag, Reisekosten meistens 1:1.
Mitarbeitererstattung – was du als Mitarbeiter zurückbekommst. Hängt davon ab, wer bezahlt hat: privat heißt Geld zurück, Firmenkreditkarte heißt nichts zurück.

Aus einem Beleg entstehen so drei Wege: das Projekt sieht die echten Kosten sofort, der Kunde bekommt irgendwann eine Rechnung mit Kostennachweis, du bekommst dein Geld über die Mitarbeiterabrechnung. Das Mental-Modell dahinter steht in Kostenelemente verstehen.

Fünf Stationen – vom Eintrag zur Auszahlung

Eine Kostenposition läuft durch die Status Entwurf → Zu prüfen → Zur Abrechnung → abgerechnet (das letzte greift, wenn Projekt, Kunde und Mitarbeiter versorgt sind). Die fünf typischen Stationen:

Erfassen. Mitarbeiter legt einen Beleg an – über die Schnellerfassung im Projekt, im Lesezeichenbereich oder direkt aus der Reisekostenabrechnung. E-Rechnungen ziehst du als Referenzbeleg rein, der Rest wird ausgelesen.
Bündeln (optional). Mehrere Belege gehören zu einer Reise, einem Monat oder einem Sammelvorgang. Du steckst sie in eine Reisekostenabrechnung oder eine Sammelabrechnung.
Prüfen. Der Prüfer öffnet die Liste Kosten mit Sidebar-Filter Zu prüfen oder die ganze Abrechnung und gibt mit Zur Abrechnung freigeben frei.
Kunden-Abrechnung. Aus dem Auftrag heraus rechnest du die fakturierbaren Beträge in der nächsten Rechnung mit ab – Vorgang und Sonderfälle stehen in Kosten an Kunden weiterverrechnen.
Mitarbeiter-Auszahlung. Im HR-Modul fasst die Mitarbeiterabrechnung alle ausstehenden Erstattungen für einen Mitarbeiter zusammen.

Drei Bündel für Belege

Lose Belege rechnest du auch einzeln ab. Bündel machen die Prüfung leichter und tragen einen eigenen Kontext:

Reisekostenabrechnung: der Umschlag um eine konkrete Geschäftsreise. Verpflegungssätze, Hotel, Fahrtkosten – alles unter einem Titel mit Zeitraum, Von- und Nach-Adresse. Druckt ein PDF als Begleitschreiben.
Sammelabrechnung: das freie Bündel. Kein Reise-Kontext, beliebige Belege landen drin – der „Schuhkarton”.
Monatsabschluss: schließt einen Kalendermonat. Danach können in diesem Monat keine Anwesenheitszeiten mehr gebucht werden. Erzeugt automatisch Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit und schiebt sie in die Mitarbeiterabrechnung.

Was Regeln und E-Rechnungen automatisch erzeugen

Zwei Wege, die viel Tipparbeit sparen:

Kostenregeln erzeugen automatisch Pauschalen aus den gebuchten Zeiten – eine Anfahrtspauschale pro Vor-Ort-Tag, ein Hotel-Zuschuss ab sechs Stunden, eine Reisepauschale pro Reisetag. Die Regel hängt am Auftrag, ausgelöst wird sie bei der Rechnungserstellung.
E-Rechnungen gehen den umgekehrten Weg: PDF mit XML-Daten rein, teamspace zieht die Werte und legt automatisch einen Kostenbeleg oder eine Kostenrechnung an.

Wer Kosten erfasst, prüft, abrechnet

Tom Kraus, Servicetechniker, war beim Kunden. Er öffnet Reisekosten- & Monatsabrechnungen, legt eine neue Reisekostenabrechnung an, trägt Zeitraum und Adressen ein. teamspace erzeugt die Verpflegungssätze automatisch, Tom hängt seine Hotelquittung als Kostenbeleg dran (privat bezahlt, will Geld zurück) und schickt das Bündel Zur Prüfung.

Anna Müller, Sachbearbeitung, prüft. Sie öffnet die Liste Kosten, filtert auf Zu prüfen und geht Position für Position durch. Wo die Abrechnungssituation stimmt, klickt sie Zur Abrechnung freigeben; bei einem zweifelhaften Beleg Zur Bearbeitung zurückgeben.

Volker Vorstand, Geschäftsführer, rechnet ab. Er öffnet den Auftrag, im Reiter Kosten stehen die fakturierbaren Beträge offen. Eine Rechnung erstellen, alle Kostenelemente werden mitgenommen, Kostennachweis aktiviert – Tom bekommt seine Erstattung über die Mitarbeiterabrechnung, der Kunde die Rechnung mit Kostenaufstellung.